Сучасна українська 7 страница

Прошу Вас погодити це питання з керівництвом ОЦ м. Донецьк.

10.01.2002

Начальник ОЦ комбінату (підпис) П. О. Сич

 

Деканові географічного ф-ту ОДУ

професору Литвиновій Я. В.

студ. гр. ГУ-43

Кременя Дмитра Павловича

Пояснювальна записка

Із 05.11 до 28.11.2002 я не відвідував заняття, оскільки допо­магав усунути наслідки стихійного лиха, що сталося за місцем проживання батьків (м. Тересва Закарпатської обл.).

30.11.2002 (підпис)

Директорові п. Бондар О. Г.

Міністерство харчової промисловості

України п.

об'єднання «Харківський хлібозавод № 8»

Пояснювальна записка №16 про порушення технічної дисципліни

Доводжу до Вашого відома, що 17.11.2002 у зв'язку з вимк­ненням електроенергії в загальній мережі заводу з 20.00 до 24.00 було припинено випікання партії хліба, яка складала 150 (сто п'ятдесят) кг.

Мною, нач. цеху № 2 Пасько В. Ю., щодо цього факту було укладено акт, який додається.

Зроблено відповідний запис до технологічного чергового журналу, напівфабрикати хліба передано до складу № 4, на­кладна додається.

Додатки:

1) акт №4 — 3 арк. у 2 пр.

2) накладна № 247 — 1 арк. в 1 пр.

18.11.2002 (підпис) В. Ю. Пасько

 

Запрошення (повідомлення)

Запрошення— це документ, що містить коротку інформацію про подію або захід і адресується конкретній особі, особам чи організації. Запрошуючи взяти активну або пасивну участь в анонсованому заході, цей документ завжди повинен бути за змістом увічливим та коректним і містити дані про дату, місце, час, характер зібрання й умови, що висуваються перед його учас­никами.

Реквізити

1. Назва документа.

2. Звертання до" адресата (у Кл. відмінку):

 

— статус (посада);

— прізвище;

— ім'я;

— ім'я по батькові.

3. Текст, що містить:

— дату й час заходу;

— місце проведення;

— назву заходу;

— порядок денний, тематику подій;

— прізвища доповідачів у послідовності заявленого ви­ступу;

— маршрут проїзду (якщо треба);

— контактний телефон для довідок.

 

4. Посада (статус), підпис, ініціали та прізвище адресанта або назва структури, яка запрошує.

5. Печатка (якщо треба).

Текст запрошення (повідомлення) залежить від характеру заходу, статусу й місця, яке відводиться в ньому адресатові.

Документ може бути й без назви і починатися з шанобли­вого звертання у Кл. відмінку:

— Шановний (-а, -і)...

— Глибокошановний (-а, -і)...

— Вельмишановний (-а, -і)...

— Добродію (-йко, -ї)...

— Пане(-і, -но, -ове)... тощо.

За формуляром і змістом цей документ подібний до службо­вого листа-запрошення чи оголошення.

Зразки:

 

Запрошення

Вельмишановні пані Ольго та пане Гордію!

Запрошуємо вас на ювілейні урочистості, присвячені 70-річчю від дня народження та 50-річчю творчої діяльності народного артиста України Борейка Леоніда Семеновича, що відбудуться 4 квітня 2002 р. в Будинку актора (вул. Красі-на,3)о 17.00.

 

Голова Харківського театрального

товариства (підпис) В. М. Шестопалов

Увага! Звертаючись до декількох осіб, займенники ви, вам, вас... слід писати з малої букви.

Шановний п. Стефанів Олеже Віталійовичу!

Запрошуємо Вас узяти участь у роботі науково-практич-чоі конференції «Вивчення української мови у вищій школі», жха відбудеться 20 травня 2002 р. в Харківському державному педагогічному університеті ім. Г. Сковороди (вул. Артема, 29).

Засідання перше — початок о 10.00 (ауд. № 401).

Вступне слово ректора ХДПУ ім. Г. Сковороди акад. АПН України Пономаренка Ф. І.

Доповіді та повідомлення:

Кабанець В. Я. (ХДПУ ім. Г. Сковороди)

Актуальні проблеми вивчення української мови у ВНЗ.

Шабатура А. В. (ХНУ ім. В. Каразіна)

Значення українознавчих дисциплін для розвитку осо­бистості в контексті національного виховання.

Колесова 3. Б. (ХДТУСГ)

Явища інтерференції, викликані впливом російської мови.

Любченко А. П. (ХУВС)

Проблеми усного ділового мовлення.

Засідання друге — початок о 15.00 (конференц-зал).

Чорна К. С. (ХДАК)

Про деякі аспекти вивчення ділової української мови.

Бабич Г. П. (ХДПУ ім. Г. Сковороди)

Викладання курсу «Культура мовлення вчителя» на нефілологічних факультетах педагогічного закладу.

Ігнатенко С. П. (ХДТУБА)

Українська мова — мова ділових паперів.

їхати: трамваями № 5, 7, 11 до зупинки «вул. Артема», ст. метро «Пушкінська».

Тел. для довідок: 472-094, 472-420.

Голова оргкомітету (підпис) В. В. Калач

 

Глибокошановна Маріє Степанівно!

14 квітня 2002 р. Вашій школі виповнюється 100 років. Уклінно запрошуємо Вас, дорога наша Вчителько, на святку­вання, яке розпочнеться о 16.00 у малій залі Харківського театру опери та балету ім. М. Лисенка.

Ваш ряд З, місце 17.

Із повагою адміністрація, педколектив та учні гімназії № 6

Звіти

Звіт — документ, який містить відомості (інформацію) про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівникові структурного підроз­ділу, організації або до керівного органу.

Державна статистична й відомча цифрова звітність укладаєть­ся на підставі уніфікованих форм (бланків) й у відповідності до затверджених нормативних документів, які вказують поря­док їх укладання та оформлення. Внутрішньоорганізаційна звітність менш регламентована щодо форми, ніж попередні.

Реквізити:

1. Ґриф затвердження — праворуч (для зовнішніх).

2. Штамп установи (якщо не на бланку) — для зовніш­нього документа.

3. Назва документа.

4. Заголовок, який має такі дані, як:

 

— «про роботу атестаційної комісії»; «про роботу відділу...», «про педагогічну (виробничу) практику...» тощо;

— термін звітності (з 09.01.2002 до 09.02.2002, за І квар­тал 2002р. тощо);

— статус, посада й місце роботи (навчання) укладача;

— прізвище та ініціали укладача.

5. Текст, який має такі частини:

— вступ (зазначається обсяг завдань, які були постав­лені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

— основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, прак­тики тощо);

— висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів ро­боти, практики, перспективи на майбутнє).

6. Додаток (якщо є):

— службова (доповідна, пояснювальна) записка;

— довідкові матеріали;

— квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про ви­трачені кошти (для фінансової звітності).

 

7. Підпис автора документа.

8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізви­ще (для зовнішніх).

9. Дата укладання. 10. Печатка (для зовнішніх).

Зразок:

Звіт

про педагогічну практику студента групи ГЕ-41 географічного ф-ту ХНУ ім. В. Каразіна Божедая В. І.

Практику проходив із 10.02.2002 до 22.03.2002 в СШ № 1 л. Золочів Харківської обл. У школі було створено належні рчови для проходження практики. В одному класі було по­єднано викладання географії та історії, що створювало певні:хладнощі в розміщенні наочності та приладів. Кабінет та географічний майданчик достатньо обладнано технічними за­собами, але бракує сушених мап, атласів, нових підручників та довідково-методичної літератури.

За час практики:

1) провів 10 уроків із географії, 4 з них залікові, які про­аналізували вчитель-методист і керівник практики;

2) брав участь в обговоренні та аналізі 4 уроків інших практикантів;

3) зібрав інформаційно-довідковий матеріал для написан­ня реферату «Екологічна абетка»;

4) розробив і виготував 2 комплекти роздаткового мате­ріалу (анкети);

5) підготував і провів виховний захід «Дбай про майбутнє сьогодні»;

6) брав участь у засіданнях гуртка «Екологія рідного краю» та в укладанні загальношкільної програми «Позакласна крає­знавча робота» на 2002/03 навч. р.

Успішному проведенню практики значною мірою сприяли допомога й доброзичливе ставлення дирекції та викладачів до студентів-практикантів.

Додатки:

1) характеристика-відгук;

2) план контрольного уроку;

3) план виховного заходу;

4) психологічна характеристика учня.

22.03.2002 (підпис)

Оголошення

Оголошення — це документ, у якому міститься необхідна інформація. За змістом оголошення поділяються на два види:

1. Організаційні — оголошення про подію чи захід.

2. Рекламні — оголошення про навчання, роботу, послуги, пропозиції тощо.

Організаційні оголошення адресуються як конкретній групі осіб, так і широким верствам населення. Зміст рекламних ого­лошень розраховано на широкий загал.

Як організаційні, так і рекламні оголошення за формою бу­вають: писані, мальовані, комбіновані, відтворені механічним способом та ін.

Сучасний рівень поліграфічного виробництва, копіювальної та розмножувальної техніки дає необмежену змогу пошуків най­різноманітніших шрифтових і кольорових варіантів цього доку­мента.

Текст будь-яких оголошень повинен бути лаконічним, конк­ретним і містити вичерпну інформацію про дату, час, місце та зміст події чи заходу. Рекламні оголошення повинні висвітлю­вати перелік послуг, товарів, їхню ціну тощо.

Оголошення про запрошення на роботу, навчання, пропо­зиції щодо подорожей і відпочинку включають умови, переваги, пільги, оплату та інші дані.

Розрізняють оголошення:

— службові — підприємств, навчальних закладів, держав­них установ, організацій, фірм, агентств тощо;

— особисті — приватної особи чи групи осіб. Реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст, що містить:

 

— дату;

— час;

— адресу місця проведення;

— організатора (відповідального);

— порядок денний (зміст) заходу;

— коло осіб, яких запрошено;

— умови входу (вільний чи платний);

— способи проїзду (для зовнішніх).

3. Назва структурного підрозділу чи колегіального органу, або
посада і прізвище особи, яка дає оголошення (якщо треба).

Зразки оголошень про заходи:

Оголошення

11 травня 2002 р. об 11.00 у приміщенні Будинку Алчевсь-ких відбудеться зустріч із народним депутатом України Оксаною Ляшенко.

Запрошуємо всіх бажаючих.

Проїзд: ст. метро «Архітектора Бекетова», трам. № 5, 7, 11, Идозуп. «вул. Гіршмана».

Харківський депутатський клуб

 

До уваги власників акцій АТ «Міжнародний фонд про­мислових інвестицій «НафтаГазПром»!

17 грудня 2002 р. о 13.00 в актовому залі ХНДІ «Сільгосп-машбуд» відбудуться загальні збори акціонерів. Реєстрація з 11.00 за свідоцтвами, що посвідчують право власності на акції, а для представників акціонерів — за довіреністю.

Порядок денний:

1. Звіт голови правління за господарський 2002 р.

2. Звіт ревізійної комісії.

3. Затвердження річного звіту та балансу.

4. Затвердження розподілу чистого прибутку за 2002 р. та нормативів розподілу на 2003 р.

5. Затвердження основних напрямків діяльності на 2003 р.

6. Різне.

Оргкомітет працює з 10.12.2002 щодня, крім неділі. Тел. для довідок: 470-410, 451-298 з 9.00 до 18.00. їхати: трол. №8, 18, 38 до зуп. «вул. Тобольська».

Правління

Зразок оголошення про ліквідацію:

АТ «Промзварприлад» повідомляє про самоліквідацію з 11.05.2002. Претензії приймаються протягом 2 міс. від дня публікації цього повідомлення за адресою: Харків-176, вул. Уж­городська, 8.

Тел. для довідок: 111-827, 111-834.

Правління АТ

4 ЗубковМ.

Зразок оголошення про навчання:

Міністерство освіти і науки України Харківський національний університет ім. В. Каразіна

Підготовче відділення

Оголошує додатковий набір на курси для вступу на ф-ти: філологічний, історичний, математичний, фізичний, хімічний, соціологічний, економічний.

Заняття починаються в міру формування груп.

Умови зарахування та додаткова інформація за адресою: Харків-22, майд. Свободи, 4, VI поверх, кімн. 6/19.

Тел. для довідок: 436-196, 457-409 щодня, крім суботи й неділі, з 13.00 до 19.00.

Адміністрація

Зразок приватного оголошення:

Шановні харків'яни та гості міста!

Досвідчені професійні адвокати готові надати вам юри­дичну допомогу щоденно з 9.00 до 19.00 за адресою: вул. Ри­марська, 29-6.

Тел. для довідок: 430-211, 431-220.

їхати до ст. метро «Університет».

У приватних оголошеннях часто замість назви документа («Оголошення») для стислості та економії місця розміщують ключове слово чи словосполучення, наприклад, «Продам», «Прид­баю», «Обміняю», «Пропоную», «Здаю», «Робота за кордоном» тощо.

Обсяг тексту таких оголошень лаконічний і визначається рекламодавцем. За стилем викладу змісту ці документи набли­жаються до реклами, наприклад:

Продам ЗАЗ-968М. На ходу, недорого. Тел. 369-520 (19.00-22.00).

Поряд із нейтральною лексикою та інфінітивною формою дієслова з'являються оцінна, емоційно насичена лексика, рито­ричні запитання та звертання, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення та ін.

Визначальним чинником дієвості візуальних оголошень (рек­лами) окрім оригінальності змісту є оформлення: відтворення тексту (шрифт) і розміщення його на площині (симетрія, аси­метрія), добір кольорів та їх поєднання. Для трансляції по радіо і телебаченню є суттєвим час повідомлення, музичне чи звукове оформлення, чіткість та зрозумілість вимови, оригінальність тексту, композиції чи відеоряду.

Плани

План роботи — це документ, що встановлює точний і чіткий перелік намічених заходів (робіт) для їхнього подальшого ви­конання. Він має такі складові: послідовність, обсяг, умови й забезпечення виконання, термін для кожного етапу й для всього обсягу, кошторис, керівників і конкретних виконавців (відпові­дальних за кожний пункт плану).

Окрім рубрикованого тексту плани можуть мати графіки, діаграми, таблиці, схеми тощо.

Розрізняють такі групи планів:

а) річні (календарний, фінансовий, навчальний);

б) піврічні (семестрові);

в) квартальні (четвертні);

г) місячні;

д) декадні;

е) тижневі;

ж) добові.

Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та призначенням плану: і.Ґриф затвердження.

2. Назва документа.

3. Назва установи чи структурного підрозділу. і. Термін, на який укладено план.

5. Порядковий номер.

6.Термін виконання конкретного виду роботи (заходу).

7. Зміст роботи.

8. Посада, прізвище та ініціали виконавця.,

9. Посада, прізвище та ініціали відповідального.

10. Відмітка про місце, дату, факт та якість виконання (про­ведення) роботи.

Службові плани робіт підписують посадові особи, які від­повідають за їх виконання, а індивідуальні — ті, хто їх укладає, із наступним затвердженням керівником.

4*

Зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор НДІ Укрпівденспеиавтоматика (підпис) С. Ю. Лур'є 20.09.2002

План роботи

відділу_____________ на І півріччя 2003 р.

 

пор.	Дата прове­дення	Зміст роботи	Учасники	Відповідальні про виконання	Відміт­ки	Приміт­ки
2 3 4 5

Голов. інженер (підпис) Б. І. Комісаренко

Директор (підпис) 3. Я. Коміссаров

 

 

Протоколи

Протокол — це документ колегіальних органів, у якому фіксу­ють місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін. У протоколі занотовують склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей, що заслухані, та винесені ухвали з обговорених питань. Зміст інших протоколів — об'єктивний опис певного факту чи події.

Протоколом також оформляється певна діяльність адмініст­ративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейсь­ких та судових органів.

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи по­діляють на три групи.

Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «СЛУХАЛИ:») та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою «УХВАЛИЛИ:»).

Повні, у тексті яких окрім ухвал стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, реплі­ки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

У протоколах зазначають такі відомості:

1. Назва документа (посередині) та порядковий номер
(після слова «Протокол»).

2. Дата проведення заходу, засідання та ін. (ліворуч)¹.
3.Місце проведення (праворуч).

4. Назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (за­гальні збори; установча, наукова,«ювілейна конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо).

5. Назва установи, організації, закладу чи їхнього структур­ного підрозділу, де відбувається захід.

6. Посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори.

7.Посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол.

8.Склад учасників заходу зазначається за таким принципом:

 

— посада², звання, прізвище та ініціали керівників уста­нови, службових осіб, почесних гостей та інших запро­шених, членів президії (якщо є);

— якщо кількість присутніх членів колективу не пере- * вищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали всіх учасників (за абеткою);

— якщо кількісний склад присутніх перевищує зазначену вище цифру, у протоколі вказують лише загальну кіль­кість, додавши до нього реєстраційний лист (укладе­ний за абеткою).

9. Відсутніх і причини відсутності зазначають або поімен-
но (за абеткою), або лише загальну кількість, якщо
відсутніх більше 10 осіб.

10.Порядок денний (питання, що розглядаються, формулю­ють у Н. відмінку, зазначивши посаду, прізвище та ініціа­ли особи доповідача).

' Якщо засідання (збори, конференція) триває більше одного дня, то через тире зазначають дати початку й завершення. 1 У протоколах постійнодіючих нарад і комісій посади присутніх не зазначають.

11.Текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти:

«СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:» (ці слова подають із нового рядка великими літерами):

— після римської цифри на позначення розділу (питан­ня) в одному рядку пишуть «СЛУХАЛИ:»;

— прізвище, ініціали та посада чи статус доповідача пи­шуть із нового рядка в Н. відмінку й підкреслюють. Далі в тому ж рядку, після тире, викладають зміст доповіді у формі прямої мови. У стислих і повних протоколах зазначають «Текст доповіді додається»;

— нижче занотовують питання та відповіді на них (для повного і стенографічного протоколу);

— розділ «ВИСТУПИЛИ:» (без цифри перед ним) офор­мляють аналргічно попередньому. Арабськими циф­рами зазначають порядок виступаючих, якщо їх більше одного;

— розділ «УХВАЛИЛИ:» оформляють аналогічно попе­редньому розділу. Різні за характером питання ухва­ли групують і позначають арабськими цифрами з но­вого рядка. У цьому розділі повністю фіксується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів, або з констатуючої частини та ре­золюції¹.

12. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості • сторінок і примірників.

13.Посади керівників засідання або наради (ліворуч), підпи­си та їх розшифрування (праворуч).

Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зібрання, повинен бути стислим і лаконічним (для стислих і пов­них), але має містити інформацію, яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

Вислів «протокольна точність» відображає суть даного до­кумента з обов'язковим додержанням змісту, форми та стилю викладу, позицій сторін в усіх розділах і пунктах протоколу.

Учасник наради чи засідання може висловити окрему думку щодо прийня­того рішення; її викладають на окремому аркуші й додають до протоколу. Зміст окремої думки записується до документа на рівні запису відповідного рішення.

Збори та конференції, на яких проводяться вибори таємним голосуванням, вимагають укладання окремих протоколів лічиль­ної комісії.

У першому протоколі зазначають склад комісії, а у друго-- / — результати голосування та список осіб, які не брали в мжу участі. Результати голосування за кожну кандидатуру лпсуються так:

/. Дерев'янченко Р. М. за — 80 (вісімдесят),

проти — 4 (чотири), утримався — 1 (один).

2. Тюлькін Д. Г. за — 7 (сім),

проти — 74 (сімдесят чотири), утрималися — 4 (чотири).

У протоколах зборів, конференцій або з'їздів, де для ухвалення рішень потрібний певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх), наприклад:

На обліку в профспілковій організації — 155 осіб, присут­ні — 145, відсутні — 10, із них: 4-у відрядженні, 2 — на лікарняному, 4 — із невідомої причини.

Зразок:

Протокол №10 загальних зборів біологічного факультету ХНУ ім. В. Каразіна

03.03.2002 м. Харків

Голова — Семиволос О. Я. Секретар — Розстригша В. С.

Присутні: декан ф-ту проф. Бондаренко А. П., доц. Во-робйов А. Ю., старші викладачі: Кисельов Г. С, Перець С. В., студ. IV курсу — 73 чол.(список додається).

Порядок денний:

1. Підготовка до виробничої практики.

2. Заходи щодо упорядкування та озеленення універси­тетського ботанічного саду.

3. Вибори делегатів на «Студфестиваль 2002».
І. СЛУХАЛИ:

Воробйов А. Ю. — інформація керівника практики про умови, місце та термін її проведення. Текст виступу додається.

ВИСТУПИЛИ:

1. Перець С. В. — нагадала присутнім про факти пору­шення виробничої дисципліни студентами під час минулоріч­ної практики.

2. ЯремківВ. П.. студ. гр. Б-42 — запропонував ураховувати бажання студентів стосовно місця проходження практики. УХВАЛИЛИ:

 

1. У зв'язку з епідеміологічною ситуацією в місті, вироб­ничу практику розпочати з 19.08.2002.

2. Розглянути заяви студентів та запити зі шкіл щодо місця проходження практики.

II. СЛУХАЛИ:

Кисельов Г. С куратор курсу — зачитав довідку про неза­довільний стан оранжереї та території ботанічного саду. ВИСТУПИЛИ:

1. Коваль С. Ю.. студ. гр. Б-41 — запропонував утворити групи за добровільним принципом для упорядкування тери­торії ботанічного саду.

2. Семенова І. К.. студ. гр. Б-43 — унесла пропозицію звер­нутися за посадковим матеріалом до міського розсадника. УХВАЛИЛИ:

 

1. Формувати групи практикантів за добровільним прин­ципом кількістю не менше 15 чол.

2. Затвердити додатковий графік робіт для ремонту оранжереї та призначити відповідальним за його дотримання студ. гр. Б-41 Кириленка Ю. Г.

III. СЛУХАЛИ:

Бондаренко А. П. — інформація про час і місце проведення «Студфестивалю 2002» та умови виборів делегатів. ВИСТУПИЛИ:

1....

2....

3....
УХВАЛИЛИ:

Додатки:

1) список учасників зборів на 1 с. в 1 пр.;

2) текст виступу доц. Воробйова А. Ю. на 3 с. в 1 пр.

Голова (підпис) О. Я. Семиволос

Секретар (підпис) В. С. Розстригша

- тяг із протоколу

Витяг із протоколу — один із найпоширеніших видів доку-~ації. Він є короткою (усіченою) формою повного протоколу зображає конкретне окреме питання.

-іитяг надається окремим особам чи надсилається організа-'. установам на їх письмовий запит. У протоколі, із якого лено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано 'адіслано документ. Реквізити

1. Назва документа.

2. Номер документа, із якого робиться витяг.

3. Назва організації, установи, яка проводила засідання, на­раду.

4. Дата проведення зборів, засідання.

5. Номер питання, що розглядалося, і його суть (як його сформульовано у протоколі).

6. Текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося).

7. Посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису).

8. Посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг.

9. Дата укладання витягу.

Зразки:

Витяг із протоколу № 14 засідання профспілкового комітету Харківського медичного училища № З від 15.05.2002

.'II. СЛУХАЛИ:

4. Валько Б. Г. — заява з клопотанням про надання путівки.о лікувально-оздоровчого профілакторію «Ластівка». УХВАЛИЛИ:

Надати завідувачу навчальної частини Вальку Борисові Геннадійовичу путівку до названого профілакторію. Оригінал підписали:

Голова Зинов'єв Я. В.

Секретар Альошина О. Б.

З оригіналом згідно:
Секретар-референт (підпис) 3. В. Гречуха

20.05.2002

Витяг із протоколу № 4-е засідання кафедри історії України ХНУ ім. В. Каразіна від 27.11.2002

II. СЛУХАЛИ:

Замєсов Я. Г. — затвердження теми кандидатської дисер­тації.

УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити тему кандидатської дисертації асп. Замє-сова Якова Григоровича в такому формулюванні: «Порівняль­ний підхід у дослідженні постаті гетьмана Мазепи».

2. Призначити науковим керівником акад. Пилинського Кирила Семеновича.

Зав. кафедри (підпис) В. Д. Сльозко

Секретар (підпис) К. А. Рибакова

30.11.2002

 

Службові листи (офіційна кореспонденція¹)

Є два види офіційної кореспонденції:

а) офіційне листування міждержавних установ чи інозем-
них представництв у дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний
характер, для ділових контактів між фірмами, установами, за-
кладами тощо.

1 Кореспонденція (від латин, саггехропсіео — відправляю, повідомляю) — а) листування між окремими особами або установами'; б) сукупність поштових відправлень (листи, телеграми тощо); в) окреме поштове відправлення (лист, поштівка тощо); г) замітка, допис, повідомлення, надіслані кореспондентом до редакції часопису.

Службовий лист — це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управ­ління процесами діяльності організацій, установ та їх структур­них підрозділів. Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Вико­ристання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приво­ду, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, йфрових даних і логічних висновків, у яких повинні перекона­ні адресата в правомірності постановки питання й необхідності ■адитивного розв'язання його. Основним і неодмінним струк­турним елементом змісту листа є висновок (закінчення), де ви-ідадають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, про-яозицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяють­ся на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді — листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимо-ги.

2. Листи, що не потребують відповіді — листи-відповіді, ли-сти-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нагадування, листи-подяки, листи-підтвердження, листи-запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рек­ламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну ад­ресу, тільки останній укладається від імені декількох організа-зій чи установ.

Циркулярний— завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Текст службового листа повинен бути простим і розкрива­ти бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Головна мета листа — поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважа­ло сприйманню основної інформації.