Информация и коммуникации

Эта функция самоменеджмента является важным связующим звеном между другими функциями. Информация и коммуникации представляют собой ключевые моменты всякого процесса управления и общественных отношений.

Менеджерам приходится справляться с потоками информации, которые буквально обрушиваются на них. В результате этого они проводят около 80% времени за чтением, перепиской, телефонными переговорами, совещаниями и т.п. Причем они получают, перерабатывают и распространяют гораздо больше информации, чем это необходимо, и половина всей находящейся в предпринимательском обороте информации оказывается лишней. Поэтому обработка информации должна быть упорядочена и систематизирована, ориентирована на достижение профессиональных и жизненных целей. Это, в свою очередь, требует, чтобы менеджеры овладели рациональными приемами работы с нею. Это относится, в частности, к рациональному чтению. Поток материалов для чтения (в виде деловых писем, газет, циркуляров, служебных записок и т.п.) становится все более насыщенным, в результате чего менеджеры около 30% времени тратят на него. Поэтому огромное значение имеет рационализация чтения, которая экономит массу времени, позволяет лучше справляться с потоком информации.

Методы рационального чтения группируются в зависимости от того, используются они до, во время или после процесса чтения. Следующие вспомогательные вопросы могут способствовать тому, чтобы чтение воспринималось как рациональный процесс:

— что я должен прочитать;

— что я хочу прочитать;

— что я хочу в связи с этим предпринять;

— что можно прочитать позднее;

— что мне вообще не нужно читать.

Необходимо относиться оптимально к своему времени, действуя по схеме:

1) просеивать имеющийся материал для чтения, прежде чем обрабатывать его;

2) собирать небольшие тексты в рабочие блоки для серийной обработки и резервировать в недельном плане время для их прочтения.

Если вы приняли решение более подробно ознакомиться с определенным текстом, то можно руководствоваться следующими методами во время чтения:

— ориентирующее чтение — это первое восприятие содержания, определение того, что ожидает читателя, и надо ли обрабатывать данный текст;

— изучающее чтение — при этом методе следует найти самую существенную информацию в тексте;

— обобщающее чтение, т.е. обобщение содержания и критическая оценка прочитанного материала. Чтобы ускорить чтение, необходимо:

— избавление от вредных привычек и отвлекающих факторов; — совершенствование методики чтения.

Следует заметить, что имеется несколько факторов, мешающих быстрому чтению:

— чтение по буквам или по слогам;

— внутреннее проговаривание читаемого;

— возвращение к прочитанным в тексте местам;

— слежение пальцем или карандашом;

— движения головой (вместо слежения глазами);

— позы, неудобные для чтения;

— внешние факторы, такие, как слабое освещение, отвлекающие моменты, шум и т.п.

Тот, кто хочет повысить скорость чтения, должен прежде всего освободиться от указанных мешающих факторов. Кроме того, должен улучшить методику чтения. Для этого широко практикуют чтение по диагонали. Однако при этом методе зрительно воспринимается лишь часть текста, поэтому важная информация подчас может остаться вне поля зрения читателя. Более эффективна так называемая техника слалома. Пунктами фиксации внимания при этом служат группы слов (ключевые слова).

Методы после чтения состоят в том, чтобы важные тексты не только читать, но и обрабатывать после прочтения. Путем выделения нужных мест (пометок, выписок из текста) обеспечивается лучшее усвоение материала и облегчается повторное чтение. При этом пометки выделяют важные места, облегчают их нахождение и повторное прочтение; помогают дополнительно структурировать текст; способствуют обдумыванию, восприятию и запоминанию материала.

В качестве методов маркировки текста возможны подчеркивания, замечания и записи на полях, также хорошо зарекомендовали себя условные знаки, которые разрабатываются самостоятельно и часто употребляются еще в процессе чтения.

Важное место в деятельности менеджеров занимают совещания и конференции. Они поглощают наибольшее количество времени руководителей (до 80%), причем с отрывом от остальной работы. Причины, по которым на совещаниях впустую тратится много времени и средств, состоят в том, что многие из них неудовлетворительно готовятся, неумело проводятся и подытоживаются. В ряде случаев они длятся слишком долго, бывают совершенно ненужными.

Что касается подготовки совещания, то сбор людей имеет смысл, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений, анализе ситуаций, принятии решений. Работа в группе может быть в несколько раз эффективнее, чем в одиночку, однако затраты времени и средств будут значительно выше. По этой причине целесообразно предварительно проанализировать, какие могут быть альтернативы проведению совещания.

При принятии решения о проведении совещания необходимо уточнить его цели, повестку дня; очертить круг участников, пригласив лишь тех, без кого нельзя обойтись; выбрать дату и время его проведения (с учетом доступности для участников и возможности им подготовиться). Кроме того, выбрать подходящее для целей совещания помещение, в котором никто не будет мешать, и позаботиться о необходимых средствах наглядной информации. Приглашения следует рассылать, по крайней мере, за неделю до совещания. При этом необходимо проинформировать как можно конкретнее участников о времени, темах и целях совещания. Следует также подумать: нужно ли вам лично как руководителю принимать участие в совещании. Возможно, ограничить продолжительность своего участия в нем временем, которое требуется для вашего выступления.

Совещание следует начинать точно вовремя, а также согласовывать с участниками правила совместной работы, в том числе об ограничении времени выступлений, о порядке принятия решений и т.п. Во время заседания следует перепроверять, как достигаются поставленные цели: анализ проблемы, альтернативные решения, поиски итоговых решений, информация, координация. При этом не допускаются такие моменты в дискуссии, как разговоры на отвлеченные темы, поспешные выводы и неверные решения.

Нужно иметь в виду, что оптимальная длительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет 40—45 мин. У большинства людей физиологическая граница усталости при совместной работе равна одному часу. Поэтому спустя 40—70 мин у многих участников наступает утомление, ослабляется внимание, поэтому возникают шум, движения, посторонние разговоры.

В конце заседания следует повторить принятые решения и согласованные меры, чтобы исключить разногласия, подвести итоги и пояснить, что, кем и к какому времени должно быть сделано. Завершить совещание нужно на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов. Заканчивать заседания рекомендуется точно в назначенное время. Этим вы обеспечите себе репутацию умелого организатора. При проведении последующих заседаний участники будут уже сами стремиться к своевременному выполнению повестки дня, не будут затягивать выступления.

Если при планировании совещания правильно установите приоритеты, то убедитесь, что самые важные вопросы были обсуждены в начале совещания, а к концу остались лишь малозначительные. Кроме того, необходимо контролировать, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются. Невыполненные задачи и нерешенные проблемы должны стать первым пунктом повестки дня следующего совещания.

О телефонных разговорах. Телефон — это наиболее часто используемое средство коммуникации. Из десяти менеджеров девять проводят у телефона более часа в день, а четверо — более двух часов. Телефон предоставляет следующие преимущества по сравнению с письменными средствами коммуникации:

— скорость передачи информации (выигрыш во времени);

— связь с абонентом устанавливается немедленно — при условии, что последний доступен для разговора;

— непосредственный обмен информацией (преимущество диалога);

— персональную связь (преимущество контакта);

— сокращение бумагооборота (меньшие затраты труда и ресурсов);

— экономию денег (снижение стоимостных издержек).

Телефон является одним из самых эффективных средств экономии времени, в то же время наиболее частым источником помех в работе, поглотителем времени (парадокс телефона). Обладает он для вас тем или иным свойством, зависит от того, насколько рационально вы его используете.

Каждый, кто нам звонит, убежден в важности своего намерения. Поэтому мы должны с ним общаться в соответствии с его стремлением. Однако телефонным разговорам мы можем уделить лишь ограниченное время. В этом смысле телефонный разговор является чем-то вроде непрошеного посетителя, который вторгается в сферу деятельности другого человека. В то время как многие не могут без предварительной договоренности проникнуть в учреждение, они могут это сделать в любое время с помощью телефона, поскольку защищены пространственной отдаленностью и опосредованностью контакта.

Поэтому лучше и эффективнее заранее отгородиться от ненужных звонков или отодвинуть их на удобное для вас время следующим образом:

— проинформируйте своих потенциальных абонентов, когда вам не следует звонить и когда лучше всего звонить;

— установите время для ежедневных активных (исходящих от вас) телефонных разговоров, что позволит их сгруппировать;

— избегайте в конце разговора таких фраз, как: «Позвоните мне как-нибудь!»;

— партнеру, который ждет от вас известие, звоните точно в назначенное время, не ждите, пока он позвонит вам;

-- пропускайте все входящие телефонные звонки через секретаря. или используйте время от времени автоответчик.

Имеется несколько конкретных советов по ведению телефонных разговоров:

1) необходимо быть кратким, сводить фазу контакта до минимума (следует учитывать, что начало разговора определяет его ход и завершение);

2) сначала сообщайте партнеру, о чем идет речь, и только затем объясняйте причины и подробности;

3) не прерывайте разговор по той причине, что по другому аппарату поступает важный звонок (в случае необходимости извинитесь и спросите, можно ли перезвонить через 10 минут);

4) избегайте параллельных разговоров с сотрудниками;

5) в конце длинного разговора кратко подведите итоги и перечислите меры, которые надо принять;

6) во время разговора записывайте важную информацию, с которой, возможно, следует ознакомить подчиненных и коллег;

7) следите, особенно при междугороднем разговоре, за продолжительностью беседы (так как если вы сами звоните, то звонок оплачивает ваше предприятие);

8) завершайте разговор, как только будет достигнута его цель (многие телефонные разговоры длятся долго из-за того, что оба партнера не знают, как их закончить);

9) вежливо завершайте беседу (дело в том, что некоторые руководители резко прерывают разговор, не заканчивая его вежливой фразой, прощанием);

10) составляйте краткую запись каждого важного телефонного разговора, ее можно сделать на документе, используемом при разговоре, на прилагаемом письме или на отдельном листе.

Повышению эффективности работы менеджера способствует активное использование компьютера, программных продуктов, электронной почты, системы Internet. Эти средства позволяют быстрее находить оптимальные решения, оперативно получать и передавать информацию.