Тема : Текстове оформлення довідково-інформаційних документів
Мета: знати нормативи оформлення довідково-інформаційної документації, класифікацію службових листів, правила ділового листування, склад реквізитів;вміти оформляти довідково-інформаційні документи, складати різні види ділових листів, правильно писати виробничі протоколи та витяги з протоколів. Тип заняття: практичне Питання до заняття 1.Види службових листів Ділове листування. Вимоги до офіційного листування. Етикет ділового листування. 2.Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти. Виробничі протоколи. Витяг з протоколу.
Література: 1.Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник. - К.: А.С.К., 2003. - 400 с. 2.Зубков М.Г. Мова ділових паперів. - Харків: Торсінг, 2001. -384 с. 3.Мацюк 3., Станкевич Н. Українська мова професійного спілкування: Навч. посібник.-К., 2005 4.Паламар Л., Кацавець Г. Мова ділових паперів.-К., 2008 5.Ділова українська мова: навч. посіб \ О.Д. Горбул та ін. -К., 2002
Питання 1 Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією, основний засіб встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями тощо. За кількістю адресатів розрізняють такі службові листи: — звичайні; — циркулярні (надсилаються на адресу цілій низці установ); — колективні (автором такого листа є колектив працівників). За функціональними ознаками листи поділяються на такі, що потребують відповіді, й такі, що не потребують відповіді. 1 група: лист-прохання, лист-звернення, лист-пропозиція, лист-запит, лист-вимога; 2 група: лист-попередження, лист-нагадування, лист-повідомлення, лист-підтвердження, лист-відмова, супровідний, гарантійний лист, лист-розпорядження. Послідовність реквізитів службового листа така: 1. Штамп 2. Код організації. 3. Назва установи структурного підрозділу. 4. Індекс підприємства зв’язку. 5. Дата. 6. Номер. 7. Адресат. 8. Текст. 9. Відмітка про наявність додатка. 10. Підпис. Статус адресата. 11. Віза виконавця, підпис на копію. Ділові листи не повинні бути надто довгими і трафаретизованими. Вимоги до оформлення реквізитів службового листа: Адресат Назву установи і структурного підрозділу адресата оформляють у називному відмінку, найменування посади, прізвище, ім’я, по батькові — у давальному відмінку. Якщо лист адресований установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Адреса адресата у листі вказується у такій послідовності: «Куди», «Кому», «Адреса»; на конверті — «Кому», «Куди», «Адреса». Дата На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів необхідно розмістити номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Текст Починати листа необхідно з ввічливої форми звертання. Текст листа повинен складатися з двох частин: опису фактів або подій; висновків та пропозицій. Абзац складається 5 інтервалами від поля і містить: 1) зачин — тему абзацу, тобто повідомлення, про що йтиметься далі; 2) фразу — викладається головна інформація абзацу; 3) коментарі — підсумовується те, про що йшлося в абзаці. Віза Підписує службовий лист переважно керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу, зазначаючи посаду, звання, ранг, статус. Остання інформація службового листа — віза виконання, підпис на копію. Постскриптум Постскриптум (P.S.) можливий лише за умови, якщо після написання листа сталася подія, про яку адресант неодмінно має повідомити адресата. Після цього реквізиту необхідно поставити підпис.
Особливості оформлення сторінки: Ø на аркуші паперу А5; Ø поля: ліве — 30 мм, праве - не менше 8 мм, верхнє — 20 мм, нижнє — 16-20 мм.
Правила ввічливості традиційно вимагають відповіді на лист протягом 7-10 днів. Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід протягом трьох днів повідомити про його одержання й дати остаточну відповідь протягом 30 днів. Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події. Лист-вітання можна надсилати впродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про врочистість. Основні найпоширеніші у професійному спілкуванні листи Ø Лист-повідомлення. Ø Гарантійний лист. Ø Лист-підтвердження. Ø Супровідний лист. Ø Лист-вітання. Ø Лист-нагадування. Ø Лист-запрошення. Ø Лист-претензія. Ø Лист-прохання Ø Лист-відповідь на прохання. Ø Лист-запит. Ø Лист-відповідь на запит. Не потребує відповіді. Зовнішній за місцем виникнення. Зміст — повідомлення, що отриманий.
Зразок листа Шановні_________________!
Посилаючись на переговори з вашим представником _______________, просимо вислати нам тверду пропозицію на поставку запасних частин до дизель-генератора фірми MAN. У пропозиції просимо вказати повну назву, тип, технічні характеристики, ціну кожної позиції специфікації, а також можливий термін і загальний обсяг поставки. Просимо також окремо вказати вартість упаковки та транспортування.
Зазначте також, будь ласка, точну дату надсилання нам вашої пропозиції.
Наперед вдячні вам.
З повагою, ___________ (підпис) Зразок листа-запиту
Прошу надати можливість зайти в сухий док у зв'язку з незапланованим ремонтом стерна. Оплату гарантуємо. З повагою, директор підпис П.Т.Федорко Зразок листа-відповіді
На Ваш лист № 7-2012 року повідомляю, що судно можемо прийняти з 30 квітня 2012 року, док № 2. Можемо надати допомогу у ремонті, забезпечити запчастинами. З шаною, директор підпис С.Р. Бадейко
Питання 2 Доповідна записка — це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції. Реквізити доповідної записки: 1.Назва виду документа. 2.Заголовок. 3.Посада, прізвище, ініціали керівника, якому вона подається. 4.Текст. 5.Посада, прізвище, ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата). 6.Дата складання. 7. Підпис. Капітанові судна “Волго-Балт 235” Петрову В.О. старшого механіка Доренка Петра Васильовича
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
25 лютого 2015 року о 22 годині я здійснював перевірку роботи машинного відділення. У ході перевірки було виявлено, що моторист Березюк Петро Семенович перебував на вахті напідпитку. На зроблені Березюкові П. С. зауваження щодо порушення ним службової дисципліни, він відповів мені брутальною лайкою. Вважаю, що моторист Березюк П. С грубо порушив вимоги інструкції члена екіпажу і заслуговує на суворе покарання.
Старший механік судна “Волго-Балт 235” підпис П.В.Доренко 27.02.2015р.
Пояснювальна записка — документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи). Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого. Документ, який не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів: 1. Адресат. 2. Посада, прізвище, ім’я, по батькові (при потребі домашня адреса) адресанта. 3. Назва виду документа. 4. Заголовок. 5. Текст. 6. Дата складання. 7. Підпис. Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.
Капітанові судна “Волго-Дон 115” Єфименку Р.І. електромеханіка Іванюка Василя Семеновича
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
11.11.2015 р. о 19.30 було припинено електропостачання в машинному відділення у зв’язку з тим, що шквальним вітром пошкоджено електропідстанцію. Подачу електроенергії було терміново припинено. Пошкодження було усунено протягом наступної години. Електропостачання було повністю відновлене о 20.35. Електромеханік судна “Волго-Балт 235” Підпис В.С.Іванюк 12.11.2015р.
Протокол — це один з найпоширеніших документів інформаційної групи, це документ колегіальних органів, у якому фіксують хід і результат проведених зборів, конференцій, засідань, нарад, усі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення. За обсягом фіксованих даних розрізняють протоколи: стислі — фіксують тільки прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто взяв участь у обговоренні, та рішення. До такого протоколу додається стенограма, магнітний запис або тексти доповідей. Стисло протоколюються оперативні наради. повні — містять записи всіх виступів, відображаючи процес прийняття рішення у процесі обговорення поряд з усіма іншими реквізитами протоколу. стенографічні — фіксують зміст наради способом прискореного запису спеціальними знаками, що дає можливість швидко і точно записувати усне мовлення. Впродовж наради протокол веде технічний секретар або обрана особа. Оформляють протоколи на чистих аркушах або на спеціальних бланках підприємства чи організації. Під час засідання складається чорновий варіант протоколу. Використовуються усі матеріали попередньої підготовки. Уточнюють, редагують і оформляють протокол у п’ятиденний термін. Протокол загальних зборів, засідань, нарад підписують голова й секретар. Текст протоколу складається із вступної та основної частин. Реквізити протоколу розташовуються у такій послідовності: 1. Назва виду документа. 2. Порядковий номер протоколу. 3. Назва зборів, конференції, засідання. 4. Назва установи, де відбулися збори. 5. Дата проведення. 6. Кількість присутніх 7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів. 8. Порядок денний. 9. Текст позицій протоколу: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ. 10. Перелік додатків до протоколу. 11. Підписи керівників зборів, засідання, конференції. Основна частина протоколу складається відповідно до пунктів порядку денного. Позиції тексту формулюються так: СЛУХАЛИ — зазначають прізвище, ініціали, посаду того, хто виголошує доповідь, зміст доповіді. Якщо наявний повний текст доповіді, зазначають: «Текст доповіді додається»; ВИСТУПИЛИ — зазначають прізвище, ініціали кожного, хто брав участь в обговоренні, зміст його виступу; УХВАЛИЛИ — чітко формулюють суть прийнятої зібранням ухвали. Якщо ухвала стосується різних за характером питань, їх виділяють арабськими цифрами. Слова слухали, виступили, ухвалили записують з нового рядка великими буквами. Після них ставлять двокрапку. З кожного питання порядку денного записуються всі три позиції. Між реквізитами тексту протоколу — інтервал.
Протокол № 54 загальних зборів екіпажу судна «Балтик-211» 20.04.15р. порт "Одеса"
Присутні: 24 чоловік Відсутні: 2 (на вахті) Голова зборів: Гапонов С.М.(с.п.к.) Секретар: Парфенов Г.Б.(механік)
Порядок денний
1. Про підготовку судна до плавання у зимовий період (Доповідач: капітан "Балтик -211" Вакула В.М.). 2. Організація термінових робіт по ремонту гідравлічної системи рульової машини (Доповідач: ст. механік Решетько З.І.).
І. СЛУХАЛИ: Вакула В.М. Про підготовку судна до плавання у зимовий період (доповідь додасться).
ВИСТУПИЛИ: 1. Володимиров С.О. – механік: „Не працює сепаратор палива №1, треба його замінити. Також необхідно замінити мастило у рульовому приладі, а його немає”. 2. Бойко В.Ф. – електромеханік: „Треба змінити контактори палубного крану''. 3. Таран В.О. – боцман:"Не вистачає стропів у кількості, необхідній для роботи у зимовий період".
УХВАЛИЛИ: 1. Інформацію капітана „Про підготовку судна до плавання у зимовий період” прийняти до відома. 2. Старшому механіку „Балтик -211” Решетьку З.І. здійснити заміну сепаратора палива №1. 3. Старшому електромеханіку Шевченку О.С. змінити контактори палубного крану. 4. Другому помічникові капітана Вирастюку І.Л. замовити необхідну кількість стропів.
ІІ. СЛУХАЛИ: Решетько В.І. – ст. механік. Доповів про необхідність термінового ремонту гідравлічної системи у зв'язку з початком вантажних операцій.
УХВАЛИЛИ; 1. Силами електромеханічної служби відремонтувати гідравлічну систему протягом 2. Виділити з палубної команди двох матросів на допомогу у-проведенні ремонтних
Голова зборів (підпис) С.М. Гапонов Секретар (підпис) Г.В. Парфенов
Витяг з протоколу — відтворення частини протоколу, потрібне для вирішення окремого питання з порядку денного. Він надсилається або передається окремим особам чи підприємствам і містить такі реквізити: 1. Назва виду документа, з якого зроблено витяг. 2. Номер протоколу. 3. Дата засідання, наради тощо. 4. Заголовок. 5. Позиції СЛУХАЛИ та УХВАЛИЛИ відповідно до певного питання порядку денного. 6. Зазначення посади та прізвищ, ініціалів осіб, які підписали оригінал. 7. Візування документа секретарем-референтом 8. Дата складання витягу з протоколу.
Витяг із протоколу № 54 загальних зборів екіпажу судна «Балтик-211» від 20.04.2015р. ІІ. СЛУХАЛИ: Решетько В.І. – ст. механік. Доповів про необхідність термінового ремонту гідравлічної системи у зв'язку з початком вантажних операцій.
УХВАЛИЛИ: 1.Силами електромеханічної служби відремонтувати гідравлічну систему протягом 2.Виділити з палубної команди двох матросів на допомогу у-проведенні ремонтних
Оригінал підписали: Голова зборів (підпис) С.М. Гапонов Секретар (підпис) Г.В. Парфенов З оригіналом згідно: Секретар-референт (підпис) 3. В. Гречуха
20.05.2012
Оголошення — це інформаційний документ, адресований певному колу зацікавлених і призначений для публічного ознайомлення. За змістом оголошення поділяються на: — повідомлення про майбутню подію; — повідомлення про потребу в послугах; — можливість надання послуг. Оголошення про майбутню подію має таку послідовність реквізитів: 1. Назва виду документа. 2. Текст, який містить: дату події, проведення заходу; місце проведення; організатора; зміст події (порядок денний); коло осіб, які запрошуються на подію; умови входу. 3. Підпис (якщо треба, назва установи чи посада, прізвище автора) Зразок оголошення ОГОЛОШЕННЯ
20.07.15р. об 11.00 в приміщенні актової зали Херсонського морського порту відбудуться урочисті збори працівників порту з нагоди професійного свята Дня морського та річкового флоту України.на порядку денному: 1. Вітальні виступи адміністрації порту 2.Святковий концерт. Запрошуються всі бажаючі. Адміністрація порту Профком
Звіт — документ, який містить відомості (інформацію) про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів доручень, завдань і по дається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу. Реквізити: 1. Гриф затвердження — праворуч (для зовнішніх). 2. Штамп установи (якщо не на бланку) — для зовнішнього документа. 3. Назва документа. 4. Заголовок, який має такі дані, як: — «про роботу атестаційної комісії»; «про роботу відділу...», «про педагогічну (виробничу) практику...» тощо; — термін звітності (з 09.01.2002 до 09.02.2002, за І квартал 2002 р. тощо); — статус, посада й місце роботи (навчання) укладача; — прізвище та ініціали укладача. 5. Текст, який має такі частини: — вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед ус ановою, відділом чи конкретною особою за звітний період); — основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо); — висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє). 6. Додаток (якщо є): — службова (доповідна, пояснювальна) записка; — довідкові матеріали; — квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для фінансової звітності). 7. Підпис автора документа. 8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх). 9. Дата укладання. 10. Печатка (для зовнішніх). Затверджую директор ОАО "Керчморпорт" _____________Т.І Кучеренко (підпис) 04 травня 2015року
Звіт про роботу РПС „Зірка Чорномор'я” за І квартал 2015 року
З 02 січня по 30 березня 2015 року на РПС „Зірка Чорномор'я” було проведено ремонт машинного відділення у зв'язку з виходом у рейс на промисел риби в Атлантичний океан. У ході ремонту проведено такі роботи: 1 Ремонт ДДГ № 1, № 2. 2 Ремонт ГД № 1. 3 Ремонт котла. 4 Ремонт електрообладнання. 5 Ремонт ПНВТ. 6 Ремонт фреонового компресора. 7 Ремонт повітряного компресора. 8 Ремонт генератора № 1 та № 3. 9 Фарбування машинного відділення. У ході ремонту були затримки й порушення графіка ремонту електрообладнання через відсутність фінансування на придбання запчастин та фарби. Капітан РПС "Зірка Чорномор'я" (підпис) І.С.Бондар 04.05.15
Запрошення — коротке повідомлення про якусь подію і запрошення взяти у ній участь. Запрошення повинно містити такі реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Звертання до адресата. 3. Дата і час події (виділяють іншим шрифтом). 4. Порядок денний. 5. Тематика події (виділяють іншим шрифтом). 6. Прізвища і телефон відповідальної особи. 7. Маршрут проїзду. Оформляється на окремих бланках із цупкого паперу або картону. Зразок запрошення Шановний________________________! Будемо раді бачити Вас ________ (дата, час) у кінопалаці «Ювілейний» на урочистому вечорі, присвяченому __________. Ваші місця ________. Запрошення дійсне на 2 особи. Оргкомітет Запитання та завдання для самоконтролю Завдання 1. Допишіть речення: Запрошення – це... Реквізити запрошень такі:...
Завдання 2. Напишіть запрошення на фінальну гру чемпіонату КВН.
Завдання 3. Відредагуйте окремі речення із запрошень. Запишіть їх правильні варіанти. Запрошуємо вас на торжествений вечір присв’ячений дню пра-цівників сельского хазяйства. Вечір состоїтьця в помєщєнії Дома Культури. КСП “Великодимерське” запрошує бажаючих на обробіток кор-мового буряка. Оплата згідно угоди. Шановний Василь Іванович запрошуємо Вас прибути на засідан-ня правління яке відбудеться 31 березня 2009 року, о 14 годині в при-міщені контори підприємства де буде розглянуто вашу заяву. Голові Райдержадміністрації Хоменку А.П. КСП “Великодимерське” запрошує Вас на відкрите засідання колгоспників, яке відбудеться 25.04.1997р. в будинку культури с. В. Димера. Повістка денна: передача об’єктів комунальної власності Райтепловодомережі м. Бровари. Маю нагоду запросити Вас на зустріч з ветеранамиветеренар-ної медицин, яка відбудеться 17 лютого 2009 року о 16 годині в бібліотеці ім.Вернадського.
Завдання 4. Прочитайте документ. Головному агроному господарства. Прошу сьогодні, 15.01.2009 року, прибути особисто в райсіль-госпуправління з державною звітністю, розрахунками забезпечен-ня насінням ярих зернових і зерново-бобових культур, кукурудзи, со-няшника, б/трав під урожай 1997 року по формі минулого року в розрізі сортів репродукції. А також з актами використання соломи та інших рослинних решток використання на добриво.
Завдання 5. Напишіть запрошення • на виставку-ярмарок “Різдвяний подарунок” (сільськогосподарські продукти); • взяти участь у презентації агрофірми; • на вечір вшанування працівників господарства. Завдання 6. Допишіть потрібні реквізити, оформіть запрошення за всіма правилами. Техніка для захисту рослин, внесення рідких мінеральних добрив та інші с/г машини ВАТ “Завод “Львівсільмаш” запрошує Вас на виставку-ярмарок машин, яка проводиться 12-13 червня 2009 р. На виставці-ярмарку Ви зможете: – ознайомитися з серійними модернізованими та новими машинами, які випускає об’єднання, а також з новими розробками; – придбати або заключити угоди на необхідні Вам машини, запасні частини, технічну документацію та ТНВ; – оформити угоди на розробку, виготовлення машин, їх елементів;
|
