Переважна більшість листів пишуться на бланках.

Дописують: адресат, заголовок, текст, підпис, прізвища виконавця.

Логічні елементи змісту службового листа: вступ, докази, висновки. Проте зовсім не обов’язково, щоб кожен лист будувався за такою схемою.

Текст листа складається зі вступної і основної частин:

1. У вступній частині вказуються причини, які викликали складання листа, з підтвердженням фактів, дати і документів.

2. У другій частині листа формується його основна мета (пропозиція, прохання, відмова, гарантія, попередження, запрошення та ін.).

Уміння написати службового листа полягає в тому, щоб правильно визначити, які з перелічених логічних елементів у даній ситуації необхідні, а від яких треба відмовитись. Подібність ситуацій, які є приводом для листів, дає можливість застосовувати готові, стандартні вислови і в побудові першої фрази листа, і навіть розробляти типові тексти (або використовувати шаблони). Вимоги до тексту листа наступні: лаконічність, послідовність, переконливість, конкретність, об’єктивність у викладі фактів, всебічне і повне висвітлення питання, коротке і ясне викладення.

Залежно від призначення листа і від того, на що автор бажає звернути увагу одержувача, може використовуватись розташування логічних частин тексту: Вступ. Доказ. Закінчення.

Початок листа може мати варіанти звертання:

Шановний Віталію Павловичу! Пане Старосельський!

Шановні панове! (якщо невідомі імена одержувачів листа).

Далі можуть йти слова подяки:

Ми були раді отримати Ваш лист…,

Велика подяка за факс...

Далі більшість листів продовжуються словами:

В зв’язку з...,

Згідно з контрактом...,

Відповідно до....