Автоматизация процедуры аттестации персонала

 

В различных сферах деятельности человека требуется наличие квалификационной категории, присваиваемой по результатам аттестации. В ряде отраслей приняты стандарты, позволяющие выйти на высокий уровень формализации процедур и содержания аттестации работника. Современная практика аттестации дает четкое представление о перспективах развития процедур в сторону их автоматизации.

Как нами было выявлено ранее, система аттестации персонала позволяет вести целенаправленную работу по формированию квалифицированного персонала предприятия, что делает его конкурентоспособным на рынке. С развитием организации, организационно-штатными переменами возникает потребность в изменении применяемой в компании процедуры аттестации. В связи с этим к оценке персонала в современных условиях предъявляются повышенные требования, что приводит к необходимости ее совершенствования.

Необходимость пересмотра правил оценки сотрудников также может быть вызвана изменением профессионального состава персонала. В частности, при увеличении количества высококвалифицированных сотрудников изменение системы аттестации персонала становится необходимым не только для того, чтобы установить адекватные схемы оценки, но и для уменьшения временных, человеческих и материальных затрат. По этой причине в компании ООО «Независимая лаборатория ИНВИТРО» можно провести мероприятия по изменению процедуры оценки персонала и внедрению оценки персонала в форме электронной аттестации.

В своей основе электронная оценка персонала подразумевает использование электронно-тестирующей компоненты, позволяющей производить тестирование сотрудников различного профиля (как правило, базовый модуль содержит тесты для специалистов юридических, планово-экономических, финансовых, бухгалтерских, производственно-технических служб); нормативно-регламентирующей базы, включающей набор документов, регламентирующих проведение оценки персонала в компании.

Поскольку процесс аттестации органически входит в состав стратегии управления человеческими ресурсами, то во избежание противоречий и возможных конфликтов при выборе системы оценки (аттестации) персонала особое внимание необходимо обратить на ее соответствие другим действующим процессам управления персоналом в организации – внутреннего обучения, подготовки базы должностных инструкций и компетенций, развитию сотрудника.

Цели внедрения электронной аттестации персонала следующие:

а) побудить сотрудников целенаправленно и планово совершенствовать свою повседневную рабочую деятельность для увеличения прибыли компании и дальнейшего развития своей карьеры;

б) установить задачи, приоритеты и ресурсы для совершенствования деятельности сотрудника;

в) определить препятствия и проблемные области в работе сотрудника;

г) согласовать необходимое обучение и план дальнейшего развития сотрудника;

д) определить возможность карьерного роста сотрудника, материального стимулирования.

Таким образом, электронная оценка персонала по сути своей является одной из граней идеи дистанционного образования. Дистанционное обучение отличается от заочного и самостоятельного тем, что учащийся может связаться с преподавателем с помощью электронной почты или online, пройти тестирование с автоматической проверкой его результатов. Сегодня появились разнообразные программы дистанционного обучения, рассчитанные на младший персонал, технических специалистов, управленцев. Вообще дистанционное обучение имеет ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с традиционным, особенно там, где персонал должен постоянно изучать большие объемы информации. Если во время тестирования или в ходе работы выяснилось, что работник делает что-то неправильно, можно еще раз пройти забытую или непонятую часть учебного модуля.

В то же время дистанционное обучение имеет и одно важное преимущество перед тренингом – это постоянное тестирование с обратной связью. На тренингах же нет четкой системы проверки, как глубоко участник понял программу, в то время как дистанционное обучение ставит на поток проверку и значительно сокращает затраты на аттестацию низового персонала и линейных менеджеров.

В соответствии с потребностями фирмы программу дистанционного обучения можно дополнять учебными модулями, дополнительными сведениями, необходимыми для работы определенной части персонала. Курс может содержать теоретическую часть, тексты, касающиеся особенностей работы данной фирмы, набор практических задач и тестирование, видео- и аудиоматериалы, графики. Таким образом, к участию в этом мероприятии можно оперативно и качественно готовить даже временный персонал.

Здесь необходимо заметить, что в России активное внедрение подобных технологий неизбежно, поскольку система дистанционного образования сотрудника, содержащая корпоративные требования, нормы и правила, позволяет эффективно, дешево и достаточно объективно оценить как уровень теоретических знаний и навыков сотрудника, так и динамику его развития, что особенно удобно для компаний с разветвленной филиальной сетью ООО «Независимая лаборатория ИНВИТРО».

Для автоматизации аттестационных процедур требуется провести ряд мероприятий для ресурсного обеспечения таких изменений:

1) Необходимо выделить параметры, позволяющие установить уровень профессиональных компетентностей работников.

2) Необходимо определить необходимое число индикаторов, выраженных в результативности образования, которые раскрывали бы показатели, устанавливающие уровень профессиональных компетентностей работников ООО «Независимая лаборатория ИНВИТРО».

3) Определить процедуру экспертизы таким образом, чтобы пакеты документов анализировали эксперты, отобранные случайным образом, независимо друг от друга.

4) Определить формы оценивания материалов, представленных работником на аттестацию.

5) Определить форматы и процедуры сбора информации для определения значения индикаторов, выражающих результативность, определяющую показатели уровня проявления профессиональных компетентностей сотрудника ООО «Независимая лаборатория ИНВИТРО».

6) Определить процедуры утверждения результатов автоматизированной аттестации и др.

Все указанные шаги к построению автоматизированной системы аттестации важны и значимы. Однако, в зависимости от выстраиваемой модели автоматизированной аттестации, какие-то шаги могут быть дополнены.

Внедрение электронной системы аттестации персонала ООО «Независимая лаборатория ИНВИТРО» позволит оценить следующие основные моменты:

1) определить потребность персонала в обучении;

2) провести конкурс при замещении вакантных должностей внутри организации;

3) выявить соответствие сотрудников занимаемым должностям;

4) получить максимально объективную оценку профессиональных, деловых, личностных качеств сотрудников ООО «ИНВИТРО»;

5) определить возможности дальнейшей мотивации сотрудника;

6) составить план развития сотрудника (обучения, повышения квалификации, развития карьеры);

7) поставить перед сотрудником задачи на определенный период, повысить ответственность и исполнительскую дисциплину;

8) принять решение об увольнении или повышении.

Таким образом, менеджмент ООО «Независимая лаборатория ИНВИТРО» получит развернутую «карту знаний» своих сотрудников, увеличивая качество принимаемых кадровых решений и сужая временные рамки процесса оценки персонала.

ООО «ИНВИТРО» может выбрать один из двух способов:

1) организовать внешний центр оценки – путем приглашения экспертов с разработанными электронными ресурсами (программами) из известных консалтинговых фирм, завоевавших неоспоримый авторитет в этой области, и, таким образом, снизив риски от работы некомпетентных консультантов;

2) создать внутренний центр оценки – путем подготовки электронного ресурса (программы) собственными усилиями либо при помощи сторонних специалистов, с помощью которого специалисты компании будут сами проводить оценку персонала.

Ответственность за организацию и проведение процедуры «электронной аттестации» возлагается на руководителя, сотрудника и службу управления персоналом. В частности, руководитель подразделения отвечает за:

1) обеспечение своевременного проведения аттестации сотрудника (время и дата электронной оценки знаний и собеседования на основании приказа о проведении аттестации (цель, сроки, место, порядок проведения, порядок формирования аттестационной комиссии, порядок предоставления методической и организационно-технической помощи структурным подразделениям, ответственные лица);

2) содержание собеседования и приоритетных областей для обсуждения с сотрудниками;

3) ознакомление с результатами предыдущей аттестации сотрудника.

Сотрудник в данной процедуре является ответственным за:

1) предварительную самооценку своей деятельности;

2) определение областей деятельности, в которых могут быть произведены улучшения;

3) определение наиболее проблемных областей в собственной работе;

4) подготовку предложений по необходимому обучению для повышения эффективности своей деятельности.

На службу управления персоналом ложится ответственность за:

1) правильность проведения процедуры аттестации;

2) обучение руководителей подразделений процедуре проведения аттестации;

3) выборочное проведение собеседований с сотрудниками совместно с руководителями подразделений (в случае неудовлетворительной оценки, конфликтной ситуации);

4) проведение анализа электронных оценок, занесение их в личные дела сотрудников и предоставление их руководителям подразделений.

Опишем возможную примерную модель автоматизированной аттестации сотрудников ООО «Независимая лаборатория ИНВИТРО» процедурно.

Изначально разрабатывается новое положение об автоматизированной аттестации, которое содержит описание концепции и модели автоматизированной аттестации, инструкции пользования электронной системой аттестации, а также все необходимые формы документов (характеристика на аттестуемого, оценочный лист, анкета, алгоритм собеседования, выводы из собеседования, протокол заседания аттестационной комиссии и т.д.).

Электронная аттестация знаний сотрудника проводится службой управления персоналом в соответствии с утвержденным руководителем подразделения графиком. Для обеспечения контроля динамики индивидуального развития сотрудника электронная аттестация может проводиться в ООО «ИНВИТРО» в 3 этапа:

1 этап: электронные тесты (электронная оценка знаний, оказываемых услуг ООО «ИНВИТРО», Закона РФ «О защите прав потребителей» и др.), которые состоят определенного количества вопросов: оценка знаний и сервисных услуг предприятия – 50 вопросов, оценка знания юридических аспектов – 30 вопросов. При наличии 90% правильных ответов по каждому тесту сотрудник считается высококвалифицированным специалистом. При наличии 80% правильных ответов по каждому тесту сотрудник считается специалистом средней квалификации. При наличии 70% правильных ответов по каждому тесту сотрудник имеет начальные знания для работы в организации (переаттестация). При наличии менее 60% правильных ответов по каждому тесту ставится вопрос об увольнении сотрудника. Электронные тесты обновляются ответственными лицами по мере появления новой информации.

2 этап: рассмотрение характеристик (итоги проведенного обучения) службой управления персоналом; анализ электронных оценок, занесение их в личные дела сотрудников и предоставление руководителям подразделений. На основании электронных оценок определяется потребность в последующем обучении.

3 этап: оценка сотрудников «клиентами» ООО «ИНВИТРО» по следующим критериям: встреча клиента, приветствие; установление контакта, начало диалога; выявление потребностей; умение показать выгоду для клиента; работа с возражениями; завершение работы; знание сервисных услуг предприятия, поддержание имиджа ООО «ИНВИТРО»; внешний вид сотрудника и др.

Результаты электронной аттестации, характеристики сотрудников предприятия передаются руководителю подразделения для проведения аттестационного собеседования, на основании которого даются рекомендации по улучшению деятельности сотрудника.

Аттестация сотрудников ООО «ИНВИТРО» может быть проведена в присутствии аттестационной комиссии (для новых сотрудников, при наличии конфликтных ситуаций, на усмотрение руководителей подразделений).

Результаты оценки (аттестации) сотрудников передаются в службу управления персоналом для занесения в личное дело и сравнительного анализа. Служба управления персоналом отслеживает динамику развития сотрудников, оценивает индивидуальную деятельность сотрудника, сообщая результаты аттестации. Руководитель и сотрудник обсуждают и формулируют индивидуальные цели для дальнейшего развития сотрудника, ставят задачи на определенный период и планируют возможные мероприятия по улучшению деятельности сотрудника.

Записями об оценке персональной деятельности является пакет аттестационных документов.

Накопление, учет и анализ данных об оценке персональной деятельности сотрудников производится в службе управления персоналом. Внедрение электронной аттестации персонала необходимо, поскольку сегодня в российском бизнесе наблюдаются следующие тенденции:

- высокая текучесть кадров;

- периодически отслеживается качество персонала, проводятся аттестации;

- стоит задача по формированию кадрового резерва;

- существует потребность в частом подборе персонала;

- требуется периодическое обучение и развитие персонала;

- имеет место забота о планировании карьеры работников, правильном позиционировании ключевых специалистов;

- руководство заинтересовано в оптимизации системы управления подчиненными (особенно, если организация имеет региональную сеть).

Таким образом, можно констатировать, что проведение аттестации персонала в электронном виде имеет следующие преимущества:

- сокращение временных затрат и человеческих издержек;

- проверка знаний во всех требуемых сотрудникам областях;

- наглядность динамики эффективности деятельности и развития сотрудника ООО «ИНВИТРО»;

- «чужая» оценка (оценка «клиентами» ООО «ИНВИТРО»);

- оперативность установления результатов знаний (сразу по прохождении электронного тестирования).

Выбор способа электронной аттестации персонала с помощью внутренних или внешних специалистов зависит от многих факторов: финансовых возможностей компании, заинтересованности первых лиц, наличия в организации квалифицированных экспертов и др. Например, проведение внешнего центра электронной оценки значительно экономит время и позволяет в короткие сроки получить нужную информацию, но имеет и более высокую стоимость.

Подобрать подходящий вариант для своей компании поможет представление об условиях организации центра оценки той или иной формы, а также о целях предприятия и имеющихся ресурсах.

Внешняя электронная аттестация персонала имеет определенные особенности. Так, для проведения оценки персонала специалистами консалтинговых фирм руководство организации сначала может выяснить уровень качества предоставляемой ими услуги, узнать о возможности использования будущих результатов и убедиться в целесообразности планируемых мероприятий, ориентируясь на пять основных критериев.

Во-первых, стоимость услуг. Цена качественного центра оценки одного человека довольно высока и складывается в зависимости от сложности выполняемых сотрудниками задач из должностного уровня, количества оцениваемых, формы и структуры итогового отчета, применяемых технологий и уровня привлекаемых экспертов. Индивидуальный центр оценки стоит дороже, чем оценка нескольких человек.

Во-вторых, сложность электронного ресурса, используемого внешними консультантами, для внутренних специалистов.

В-третьих, «неангажированность» внешних консультантов. Так, внешняя аттестация дает информацию о реальном качестве персонала (без приукрашивания или затушевывания отдельных аспектов), независимо от «политических» игр, ведущихся в организации.

В-четвертых, представление полученных результатов, поскольку после проведения аттестации эксперты готовят структурированный отчет для заказчика, который в соответствии с предварительной договоренностью консультантов с руководителями организации может содержать рекомендации по использованию полученных данных в ООО «ИНВИТРО», а также план проведения дальнейших кадровых мероприятий.

В-пятых, стандартность подхода. Проводя аттестацию, многие внешние эксперты используют универсальные модели поведения человека, ведущего ту или иную профессиональную деятельность, которые характерны для большинства организаций. Однако для прогнозирования успешности выполнения должностных обязанностей сотрудника в условиях работы в конкретной компании этого может быть недостаточно. Данные для глубокого анализа соответствующих характеристик конкретной организации, особых требований к сотруднику, исходя из специфики его профессиональной деятельности, в данной фирме лучше всего могут сформулировать внутренние специалисты службы персонала или руководители предприятия.

Организация электронного центра оценки силами сотрудников собственной службы управления персоналом может являться удачным решением по следующему ряду причин.

Главным фактором, обуславливающим функционирование в ООО «Независимая лаборатория ИНВИТРО» внутреннего центра электронной аттестации, является осознанная руководством необходимость в персонале определенного качества, понимание директором организации того, что предприятие – это, прежде всего, люди, от которых зависит не только прибыль предприятия, но и само его существование. Человеческие ресурсы, безусловно, требуют регулярной оценки; работа с персоналом должна вестись в соответствии с приоритетными задачами и стратегическими целями развития ООО «Независимая лаборатория ИНВИТРО».

Основные затраты при внедрении внутреннего центра аттестации персонала требуются на разработку и внедрение специальных технологий, обучение сотрудников, автоматизацию процесса обработки и хранения информации, подготовку оборудования, помещения и т.д.

Все это требует увеличения бюджета кадровой службы ООО «Независимая лаборатория ИНВИТРО», а также изменения соответствующих регламентов работы и формирования мотивации персонала к участию в оценочных мероприятиях.

Организация внутреннего центра электронной аттестации должна рекомендоваться в том случае, если планируется проведение долгосрочных и системных работ по определению эффективности деятельности сотрудников, при этом данная функция тесно вплетается в общую систему управления персоналом и предполагает проведение ряда кадровых мероприятий на протяжении длительного периода времени.

Также проведение электронной аттестации внутренними специалистами ООО «Независимая лаборатория ИНВИТРО» может стать единственно возможным способом определения качества персонала, если руководство ООО «Независимая лаборатория ИНВИТРО» не готово, или в силу различных обстоятельств не может, или не желает предоставить внешним экспертам данные, необходимые для проведения процедуры, чтобы не допустить даже малейшей утечки информации о кадрах своего предприятия.

Внутренний электронный центр оценки может не только отвечать задачам развития различных коммерческих и некоммерческих организаций, но и являться рентабельным вариантом работы с кадрами (исходя из численности персонала, затрат на сотрудников и т.д.).

В итоге проведенных мероприятий, являющихся составляющей комплексной технологии аттестации персонала, руководитель получил независимую, максимально полную информацию о каждом из сотрудников с соответствующими прогнозами и рекомендациями.

В ходе аттестации и при анализе полученных результатов осуществились:

1) описание потенциальных возможностей сотрудников ООО «Независимая лаборатория ИНВИТРО»;

2) составление психологических характеристик на каждого сотрудника с указанием сильных и слабых сторон, ограничений в деятельности, направлений эффективного использования и рекомендаций руководителю;

3) выявление направлений развития сотрудников;

4) формулирование рекомендаций по взаимодействию с каждым из сотрудников;

5) разработка мероприятий по мотивации персонала, ориентации работников на достижение целей ООО «ИНВИТРО»;

6) описание наиболее эффективных форм стимулирования персонала.

Безусловно, описанная система является лишь одной из возможных моделей проведения оценки персонала организации.