Получение экономического эффекта от внедрения проекта

Эффект от внедрения СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

Источники прямого экономического эффекта от внедрения проекта в ООО «АВС»:

Эпр = Эмз + Эвд + Этсз

где

Эмз - экономия материальных затрат (бумага, папки, шкафы для хранения документов, аренда помещений под архивы);

Эвд - устранение затрат на восстановление документов;

Этсз - экономия трудовых и стоимостных затрат за счет сокращения времени на поиск, обработку и согласование документов.

Рассмотрим, например, особенности оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, устранение затрат на восстановление документов и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в год, чтобы затем оценить сроки окупаемости. Эти расходы существенно варьируются в зависимости от вида деятельности организации, и расчеты будут носить характер усредненных оценок.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. В среднем для расчетов возьмем 50 листов или 0,1 пачки бумаги, стоимость пачки бумаги – 140 руб., в месяце 23 рабочих дня. Таким образом, получим оценку:

Эмз = 25 * 0,1 * 23 * 140 = 96600 руб.

Затраты на восстановление документов можно выяснить, изучив статистику последних лет работы фирмы и приняв за основу среднюю величину:

Эвд = 65000 руб.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

1. Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.

2. Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

3. Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование – устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Допустим, что для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное – специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа достаточно хорошо измерена адептами внедрения СЭД. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и, скорее всего, находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 12%.

Ускорение бизнес-процессов – наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. Она тяжело поддается априорной оценке, но попробуем все же какую-то оценку произвести. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени. Таким образом, общая экономия рабочего времени составит 30%:

Этсз = Зраб * Ксн * УВ * 12

где

Зап – средняя заработная плата работника;

Ксн – коэффициент отчислений на социальные нужды;

УВ – условное высвобождение работников.

Условное высвобождение работников ООО «АВС» составит:

УВ = Чраб * Зрв,

где Чадм – численность работников, чел.;

Зрв – сокращение затрат рабочего времени, %.

Получим:

УВ = 25 * 0,3 = 7,5 чел.

По данным ОРП предприятия заработная плата в среднем составляет 13500 руб. Таким образом, годовая экономия стоимостных затрат в ООО «АВС» от внедрения проекта составит:

Этсз = 13500 * 1,34 * 7,5 * 12 = 413100 руб.

Эпр = 96600 + 65000 + 413100 = 574700 руб.

Суммарный годовой эффект оценивается по формуле:

Эг = Эпр + Экосв,

где Эпр – прямой экономический эффект;

Экосв – косвенный экономический эффект от внедрения проекта.

Косвенный экономический эффект принимает форму увеличения объема реализации услуг из-за улучшения обслуживания клиентов, поэтому возникает необходимость прогнозирования дополнительного количества услуг. Прогноз реализации услуг должен быть основан на анализе тщательном рынка и конкурентном анализе, что выходит за рамки данного проекта.

Таким образом, в качестве годового экономического эффекта от внедрения проектных разработок будет принят прямой эффект.

Эг = 574700 руб.