Формирование и хранение дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов по папкам. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел проводит, как правило, секретарь или другой специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя предприятия.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам.

В большинстве случаев формирование дел осуществляется по названиям видов документов. При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки квалификации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

· в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

· документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

· документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

· документы, касающиеся одного вопроса, помещают в одно дело;

· в дело включают один экземпляр документа;

· каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен;

· в дело формируются, как правило, документы одного года;

· в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

· документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.

Устав и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Протоколы заседаний разных органов формируются отдельно друг от друга. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Коммерческие контракты формируются в дела отдельно от трудовых контрактов с работниками.

Приказы по основной деятельности формируются в дела отдельно от приказов по личному составу.

Документы по личному составу формируются в алфавитном порядке.

Документы ограниченного доступа формируют отдельно от остальных документов.

При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.

При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы. Прогнозируя рост переписки с партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов. при дальнейшем нарастании переписки следует разделить документы на письма и факсы.

Если список партнеров достаточно стабилен, то в этом случае удобно применить объектовый признак формирования документов. в одно дело помещать документы относящиеся к одной фирме.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в папку первого года.

При формировании дел используют скоросшиватели. При хранении документов, относящихся к разным годам, применяют разделители с указанием года.

Дела с исполненными документами хранят централизованно у секретаря или в канцелярии или в каждом структурном подразделении.

Дела, как правило, ставят в шкафах вертикально. При горизонтальном хранении дел возникает ряд неудобств, связанных с поиском документов.

Для хранения дел используют специальные шкафы. С внутренней стороны шкафа прикрепляют номенклатуру дел, хранящихся в данном шкафу.

При выдаче дел исполнителям во временное пользование секретарь ставит на место дела карточку, составленную по следующей форме:

Не разрешается выносить дела из здания учреждения или передавать их в другие структурные подразделения без разрешения руководства.

Изъятие документов из дел разрешается в исключительных случаях с разрешения руководства. При этом составляется акт по установленной форме. Если документ изымается из дела во временное пользование, то на его место вкладывается листок, составленный по следующей форме: