Протокол. Більшість документів, які використовуються в управлінні, носять довідковий або інформаційний характер

 

Більшість документів, які використовуються в управлінні, носять довідковий або інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, описують події, що мали місце, інформують про певні події, які мають відбутися у майбутньому, тощо. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

Протокол — документ, який фіксує послідовний хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях колегіальних органів. Протокол також є документом, який складений офіційною особою для засвідчення якогось факту (протокол інспектора пожежної охорони, санітарного інспектора тощо). За своїм змістом вони наближаються до актів; частка їх невелика.

Класифiкацiя протоколiв:

1. Постійних колегіальних органів (колегій, комітетів, рад, президій, комісій) та тимчасових органів (конференцій, зборів, нарад, комісій).

2. Короткі (фіксують порядок денний, прізвище доповідачів та виступаючих, прийняті рішення), повні (фіксують, крім питань та рішень, короткі записи виступів доповідачів та учасників) та стенографічні (фіксують весь хід засідання дослівно).

Протоколи фіксують послідовний процес роботи та прийняття рішення. У повних та стенографічних протоколах повинен бути зміст усіх виступів з кожного питання порядку денного.

Протоколи ведуть:

- посадові особи — секретарі, діловоди, стенографісти;

- особи, вибрані на засіданні, — секретарі, секретаріати.

Протоколи складають на підставі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів, проведених під час засідання.

У протоколі висвітлюються всі думки, які були висловленi в процесі обговорення, точки зору та заяви, а також усі прийнятті рішення.

У комерційних організаціях складаються протоколи засідань правління акціонерних товариств, ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів акціонерів тощо.

Проведенню засідання будь-якого рівня має передувати підготовча робота. Щоб обговорення не проходило марно, для учасників засідання готується та роздається інформаційний матеріал з питань, які включено до порядку денного. Протокол веде секретар засідання, зборів, який конспектує (стенографує або записує на диктофон виступи учасників).

До формуляра протоколу входять такі реквізити:

1) найменування відомства, найменування підприємства;

2) назва виду документа (протокол), його номер;

3) заголовок, до складу якого входить найменування органу засідання, наради;

4) дата проведення засідання;

5) місце засідання;

6) склад присутніх;

7) вказівка голови, секретаря, членів президії;

8) порядок денний, текст.

Якщо протоколи пишуть у спеціальній книзі, то повна назва підприємства і місце складання містяться на першій сторінці обкладинки. За повнотою висвітлення протоколи можуть бути повні і скорочені. Оформлення повного протоколу має особливості. Після двокрапки, з абзацу пишуться прізвища та ініцiали промовцiв, а через тире — короткий виклад їх тексту. Якщо після виступу або в ході обговорення ставились запитання, вони повинні бути зафіксовані в протоколі разом з відповідями. Записи виконуються в короткій, лаконічній формі. Під час виборів у протоколах вказують результати голосування. Скорочені протоколи складають в тих випадках, коли тексти доповідей та виступів готові і будуть додані до протоколу. В усіх інших випадках протоколи повинні бути повними.

Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.

У вступній частині після слова “Присутні” вказуються прізвища всіх присутніх на засіданні членів колегіального органу або працівників, а також запрошених осіб. Якщо їх кількість більша 15, до протоколу прикладається список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу вказується тільки їх загальна кількість. Прізвища учасників засідання розміщують в алфавітному порядку (окремо — члени органу, окремо — запрошені). Після прізвища запрошеної особи вказують назву організації, яку він представляє, місце роботи і посада. На багатолюдних зборах та засіданнях вказують тільки кількість присутніх (присутніх — 90 осіб).

Наприклад, у протоколах зборів пишуть:

“На засіданні профспілки повинно бути за списком — 282 чоловіка, присутніх — 273, відсутніх — 9, з них 5 — у відрядженні, 4 — з невідомої причини”.

Після виборів голови та секретаря (якщо це потрібно) вказують їх прізвища та ініціали.

Після цього нижче розміщують порядок денний засідання (перелік питань, які треба розглянути).

Питання в порядку денному розміщують за їх важливістю, складністю і часом обговорення. Прості питання розглядаються останніми. Кожен пункт порядку денного нумерується, записується з нового рядка і відповідає на питання “про що”? (“Про підсумки роботи.....”).

Основна частина протоколу складається з розділів відповідних пунктів порядку денного. Текст кожного розділу розміщується за схемою:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ).

Особлива увага надається запису виступів осіб, які мають свою особливу думку щодо змісту основної доповіді. Не обов′язково записувати промову дослівно. Краще написати, про що говорив виступаючий.

Питання до доповідачів і виступаючих записується в такій формі, як вони були сформульовані.

Слово “ПОСТАНОВИЛИ” (ВИРІШИЛИ) пишеться великими літерами нижче з нового абзацу.

Рішення, якщо воно містить різні питання, треба групувати на пункти номерами арабськими цифрами. Кожен пункт починають з нового абзацу.

Якщо рішенням затверджується який-небудь документ, то він додається до протоколу.

Датою протоколу є дата проведення засідання колегіального органу (зборів, наради), а якщо воно проходить декілька днів, то вказуються дати початку і закінчення через риску.

Протоколи спільних засідань мають дробовий номер з відповідними номерами протоколів різних органів, які брали в ньому участь. Протокол підписують голови і секретар зборів або засідання.

До протоколу додаються необхідні матеріали: доповіді, довідки та ін.

Рішення, які прийняті на засіданні, доводяться до працівників організації (виконавців) у вигляді копії самого протоколу або витягу постановчої частини з нього, або у вигляді інших розпорядчих документів: наказів, рішень, складених на підставі протоколу.

Протоколи зберігаються не менше ніж 10 років, а потім передаються до архіву.

Під час засідання колегіального органу протокол складається в чорновому варіанті. При цьому використовуються матеріали підготовки наради: кількість та прізвища учасників встановлюються за реєстраційним листком, зміни в порядку денному. Безпосередньо записи веде секретар колегіального органу, який потім і оформлює повний чи скорочений текст протоколу. Кожен виступаючий після засідання повинен виправити і підписати текст свого виступу.

Після засідання (зборів) у розпорядження секретаря передаються всі письмові матеріали зборів: листки реєстрації присутніх, тези доповідей та співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників та ін.

Протокол підписує голова та секретар. Протоколи зберігаються не менше ніж 10 років, а потім можуть передаватись до архіву.

Для прийняття деяких рішень може знадобитися частина протоколу, що підтверджує згоду зборів. Для цього роблять витяги з протоколу.

Витяг з протоколу — це окрема частина протоколу, яку оформляють певним чином на загальних, спеціальних бланках або чистих аркушах паперу.

Реквізити:

назва виду документа (витяг з протоколу); 􀂊

дата (переносять з оригіналу протоколу); 􀂊

індекс (переносять з оригіналу протоколу); 􀂊

місце складання; 􀂊

гриф затвердження (переносять з оригіналу протоколу, якщо цей реквізит там є); 􀂊

заголовок до тексту (переносять з оригіналу протоколу); 􀂊

текст; 􀂊

підпис; 􀂊

відмітка про оформлення копії (оформляють обидві) слово “ 􀂊 копія ” у правому верхньому куті аркуша.