Составление номенклатуры дел

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ, ХРАНЕНИЕ ИСПОЛНЕННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ЕЕ АРХИВАЦИЯ

Составление номенклатуры дел

Номенклатурой дел называется систематический перечень конкретных заголовков дел, заводимых в структурной части учреждения на соответствующий календарный год. Таким образом номенклатура дел – это ориентировочный список будущих дел. В соответствии с заголовками, которые даны в номенклатуре, производится распределение документов по делам.

Номенклатура дел составляется для каждой структурной части учреждения лицом, ответственным за делопроизводство, с привлечением ведущих специалистов подразделений. Номенклатура дел согласуется с канцелярией и архивом учреждения и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном учреждении.

В небольших учреждениях номенклатура дел утверждается руководителем учреждения. В крупных учреждениях – руководителями структурных подразделений или начальником канцелярии.

Номенклатуры дел составляют в нескольких экземплярах. Один из них хранится в канцелярии, другой – в подразделении, третий – в архиве.

В учреждениях, имеющих структурные подразделения, составляется сводная номенклатура дел. Она представляет собой свод номенклатуры всех подразделений. В сводной номенклатуре дел могут располагаться номенклатуры дел общественных организаций.

Номенклатура дел утверждается не позднее декабря текущего года и вступает в силу с 1 января нового года. Утвержденные номенклатуры дел действуют в течение ряда лет и подлежат замене в случае коренного изменения функций и структуры учреждения.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела, возникающие в деятельности структурного подразделения или учреждения, в том числе и документы, поступающие от других учреждений и отдельных граждан.

Заголовок дела должен отражать один вопрос, один срок хранения для всех документов конкретного дела. В связи с этим не допускается в заголовке писать «Разная переписка», «Руководящие материалы» и т.п.

Не допускается в заголовке дела писать «Отчет о работе учреждения», так как отчеты бывают годовые, квартальные, месячные, а сроки хранения их различны.

Названия в номенклатуре располагают по степени их важности. Вначале перечисляют дела с распорядительной документацией вышестоящих органов, затем дела с приказами руководителя данного учреждения, ниже планы, отчеты, переписка и т.д. Внутри групп дела располагают также по степени важности.

При наличии большого количества подведомственных учреждений дела с перепиской располагают в алфавитном порядке корреспондентов или географических названий. Такой порядок облегчает поиск документов.

Номенклатуры дел составляют в форме таблиц.