Підготовка доповіді і проекту рішення

Підготовка доповіді передбачає: вибір доповідача, власне підготовку доповіді, її обговорення і коригу­вання.

При виборі доповідача враховують такі фактори:

- значення проблеми; іноді доцільно, щоб з допо­віддю виступав керівник, підкреслюючи тим самим важ­ливість питання;

- наявність серед підлеглих працівника, що знає цю проблему, вміє викласти матеріал і користується авто­ритетом у колег;

- необхідність у процесі наради вести полеміку з вузькопрофесійних питань, до якої керівник може бути не готовий (наприклад, у період переходу підприємств і об'єднань на нові умови господарювання на численних зборах трудових колективів і нарадах виступали з допо­відями, як правило, не перші керівники, а головні еко­номісти, начальники планових, економічних, фінансових відділів та інші працівники);

- бажання керівника активізувати підлеглих, під­вищити ступінь їхньої участі у проведенні тих або інших заходів.

Керівник обговорює з доповідачем мету, яку він ста­вить перед нарадою, основні ідеї доповіді, її структуру, передбачувані рішення.

План доповіді може складатися з таких пунктів: вступ, основ­на частина доповіді, пропозиції (рекомендації), висновок.

У вступі формулюють мету (завдання) наради, поло­ження, що визначають її актуальність, передбачувані результати (виробити рекомендації, прийняти рішення тощо). Слід чітко визначити предмет обговорення і на­прям дискусії.

В основному розділі формулюють усі питання, що підлягають розгляду, подають їх характеристику (при­чини, фактори, обставини, умови) і зазначають шляхи вирішення.

Рекомендації слід виділити особливо. У ряді випад­ків доцільно подавати альтернативні варіанти, щоб при­сутні могли самостійно зробити вибір.

Висновок може бути представлений у вигляді під­сумків або висновків. У першому випадку йдеться про стислий перелік основних положень доповіді, у друго­му - на основі викладених аргументів роблять виснов­ки і узагальнення. В обох випадках у висновку не рекомендується використовувати нові дані та аргу­менти.

У ряді випадків одночасно із доповіддю готують проект рішення. Якщо доповідь є результатом індивіду­альної творчості керівника (доповідача), то до вироб­лення проекту рішення наради слід залучати спеціалі­стів, керівників, тих працівників, які його виконува­тимуть.

Проект рішення повинен бути конкретним, містити чіткі й однозначні формулювання із зазначенням вико­навців, строків виконання, передбачуваних результатів, форм контролю.

На практиці при проведенні нарад у багатьох випад­ках відмовляються від доповідей. Підготовлену замість доповіді інформацію заздалегідь передають учасникам наради. Ефективність таких нарад вища, ніж традицій­них. Учасники мають можливість серйозніше озна­йомитися з матеріалом, ретельніше продумати свою позицію.