Облік, контроль, аналіз

Контрольно-аналітична функція менеджменту передбачає облік, контроль і аналіз. Це не означає, що дані складові реалізуються саме в такій послідовності. Вони можливі, а часто необхідні на кожному етапі менеджменту.

Якої-небудь облік, хоча б без документального оформлення, керівник веде завжди. Він тримає в пам'яті завдання, що доручаються державним службовцям, і враховує їх, прагнучи розподіляти їх рівномірно. Формалізований облік ведеться в усіх колективах, він необхідний при підготовці звітів про роботу за рік і т.д.

Більш складні форми обліку пов'язані зі створенням картотек (прикладом є каталог бібліотеки), спеціальні форми обліку існують для персоналу (картка державного службовця, особиста справа, трудова книжка, куди записуються просування по службі, заохочення). Серед технічних засобів найбільш надійним і ефективним є комп'ютер. Він дозволяє швидко відшукати будь-які занесені в файл відомості.

Поточний, оперативний облік ведеться щодо явищ, які функціонально підконтрольні відповідному органу публічного управління, організації. Всі вони збирають і узагальнюють статистичні дані. Міліція веде облік різного роду правопорушень, органи охорони природи підраховують кількість тварин на певній території, органи, які відають землеустроєм, враховують кількість угод із землею в певному районі. Громадські об'єднання збирають дані про динаміку розвитку об'єднання, віковому складі його членів і т.д. Ці дані збираються десятки років. Обробка облікових даних дозволяє встановити, по-перше, стан тих чи інших явищ, а по-друге, тенденції 1Х Розвитку. Виявивши ті чи інші тенденції, можна прийняти відповідні управлінські заходи (наприклад, дозволити або заборонити мисливцям відстріл тварин в певних регіонах, підвищити вартість мисливської ліцензії при зубожінні ресурсів), вжити заходів для орієнтації громадського об'єднання на ті чи інші верстви населення, змінивши, зокрема, програму і статут, форми пропагандистської роботи.

Різнобічний характер і безліч форм має контроль. Як. говорилося, контроль - одна з найважливіших стадій при виконанні управлінського рішення. У державному та муніципальному управлінні контроль в публічному управлінні суб'єкта федерації, територіальної автономії спрямований насамперед на дотримання законності та дисципліни. Кожен керівник організації зобов'язаний з цієї точки зору здійснювати контроль за діяльністю підлеглих, на нього покладено внутрішній контроль. Він повсякденно перевіряє явку на роботу, дотримання трудового режиму, здійснює проміжний контроль виконання завдання, заслуховуючи інформацію підлеглих, їхні звіти та доповіді. Керівник може перевірити виконання завдання з виїздом на місце, в бесіді з керівниками та працівниками того об'єкта, діяльність якого він доручив перевірити державному службовцю. Контроль може здійснюватися шляхом проведення нарад і обговорення на них розв'язуваної проблеми.

У сфері державного та муніципального управління, управління колективами здійснюється також зовнішній контроль. Він має різні форми: з боку вищестоящих органів, з боку спеціалізованих органів державного контролю, з боку населення, громадських об'єднань, громадян. Парламент, наприклад, може створити слідчу комісію для розслідування діяльності певного органу або установи. Його рахункова палата перевіряє виконання державного бюджету в окремих установах. Майже в кожному міністерстві і відомстві в Росії є відділ, інший підрозділ, що здійснює від імені відомства контрольні повноваження по відношенню до підлеглих структур. Існують також спеціалізовані органи функціонального контролю, що діють в певній сфері. У Росії це, зокрема, федеральні нагляду.

За результатами внутрішнього та зовнішнього контролю робляться відповідні висновки, позитивні і негативні. Нерідко такі висновки робляться щодо конкретних керівників і державних службовців (заохочення за сумлінну працю, стягнення за погану роботу та ін.)

Облік і контроль - передумова для аналітичних висновків про стан справи, про діяльність конкретних державних службовців. Такий аналіз повинен бути всебічним і глибоким. Не можна робити висновки на основі якогось одного факту, бо майже завжди фактом може бути протиставлено контр факт. Необхідно враховувати сукупність фактів і зовнішніх обставин, наприклад, зовнішні перешкоди, які перешкодили точному виконанню завдання і які було неможливо подолати.

Результатом аналізу є певний умовивід, відповідно до якого приймається управлінське (основне або проміжне) рішення. Воно породжує новий цикл управлінського процесу.