Экспертиза ценности документов

 

ЭЦ – это изучение документов на основе критериев ценности.

Цель – определить сроки хранения;

- отобрать документы на государственное хранение

Результат – комплектование госархивов и АФ РФ

 

Задачи ЭЦ:

1. отобрать наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы; определить профильность документов (в какой госархив сдавать)
2. опередить сроки хранения документов, информация которых может быть нужна в течение какого-то времени (документы делят на 2 группы: долговременное хранение – 75 лет; для временного хранения);
3. обеспечить полноту состава архивного фонда (если есть утраченные документы, то взять подобные из фонда однородного учреждения или из выше-, нижестоящей инстанции);
4. отобрать на хранение наиболее информативные документы.

 

ЭЦ проводится на 3 уровнях: Высший - госархив

Средний – архив организации; ведомственный архив

Нижний – делопроизводство организации

 

Уровень проведения ЭЦ	Кто проводит	Когда	Результат
1. госархив	Экспертная комиссия госархива	- проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов, утверждают их; - проводят целевую комплексную ЭЦ документов[1].	Документы делятся на группы: 1. те, кот. будут хранится постоянно; 2. дела долговременного хранения (75 лет); 3. которые уничтожаются. Составляется: 1 и 2 – заносятся в описи архива; 3 – акт о выделении дел к уничтожению.
2. ведомственный архив	Экспертная комиссия госархива	При отборе документов на государственное хранение (используются перечни документов – типовые и ведомственные). По заявлению собственников документов – негосударгственных физич.и юридич. лиц: когда просят признать их документы частью АФ РФ или вывозят за рубеж навсегда, по решению суда.	Документы делятся на группы: 1.те, кот. должны хранится постоянно (будут переданы в госархив); 2. дела по личному составу; 3. которые уничтожаются.   Составляются: - описи на каждую группу дел; - акты о выделении дел к уничтожению.
3. делопроизводство организации	Экспертная комиссия (постоянно действует): Председатель – руководящий работник организации или руководитель службы делопроизводства; Состав – квалифицированные работники организации	При составлении номенклатур дел (определяют, сколько времени дело должно храниться – зависит от вида документов, дела); при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в ведомственный архив	Документы делятся на группы: 1. те, которые хранятся более 10 лет; 2. те, кот. должны хранится постоянно; 3. дела по личному составу; 4. имеют разные сроки хранения, должны храниться в структурном подразделении; 5. которые уничтожаются. 1 и 2 – в будущем будут переданы в ведомственный архив. Составляются: - описи на каждую группу дел; - акты о выделении дел к уничтожению.

Дополнение:

Государственный архив хранит документы из ИК и сам создает документы в ходе своей работы.

Поэтому госархив:

1. утверждает на ЭПК описи дел постоянного хранения от своих ИК;
2. утверждает акты о выделении к уничтожению дел из фондов архива;
3. утверждает описи «своих» дел постоянного и долговременного хранения;
4. утверждает акты о выделении к уничтожению «своих» дел;
5. согласовывает номенклатуры дел и описи дел по личному составу.

 

Правила:

- Акт о выделении дел к уничтожению вступает в силу ПОСЛЕ утверждения описей дел постоянного хранения и дел по личному составу.

- сдача дел на утилизацию проводиться по приемно-сдаточной накладной (указывается дата сдачи, количество передаваемых дел и вес макулатуры). Погрузка и вывоз дел контролируется работником архива.

 

Разные уровни ФАС имеют свои полномочия в области ЭЦ:

ФАС	Органы управления архивным делом субъектов федерации	архив
Определяет: - принципы и критерии формирования АФ РФ, - состав документов АФ РФ, - сроки хранения.   Утверждает: - типовые, примерные перечни документов; - акты о выделении к уничтожению документов, созданных до 1945 г.     Согласовывает: - ведомственные перечни документов, - примерные номенклатуры дел, - решает спорные вопросы по отбору документов на хранение и уничтожение.	Определяет: - состав документов АФ субъектов РФ.   Утверждает: - примерные перечни документов; - описи дел документов постоянного хранения; - акты о выделении к уничтожению дел из фондов госархивов; - описи дел документов постоянного хранения, которые д/б переданы в госархив; - листы учета и описания уникальных документов.     Согласовывает: - описи дел по личному составу и долговременного хранения; - акты о выделении дел к уничтожению из фондов организаций; - примерные номенклатуры дел организаций и организаций-ИК; - решает спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение.	Организует: - отбор и передачу документов из ИК; - рассматривает списки фондов, подлежащих ЭЦ; - проводит ЭЦ; - рассматривает и утверждает описи на документы, хранящиеся в архиве, акты о выделении к уничтожению документов из фондов архива, описи дел постоянного и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению документов, которые созданы в самом архиве. Все эти документы после рассмотрения предает на утверждение органу управления архивным делом субъекта РФ.

 

Экспертиза ценности документов проводиться на основании:

Научных критериев

По перечням

Критерии: происхождения содержания Внешних особенностей - значение учреждения/лица в жизни общества[2]; - значимость событий, отраженных в документах[3]; - время и место образования документа[4]. - источник информации; -повторяемость информации в документах; - вид и разновидность документа. - подлинность; - внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения документа, языковые и др.особенности, физическое состояние документа)

Ведомственные

 

На основе критерия источник информации документы учреждений делятся на 3 группы:

- документы, отражающие основные направления деятельности учреждения с постоянным сроком хранения;

- документы вспомогательного, справочного характера (временно хранятся);

- документы по личному составу (в основном хранятся 75 лет).

 

Повторяемость информации в документах:

выделяют 2 вида повторяемости:

формальный	Аналитико-синтетический
Когда информация просто воспроизводится в других документах. Формы повторяемости: Дублетность (ксерокопия, фотокопия; текст перепечатан) Цитирование Суммирование	Когда информация из первичных источников анализируется и отражается в др.документах.   Формы повторяемости: Обобщение Реферирование изложение

Чаще уничтожают Чаще сохраняют

Дублетный документ могут сохранить, если он

особо ценный.

 

Подлинность документа: предпочтение отдается подлинникам.

Если документ имеет госзначение, есть расхождение между подлинником и копией – 1-2 экземпляра копий оставляют на постоянное хранение.

 

Перечень документов – список документов УОП (по видам) с указанием сроков хранения в зависимости от вида документа.

 

Типовой перечень – для всех госучреждений. Указывает сроки хранения для однородных типовых документов (приказы, планы, отчеты, бухгалтерские документы, по личному составу…); указывается состав документов, которые д/б переданы в госархив.

Ведомственный перечень – справочник о составе и содержании документов УОП одного ведомства, одной отраслевой системы.

 

 

Структура перечня:

 

1. Основная часть – описательная статья:

 

№ статьи	Виды и разновидности документов	Сроки хранения	Примечания
5 лет	10 лет	15 лет	25 лет	75 лет	постоянное
1.	Приказы по основному виду деятельности						+	т.к. ИК РГАЭ
2.	…

 

2. Справочный аппарат:

титульный лист (название перечня, выходные данные)

указания по применению перечня (общие положения, структура и порядок применения перечня; организация проведения ЭЦ, порядок оформления отбора документов на хранение и уничтожение)

список сокращений

указатель видов документов (виды документов в алфавитном порядке + указывается № статьи).

 

 

Типовой перечень документов государственных учреждений СССР. М., 1989 г.

Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). М., 1996 г.

Перечень научно-технической документации, подлежащих приему в государственные архивы России. М., 1998 г.

 

[1] Целевая комплексная ЭЦ – проводится в целях выявления дублетности документов.

Способ: выборочный отбор. Составляется инструкция (в ЭК) по проведению такого отбора: определяют вид выборки и её представительность (репрезентативность). Сначала проводят целевой отбор (отбирают документы по какому-то признаку. Например, из всех обращений граждан выбирают только содержащие предложения и письма творческого характера). Затем применяют другие виды выборок.

Виды выборки, которые использовались при отборе, методика выборки, репрезентативность – информация об этом фиксируется в предисловии к описи.

 

[2] Выделяются 3 группы учреждений: 1. сдают все ценные документы на госхранение; 2. сдают документы выборочно; 3. не сдают документы.

[3] Документы делят на группы: 1. содержит новое свидетельство о событиях; 2. содержит обобщенное сведение; 3. содержит единственное свидетельство о событии(ях). Ценность документа оценивается в зависимости от степени участия учреждения/лица в проведении, изучении, участия в событиях, отраженных в документах.

По этому критерию выделяются документы, которые б/созданы в связи/в ходе/в период события огромного исторического значения. Т. документы не уничтожаются (даже те, которые предназначаются для уничтожения, могут быть оставлены). Например, документы до 1626 г. (пожара в Москве), периода Пугачевского восстания 1773-1775 гг., революций, гражданской войны, ВОВ и т.д.

[4] Документы, отложившиеся в архивах до 1861 г. – не уничтожаются;

Документы 1861-1945 гг. – могут быть уничтожены ТОЛЬКО с разрешения Экспертной комиссией вышестоящего архивного органа.