II. По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

2.1. Внутренние документы составляются и обращаются внутри данного предприятия, ими оформляются операции, совершенные на данном предприятии. Большинство документов, обращающихся на предприятии, являются внутренними. Это накладные на внутреннее перемещение товаров, расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы, кассовые ордера и др.

2.2. Внешние документы поступают от других предприятий или направляются на другие предприятия. Такими документами являются: накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщиков материалы, платежные поручения.

III. По способу отражения операций документы подразделяются на: первичные и сводные.

3.1. В первичных документах фиксируется одна или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения. Составление первичных документов является первым этапом учетных работ. По объему содержания первичные документы могут быть разовыми и накопительными.

3.1.1. Разовыми документами оформляется одна операция в момент ее совершения. Например накладная на отпуск товара.

3.1.2. В накопительных документах фиксируются однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода (дня, месяца).

3.2. Сводные документы составляются на основании первичных документов. Например, кассовый отчет о командировке составляется на основании документов, подтверждающих поступление и расходование денег; товарный отчет составляется на основании товарных документов.

Способы исправления бухгалтерских ошибок:

1. корректурный способ - применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. исправление производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой "исправлено".

2. способ дополнительных проводок - так исправляются ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и повторенные в разных учетных регисрах. Способ используется и при правильной корреспонденции счетов, если запись сделана в меньшей сумме. Составляется дополнительная бух.запись на сумму, недостающую до правильной.

3. способ "красное сторно" - для исправления неправильной корреспонденции счетов. при этом составляются две записи (проводки). Неправильная запись повторяется красными чернилами, это означает вычитание (ее сторнирование, уничтожение). затем делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов.

Учет операций на расчетном счете:

Расчетные счета открываются предприятиям, являющимся юридическими лицами и имеющим самостоятельный баланс и др.

Порядок открытия расчетного счета регламентирован инструкцией, в соответствии с которой каждому предприятию может быть открыт только один расчетный счет в одном из банков по его выбору.

На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.

С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, соцстраху, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т.п.

Инвентаризация - проверка фактического наличия имущества хозяйства в натуре.

Цель - проверить все ли хоз.операции учтены в б.у. и оформлены документами, а также внести необходимые уточнения и исправления.

Причины проведения инвентаризации различны:

-ошибки при отпуске и приеме ценностей;

-неисправности оргтехники;

-наличие процессов, не фиксируемых первичными документами;

-хищения и злоупотребления;

-контроль действия материально ответственных лиц.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются:

· Руководитель предприятия

· Главный бухгалтер

· Руководителеи структурных подразделений.

При большом объеме работ создаются и рабочие инвентаризационные комиссии:

· Представитель руководства предприятия (председатель комиссии)

· Специалисты (экономист, бухгалтер, технолог)

Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации несёт руководитель предприятия.

Обязанности инвентаризационной комиссии:

-провести инвентаризацию имущества в местах его нахождения;

-выявить вместе с бухгалтерией результат инвентаризации;

-выработать предложения по порядку зачета и списания недостачи ценностей;

-разработать предложения по совершенствованию порядка приема, хранения и отпуска ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью.

Проведение инвентаризации обязательно:

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного и муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· при смене материально ответственных лиц;

· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

· в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при реорганизации или ликвидации организации;

· в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Сроки проведения инвентаризации:

1. Основных средств не менее 1 раза в 2-3года, а библиотечный фонд не реже 1 раза в 5лет.

2. Капитальных вложений не менее 1 раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года.

3. Незавершенного производства; полуфабрикатов собственного производства; сырья и товарно-материальных ценностей; ГП на складах не менее 1 раза в год перед составлением годовой отчетности и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года.

4. Нефти и нефтепродуктов не реже 1 раза в месяц.

5. Денежных средств, денежных ценностей не менее 1 раза в месяц.

6. Расчетов с банками по 51, 52 и др.сч. по мере получения выписок банков, по переданным в банк инкассо-расчетным документам на 1 число каждого месяца.

7. Расчетов по платежам в бюджет не менее 1 раз в квартал.

8. Расчетов с дебиторами и кредиторами не менее 2 раз в год.

9. остальных статей баланса на 1 число месяца за отчетным годом.

 

Документооборот - движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения, и исполнения, и передачи в архив.

Этапы системы управления документооборотом:

1. Разработка положения о бухгалтерской службе.

2. Разработка должностных инструкций работников бухгалтерии и иных работников предприятия имеющих отношение к учету.

3. Составление графика документооборота на предприятии.

4. Создание технологии обработки учетной информации.

5. Разработка номенклатуры дел и порядок текущего хранения документов.

6. Экспертиза ценностей документов и подготовка дел к длительному хранению.

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР (форма № КО-2) — применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники; выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3); в тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна; по строке “Основание” указывается содержание хозяйственной операции, а по строке “Приложение” перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления; составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения.

Преимущества мемориально-ордерной формы учёта:

1. Довольно простая структура - вместо многочисленных регистров синтетического учёта применяется один регистр синтетического учёта – Главная книга. Удачно сочетается использование книг и карточек.

2. Наглядность записей - все синтетические счета располагаются на одном листе, что даёт возможность проверять правильность записей в учётных регистрах и выявлять допущенные ошибки.

3. В любое время можно получить баланс по счетам - для этого достаточно подсчитать суммы по итоговой графе и корректированным счетам.

4. Возможность разделения учётной работы между специалистами разного уровня квалификации - простота и доступность учётной техники, строгая последовательность учётного процесса.

и недостатки:

1. Трудоёмкость учета, вызванная прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, в регистрационном журнале, в синтетических и аналитических регистрах).

2. Отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета и нередкое отставание его от синтетического.

3. Формы регистров синтетического учета зачастую не содержат показателей необходимых для контроля, анализа хоз. деятельности и составления отчетности.