Підпис В. Д. Петренко

26.03.2003

 

Резолюція відображує результат розгляду документа керівником, містить вказівки щодо його виконання.

Здебільшого документ має одну резолюцію. Подальші резолюції потрібні, якщо деталізують порядок вико­нання документа або уточнюють його виконавця.

Виконавцями у резолюції зазначають не структурні підрозділи, а посадових осіб, які, як правило, безпосередньо підпорядковані її автору. Відповідальною за виконання є особа, зазначена першою. Пере­лік інших осіб (співвиконавців) свідчить про вимогу керівника залучити їх до виконання документа.

Заголовок до тексту документу має бути лаконічним і точним, з необхідною повнотою роз­кривати зміст документа. Заголовок починається із зазначення управлінської дії, потім називають об'єкт, на який його направляють. Використовується конструкція з прийменником «про» і віддієслівним іменником. Наприклад, «Про орга­нізацію семінару програмістів в інституті математики», «Про зміну порядку оплати праці службов­ців, що беруть участь у збиранні врожаю».

Текст включає основну змістовну частину документа і є його найважливішим елементом. Він повинен бути логічним, чітким, інформаційно містким, переконливим і аргументованим, а аргументація і висновки - об'єктив­ними.

Скоротити час на підготовку документів, швидко та однозначно сприймати текст, зробити його придатним для машинної обробки дає змогу уніфікація текстів - встановлення єдиної форми мовного вираження, яка найточніше передає зміст управлінських ситуацій або дій, що регулярно повторюються.

Текст може складатися з однієї, двох і більше частин. Здебільшого його доцільно ділити на дві частини. У пер­шій викладають мету, завдання, причини створення доку­мента, висвітлюють факти, описують ситуації, зазнача­ють назви і дати інструкцій, нормативів, правил, пріз­вища осіб та іншу інформацію, що аргументує авторську оцінку явища і потребу прийняття рішення або вико­нання дії. Друга частина може містити висновки, про­позиції, прохання, рекомендації, рішення, розпоряджен­ня, накази та ін. Текст документа може складатися із однієї частини (наказ без преамбули, лист-прохання без пояснень та ін.).

У документі доцільно:

- розглядати мінімум питань (як правило, одне);

- в разі потреби звертатися до одного адресата з двох і більше питань;

- оформляти відповідну кількість простих (одноаспектних) документів;

- додержувати логічної послідовності у викладенні тексту, під­креслюючи причинно-наслідкові зв'язки між його части­нами;

- конкретизувати необхідні положення, не переван­тажуючи текст подробицями;

- уникати власних оцінок явищ і власного мотивування прийнятих рішень;

- роз­поділяти текст на частини і нумерувати їх;

- використо­вувати форму викладу від третьої особи однини («об'єднання не заперечує») або від першої особи множини {«просимо», «направляємо», «не заперечуємо»).

Заяви, доповідні і пояснювальні записки, у ряді випадків доповіді і висновки, пишуть від першої особи однини («прошу направити», «вважаю за доцільне», «вважаю за необхідне звернути увагу»).

У розпорядчих документах, які видають на основі єдиноначальності (наказах, вказівках, розпоряджен­нях), також використовують форму викладу тексту від першої особи однини («наказую», «пропоную», «прошу»).

У розпорядчих документах, що приймають колегіаль­ні органи управління (постановах, рішеннях), текст ви­кладають від третьої особи однини («рада вирішила»).

Тексти документів, які складають від імені керів­ника, як правило, готують підлеглі. Проте конфіденційні та особливо важливі документи, доповіді та деякі інші документи керівник здебільшого складає сам.

Залежно від способу викладення матеріалу у таких документах виділяють три види текстів:

1) розповідь (містить опис фактів, явищ, подій у хроно­логічній послідовності, у якій вони відбувалися).

2) опис (поряд із загальною характеристикою факту, явища, об'єкту перелічують їх ознаки, властивості, особливості, характерні риси).

3) міркування (використовується для викладення тексту документа в разі потреби доказу, обґрунтування тих чи інших положень або тез).

Розрізнюють три види додатків до доку­ментів:

- до розпорядчих, які затверджені або введені ними в дію;

- ті, що роз'яснюють або доповнюють основний документ;

- ті, які направляють з супровідним листом, і є само­стійними.

Підпис. Формою вираження законності і юридичної сили документу є його посвідчення, тобто заповнення реквізиту «підпис».

Управлінський документ підписує і затверджує керівник організації або посадова особа, що його заміщує, відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами (статут або положення про організацію, структурний підрозділ, посадова інструкція, наказ про розподіл обов'язків та ін.).

В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує одна посадова особа - керівник установи (його заступник), або керівник структурного підрозділу.

Два або більше підписів ставлять тоді, коли за зміст документу відповідають кілька посадових осіб. Доку­менти, які є підставою для приймання і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також ті, що змінюють кредитні і розрахункові зобов'язання з ін­шими організаціями, підписує керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер), а спільні документи кількох організацій - керівники усіх організацій.

Документи, які складає комісія, підписують усі члени комісії; рішення (постанови, протоколи) колегіальних органів - голова і секретар.

Розпорядження, які видає керівник колегіального органу на основі єдиноначальності, мають один підпис.

Право підпису розпорядчих документів у формі вка­зівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, керівникам структурних підрозділів. Затверджувані документи (інструкції, поло­ження, статути та ін.) підписує посадова особа, відпові­дальна за їх підготовку і складання.

Доповіді, доповідні записки, довідки та інші доку­менти інформаційного, довідкового або аналітичного характеру може підписувати виконавець, якщо порушені в них питання не виходять за межі його прав і компе­тенції, встановлених посадовою інструкцією.

У реквізитах «підпис», «гриф затвердження» і «гриф погодження» слід зазначати фактичну посаду, ініціали і прізвище особи, що підписала, затвердила або пого­дила документ.

У разі підписання документу членами комісій зазна­чають не їхні посади, а обов'язки у комісії.

Підписи членів комісії розміщують в алфавітному порядку.

Підписи кількох посадових осіб на документі розмі­щують один під одним у послідовності, що відповідає посадам, які вони займають.

Якщо документ підписують кілька осіб, які займають однакові посади, їхні підписи друкують на одному рівні із зазначенням дати кожного підпису.

Гриф погодження. Метою погодження документів є підвищення їхньої якості компетентною оцінкою своє­часності, несуперечливості, обґрунтованості змісту, оформлення та ін. відповідними посадовими особами і врахування в разі потреби їхніх рекомендацій.

Проект управлінського документа має бути погодже­ний з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.

Розрізнюють дві форми погодження документів:

- внутрішнє (з підрозділами і посадовими особами уста­нови);

- зовнішнє (з іншими орга­нізаціями).

Гриф погодження складається із слова «ПОГОДЖЕ­НО», назви посадової особи (включаючи назву організа­ції), з якою документ погоджують, особистого підпису, розшифрування його і дати.

Внутрішнє погодження проекту документа - це його візування.

Віза складається з особистого підпису особи, що візує документ, розшифрування його і дати. У разі по­треби зазначають також посаду особи, що візує доку­мент. Зауваження і доповнення до проекту документа викладають на окремому аркуші.

Рішення оформлюють на бланках із заповненням таких реквізитів: назва виду документа (рішення), місце видання, дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, код, віза.

У розпорядчій частині вказують назву колегіального органу, яка приймає рішення (рада, колегія, комітет), потім після слова «ВИРІШИВ» викладають його зміст.

Довідки бувають службового і особистого характеру. Довідку службового характеру складають за запитом або вказівкою вищестоящої організації або посадової особи. Довідку, яку направляють посадовій особі у межах установи, підписує особа, що підготувала її, вищій організації - керівник установи.

Вказівка - правовий акт, виданий органом держав­ного управління, адміністрацією підприємства або об'єд­нання здебільшого з питань методичного характеру, а також пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів цього органу і вищестоящих органів управління.

При оформленні вказівки слід використовувати ті самі рекомендації, що і при оформленні наказу, за­мінивши слово «НАКАЗУЮ» на «ПРОПОНУЮ».

Вказівка замінює такі документи, як циркуляри і циркулярні листи, директивні і методичні листи, у де­яких випадках - розпорядження.

Копією документа є відображення усіх його рекві­зитів.

Копію документа завірюють, проставляючи нижче від реквізиту «підпис», що засвідчує напис «Згідно», назву посади співробітника, що засвідчив копію, його особи­стий підпис, його розшифрування, дату засвідчення і в разі потреби печатку. Копії документів засвідчує керівник або уповнова­жена на це особа.

Робота з внутрішніми документами і тими, що відправляють

Документи передають керівнику повністю підготов­леними для їх підписання або затвердження. Викона­вець зобов'язаний перевірити зміст, оформлення доку­менту, наявність необхідних віз і додатків.

При передаванні документів керівнику до них слід додавати матеріали, необхідні при розв'язанні постав­лених у документах питань. Наприклад, до проектів листів-відповідей додають листи - запити, а в разі потре­би - усе попереднє листування. До проекту наказу до­дають рішення вищестоящої організації, на основі якого його видано; до проекту наказу по особовому складу - документи осіб, яких приймають на роботу, або докумен­ти, які є підставою для заохочення (стягнення) та ін.

На підпис керівнику передають один (перший) при­мірник внутрішнього документа (наказ, інструкція, вказівка), перший і другий примірники документів, які відправляють. Підписуючи документ, керівник повинен мати той примірник його, на якому є візи, грифи пого­дження.

Усі документи у встановлений час передають на під­пис (затвердження) керівнику через канцелярію (секре­таря), де перевіряють правильність їх оформлення. Та­кож у встановлений час керівник повертає підписані і розглянуті ним документи.

Внутрішні документи і ті, що відправляють, керів­ник розглядає, як правило, з метою підписання (накази, вказівки) і затвердження їх (акти, договори, інструкції, звіти та ін.), а також прийняття рішень (доповідні і по­яснювальні записки, листи, довідки тощо).

Для підпису керівнику передають тільки ті докумен­ти, що відправляють, зміст і значення яких виходять за межі компетенції керівників підрозділів, де їх було підготовлено. Слід прагнути до того, щоб значну части­ну документів, які відправляють, підписували від імені підприємства керівники структурних підрозділів. Деякі документи інформаційного, довідкового або аналітич­ного характеру можуть підписувати виконавці, якщо порушені в них питання не виходять за межі їхньої компетенції, згідно з посадовими інструкціями та іншими документами.

У ряді випадків право підписання документів, які відправляють, може бути делеговано не усім, а лише деяким керівникам підрозділів. При цьому визначають документи, операції, ситуації і процедури, реалізація яких є компетенцією цього підрозділу, а його керівник відповідає за обмін відповідною інформацією.

 

В процесі вивчення третього питання “Адміністративний етикет” студенту необхідно запам’ятати наступне.

Психологами встановлено, що більшість конфліктних ситуацій у виробничому колективі виникає через незнання адміністративного етикету. Якщо робітнику спокійно і доказово пояснити, що він не заслужив підвищеної річної премії, то не піде по інстанціях доповідна з протестом, не буде роздратування, образи, тобто не виникне «інформаційний шум».

Найчастіше про адміністративний етикет забувають і при складанні ділових листів. Хіба не викликає роздратування таке звертання: «Переконливо прошу Вашого розпорядження про відправлення мені в письмовому вигляді роз'яснення на нижчерозглянуте питання...»?

Іноді очікуваний результат як би нав'язує адресату: «Направляємо Вам відкорегований варіант проекту нового положення... просимо розглянути і затвердити». Порушення адміністративного етикету в даному випадку проявилося в тому, що відправник не враховує варіанту, при якому положення може бути і не затверджено.

Явно недоречний елемент сумніву має місце в наступному реченні з листа: «Інститут просить надіслати методичні вказівки, що, очевидно, будуть корисні в роботі...».

Окремі помилки обумовлені тим, що укладачі документів прагнуть досягти наукового стилю викладення у простих документах, наприклад: «Через отриману робочу травму Фоміним залишкову працездатність використовувати для вивчення правил техніки безпеки...»

Важливий документ – характеристика. Вона представляється в різні установи. Проте, немає державного стандарту виробничої характеристики. А такий стандарт потрібний. І цілком очевидно, що характеристика, видана науковцеві, повинна відрізнятися за складом від характеристики, виданої технічному працівнику, а характеристика, що направляється у ВНЗ, - від характеристики, що адресується до суду.

Слід відзначити, що змістовна і коректна усна ділова мова може служити зразком для офіційної письмової мови. На жаль, усне мовлення рідко записують і ще рідше аналізують як зразок простої, завжди зрозумілої співрозмовнику ділової інформації, що, як правило, приводить до взаєморозуміння і позбавлення надмірної науковості і канцеляризмів.

У мові офіційного переписування існують закономірності, знання яких полегшує процес складання ділового листа. Це, наприклад, стандартизація виразів і цілих фраз, моделі пропозицій і т.д.

Помилок як у змісті, так і в технічному оформленні документації можна уникнути, якщо у своїй роботі керуватися державними стандартами на управлінську документацію, посібниками по службовій кореспонденції і довідниками по літературному редагуванню. При цьому головне у діловому листуванні - писати просто і зрозуміло.

 

Тема 8. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

 

1. Складання і оформлення організаційно-розпорядчих документів.

2. Оформлення документації з особового складу.

 

При вивченні першого питання “Складання і оформлення організаційно-розпорядчих документів” студенту слід з´ясувати, що керівники підприємств і підрозділів у своїй роботі використовують технічні, планові, кад­рові, фінансові, звітно-статистичні та інші документи.

Основу документаційного забезпечення діяльності керівника становлять організаційно-розпорядчі докумен­ти (ОРД), які забезпечують процес розпорядчої і вико­навчої діяльності. Вони становлять одну з підсистем управлінської документації. До них належать: постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення, акти, прото­коли, довідки, доповідні, службові і пояснювальні записки, положення, статути, інструкції, зведення, допо­віді, огляди, листи, телеграми, договори, плани, звіти, списки та ін.

Акт - офіційний документ, складений групою служ­бових осіб для підтвердження виявлених ними фактів.

У деяких випадках акт складає одна або кілька поса­дових осіб. При цьому він не тільки фіксує виявлені факти, а й містить висновки, рекомендації, пропозиції (акти перевірок, обстежень, ревізій фінансово-господар­ської діяльності та ін.). У цих актах вказують докумен­ти, що визначають повноваження осіб, які склали акт.

В акт включають тільки ті факти, які було встанов­лено особами, що його підписали.

Акт оформлюють на бланку, який містить такі рек­візити: назви структурного підрозділу і виду документа (акт,) коди, підстави, місце складання, дату, індекс, заголовок, до тексту, текст, підписи. Деякі акти мають гриф затвердження. Місце і дата складання акта повин­ні відповідати місцю і даті актованої події.

Доповідна записка інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконану роботу, ситуацію, яка склалася, та ін. Вона створюється як за ініціативою її автора, так і на підставі письмової або усної вказівки керівника і може мати ініціативний, інформаційний або звітний характер.

Ініціативну доповідну записку складають з ме­тою примусити адресата прийняти певне рішення. Най­частіше у тексті записки містяться загальні або конкрет­ні пропозиції щодо рішення розглядуваних питань.

Інформаційна доповідна записка інформує керівника про хід або розвиток певного процесу, загаль­ний характер якого керівникові відомий.

Інформаційні доповідні записки відрізняються регу­лярністю їх подання.

Звітна доповідна записка має інформувати керів­ника про завершення роботи або хід виконання вказівок, рекомендацій, планів.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресують керівнику установи або підрозділу, де працює особа, що склала її, і зов­нішні, які адресують керівнику вищого органу.

Текст доповідної записки складається з двох частин. У першій викладають факти, що зумовили потребу напи­сання записки, у другій містяться висновки і пропозиції, які, на думку автора, мають виконуватися у зв'язку з ви­кладеними фактами.

Заяву оформлюють на стандартному аркуші.

В інструкції викладають правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і відносин установ і поса­дових осіб.

Датою інструкції є дата її затвердження. Затверджує інструкцію керівник установи, найчастіше виданням розпорядчого документа, підписує керівник структурного підрозділу, де її розроблено. Текст інструкції повинен мати директивний характер, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання із словами «пови­нен», «слід», «необхідно», «не допускається» та ін. Зміст викладають від третьої особи або використовують безо­собову форму.

Пояснювальну записку використовують для пояснен­ня ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків пра­цівника на вимогу керівника, у деяких випадках - за ініціативою підлеглого.

Лист - один з основних засобів зв'язку між грома­дянами, установами, організаціями і підприємствами. До складання службових листів ставляться такі самі вимоги, що й до інших службових документів.

У листі має бути розкрито одне питання. Якщо є потреба одночасно звернутися в установу з кількох різних питань, доцільно складати кілька листів.

У супровідному листі адресату повідомлюють про факт відправлення йому документів, які прикладають до цього листа. Ці листи складають тільки у тих випад­ках, коли адресату необхідно повідомити відомості, яких немає у документі.

Лист-підтвердження використовується для повідом­лення відправника про одержання: відправлених ним документів або цінностей, підтвердження фактів та ін.

Лист-нагадування звичайно містить нагадування про закінчення або наближення встановленого строку, у зв'язку з чим слід вжити необхідних заходів.

Лист-повідомлення використовується для повідомлен­ня або затвердження будь-якого факту і, як правило, по­чинається словами «Повідомляємо», «Доводимо до Вашого відома».

Лист-запрошення адресують конкретній особі або групі осіб, проте його направляють і в установу.

Положення бувають двох видів: про установи, струк­турні підрозділи (комісії, групи, неформальні підроз­діли, громадські організації та ін.), окремі посадові особи і про проведення різних заходів (оглядів, конкур­сів та ін.).

Постанови видають Кабінет Міністрів України, дер­жавні комітети і комісії, а також комісії, створені міс­цевими Радами народних депутатів, - адміністративні, у справах неповнолітніх та ін.

Постановою є також заключна частина протоколу засідання колегіального органу (зборів, правління, президіуму та ін.). Ці постанови включають до протоколу або додають до нього, в разі потреби їх можна оформля­ти як витяг з протоколу.

Датою постанови є дата засідання колегіального ор­гану, де її прийнято. Підписують постанову голова і сек­ретар (керуючий справами) колегіального органу.

Наказ є найважливішим розпорядчим документом, який найчастіше використовується у практиці управлін­ня. Накази видають керівники установ, що діють на основі єдиноначальності.

Накази, як правило, видають з питань створення, організації, ліквідації, перенайменування, зміни масшта­бу діяльності установи або структурного підрозділу; затвердження або зміни положень, інструкцій, правил, планів, структури, призначення, переміщення або звіль­нення працівників та ін.

У наказах висвітлюють також питання адміністра­тивної діяльності установи, що потребують правового вирішення.

Накази із загальних питань видають на виконання директивних вказівок вищестоящих органів, за ініціати­вою керівника, що видає наказ, або підпорядкованих структурних підрозділів.

Наказами щодо особового складу оформлюють при­значення, переміщення, звільнення, заохочення, стяг­нення та ін. Наказ видають на основі доповідних записок, записок керівників підрозділів, заяв гро­мадян.

Текст наказу складається з констатуючої і розпоряд­чої частин. У першій викладають факти і міркування, які є підставою для видання наказу; у другій перелічу­ють дії, які слід виконати. Якщо наказ видають на основі письмової вказівки вищестоящої організації (постанова, наказ, директивний лист та ін.), то в констатуючій части­ні наказу вказують назву виду документу, його номер, дату і заголовок.

Наказ набуває сили з моменту його підписання (де­які пункти можуть мати свої строки набування сили). Призначають і переміщують працівників, якщо строки спеціально не обумовлені, з дня підписання наказу.

Протокол - це документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конфе­ренціях і засіданнях колегіальних органів, або документ, складений офіційною особою для посвідчення будь-якого факту. Останній за своїм змістом на­ближається до актів.

Протоколи, що фіксують хід роботи і рішення постій­них колегіальних (колегії, комітети, ради, президіуми, комісії) і тимчасових (конференції, збори, наради, комі­сії) органів, можуть бути трьох видів:

1) короткі - записують питання, що обговорюються, прі­звища доповідачів і тих, хто виступає, прийняті рішення;

2) повні - містять крім вже зазначеного короткий запис виступів доповідачів і учасників;

3) стенографічні - увесь хід засідання запи­сують дослівно.

Датою протоколу є дата події (наради, зборів, сесії та ін.). Якщо вона триває два і більше днів, через тире зазначають дати початку і закінчення наради, зборів, наприклад, 22-23 березня 2004 р.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, районні Ради народних депутатів, адміністрації пред­ставників президента, підприємств у межах прав, які на­даються їм законодавчими актами.

Рішення приймають місцеві органи державної влади і державного управління - місцеві Ради народних депу­татів, а також інші колегіальні органи - колегії мі­ністерств і відомств, науково-технічні та інші ради, комітети та ін.

В процесі вивчення другого питання “Оформлення документації з особового складу” студенту слід запам’ятати наступне.

Основні документи, які утворюються в процесі роботи з кадрами, такі: накази по особовому складу, особові картки, довідки, анкети, заяви, особисті документи гро­мадян - дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва та ін. Документи керівників і спеціалістів формують у осо­бові справи.

Наказ по особовому складу є одним з найважливіших видів організаційно-розпорядчої документації. Ним оформлюють призначення, переміщення, звільнення, заохочення, стягнення та ін. Наказ видають на підставі заяв, доповідних записок, особистих рішень керівників та ін.

Складають накази по особовому складу згідно із загальними вимогами до оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Накази по особовому складу оформлюють окремо від наказів із загальних питань. Вони мають окрему само­стійну індексацію, яка починається з початку кожного календарного року. До порядкового номера наказу до­дають букви «о/с» (особовий склад), наприклад: «На­каз № 15 о/с». Якщо на підприємстві відрядження і від­пустки оформлюють виданням наказів, то такі накази виділяють в окремі групи («Накази про відрядження», «Накази про падання відпусток»), кожна з яких має свою індексацію. Це зумовлено тим, що на відміну від інших наказів по кадрах ці накази мають інші строки зберігання.

У наказах по особовому складу пункти розміщують звичайно у такому порядку: призначення на посаду, прийняття на роботу, переміщення, звільнення з роботи та ін. Пункти мають порядкову нумерацію і позначають їх арабськими цифрами.

Накази по особовому складу візують, як правило, працівник кадрової служби і юрисконсульт, їх можуть також візувати і інші працівники.

При оформленні наказів необхідно додержувати ви­мог і правил, що забезпечують їх юридичну силу. Обо­в'язковими в них мають бути такі реквізити: автор доку­мента, назва виду, дата, індекс, місце видання, заголо­вок, текст, підпис керівника установи (підприємства).

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу підписує керівник підприємства або його заступник, який має на це право, потім ставлять номер і дату. Такий наказ видають і доводять до відома пра­цівника до початку роботи. Підпис працівника на наказі свідчить про його згоду з усіма положеннями наказу.

Наказ набуває сили з моменту його підписання. Окремі параграфи наказу можуть визначати свої строки набуття його сили.

На підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу заповнюють особову картку працівника, роблять запис у його трудовій книжці, а бух­галтерія відкриває особовий рахунок або інший відпо­відний документ.

Переведення на іншу роботу оформлюють наказом (розпорядженням) адміністрації установи (підприєм­ства). Оскільки перевести на постійну роботу можна лише за згодою працівника, цю згоду оформлюють його підписом на наказі (розпорядженні).

У наказі про переведення на іншу роботу слід чітко формулювати мотиви і підстави переведення.

Звільнення з роботи (припинення трудового догово­ру) незалежно від підстави обов'язково оформлюють наказом (розпорядженням) адміністрації під­приємства. На підставі цього наказу (розпорядження) роблять запис у трудовій книжці та особовій картці працівника, а бухгалтерія здійснює з ним розрахунок.

Формулювання у наказах і трудових книжках мають відповідати вимогам про працю і містити посилання на відповідні статті законодавства.

Дія трудового договору припиняється у день, зазна­чений у наказі (розпорядженні). Проте на практиці у двох випадках (в разі звільнення за прогул без поваж­них причин і за вчинення злочину) допускаються від­хилення від цього загального правила.

Надання відпустки здійснюється згідно із графіком відпусток, який адміністрація підприємства зобов'язана складати перед початком кожного календар­ного року. Складання графіку відпусток передбачено законодавством. Його проект готують за попереднім погодженням з керівниками структурних підрозділів. Графік відпусток затверджує керівник під­приємства після погодження з профспілковим комі­тетом.

Особову картку заводять на кожного працівника при прийнятті його на роботу, її використовують для аналізу складу і обліку кадрів. Картку оформляють на основі представлених працівником документів (паспорту, дип­лому, військового квитку, трудової книжки та ін.).

В особовій картці систематично відображують усі подальші зміни даних про працівника (освіту, місце проживання та ін.). Особа, яку приймають на роботу, ставить свій підпис у картці і зазначає дату її заповнення. Розділ особової картки «Додаткові відомості» при­значений для запису даних, не відображених у інших розділах (про навчання у цей момент, наявність другої професії, роботу за сумісництвом тощо).

Формування особових справ здійснюється протягом усього періоду роботи певної особи на підприємстві. В разі повторного прийняття працівника на підприєм­ство на нього заводять нову особову справу.

Документи в особових справах розміщують у такій послідовності:

- внутрішній опис усіх документів, що є в особовій справі;

- заява про прийняття на роботу, направ­лення або подання; анкета, листок з обліку кадрів;

- автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переміщення, звільнення (копії запи­сок про прийняття на роботу, переведення, звільнення);

- доповнення до особової картки з обліку кадрів і за­охочень;

- довідки та інші документи, що стосуються цієї особи (крім довідок з місця проживання, про стан здоров'я та інших документів другорядного значення, які групують окремо від особових справ).

 

Тема 9. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА. ОПРАЦЮВАННЯ ТЕКСТОВИХ МАТЕРІАЛІВ

 

1. Організація діловодства у підприємстві.

2. Робота з документами, що надходять у підприємство.

3. Робота з документами власного архіву керівника.

4. Контроль за станом документаційного забезпечення управління.

 

При вивченні першого питання “Організація діловодства у підприємстві” студенту слід уяснити, що діяльність управлінських працівників пов¢язана з діловодством - створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обгрунтованих управлінських рішень.

Відомі три організаційні форми діловодства:

1) централізована: застосовується у великих організаціях з великим документообігом. При цьому вона передбачає виконання усіх операцій з документами в спеціалізованих структурних підрозділах, наприклад канцелярії, друкарському бюро. Ця форма характерна також для невеликих підприємств з малим документообігом, в яких усі операції з документами виконує секретар. Централізована форма діловодства найбільш економічна, оскільки забезпечує раціональне використання технічних засобів, трудових ресурсів;

2) децентралізована: передбачає виконання усіх операцій з документами в структурних підрозділах організацій, якщо вони територіально роз¢єднані. Ця форма забезпечує оперативне і якісне виконання операцій з документами. Однак вона передбачає наявність діловодного персоналу і технічних засобів у структурних підрозділах і тому є неекономічною;

3) змішана: найбільш поширена у підприємствах торгівлі і громадського харчування. При цьому частину операцій роботи з документами (приймання, відправлення, реєстрація, контроль виконання) покладено на спеціалізовані службу, наприклад канцелярію, секретаря, а решту операцій (складання документів, поточне зберігання їх, формування справ) виконують структурні підрозділи. Змішана форма є оптимальною для більшості торговельних підприємств, оскільки документообіг у них не досить великий для централізованої форми діловодства, а використання децентралізованої - економічно недоцільне.

Основною функцією діловодства підрозділів і працівників (секретарів, діловодів) є організація раціонального документообігу, що передбачає організацію руху документів з моменту їх одержання або створення до завершення виконання або відправлення.

Основними вимогами до раціональної організації документообігу у підприємствах є:

1) прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача;

2) виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця;

3) додержання принципу паралельності – в разі потреби одночасної роботи з документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно копіювати.

Принципова схема документообігу у торговельному підприємстві наведена на рис.9.1.

 

Рисунок 9.1 - Схема документообігу у торговельному підприємстві

 

Основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу у торговельних підприємствах:

1. Стандартизація – встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування.

2. Уніфікація тексту документів.

Використовують такі форми уніфікації тексту документа:

а) анкета – спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа;

б) трафарет – спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документу;

в) таблиця дає змогу в найбільш місткій і наочній формі розмістити інформацію.

3. Використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів, комп¢ютерної техніки.

 

В процесі вивчення другого питання “Робота з документами, що надходять у підприємство” студент повинен засвоїти наступне.

Керівнику для розглядання і прийняття рішення слід передавати тільки найважли­віші документи, в основному ті, які не можна викори­стовувати без його вказівки. Практика свідчить, що кількість їх становить 10-20% загальної кількості документів, які надходять.

З метою розподілу документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно:

- розподіляти документи між керівниками, начальни­ками структурних підрозділів і виконавцями з ураху­ванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечен­ня апарату управління необхідною і достатньою інфор­мацією;

- визначати конкретних виконавців документів, керую­чись розподілом обов'язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та ін.;

- перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не є його прерогативою;

- визначати потребу у реєстрації документів.

Попередній розгляд документів дає змогу:

- вивільнити керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги, а апарат управління - від документів, вико­нання яких не входить до його функцій;

- скоротити доку­ментообіг, безпосередньо направляючи документи виконавцям;

- підвищити оперативність роботи апарату управління скороченням кількості пунктів обробки доку­ментів і часу перебування в них;

- зменшити трудоміст­кість зменшенням кількості операцій взагалі і дубльова­них, зокрема;

- поліпшити якість управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають необхідну інформа­цію;

- підвищити відповідальність виконавців за вирі­шення документів, що надходять;

- об'єктивно оцінювати можливості окремих виконавців, враховуючи оператив­ність і якість запропонованих ними рішень;

- підвищити технологічність обробки документів;

- проводити комплекс­ний аналіз документації, що надходить, з метою її раціо­налізації і скорочення;

Сучасна організація управлінського процесу перед­бачає, що основна маса (80-95%) документації апа­рату управління має надходити безпосередньо у струк­турні підрозділи або відповідальним виконавцям.

Працівник, який виконує операції, пов'я