Листи до іноземних ділових партнерів

Листи до іноземних ділових партнерів з далекого зарубіжжя, як і переписку між ними, оформляють відповідно до певних правил. Існують міжнародні стандарти (ISO) для основних документів, у тому числі для комерційних листів.

Листи до іноземних ділових партнерів посилають для того, щоб заявити про існування своєї фірми (підприємства), поінформувати про продукцію, яка випускається даною організацією, і надання послуг, про участь у торговельній діяльності, у вирішенні питань, пов’язаних з доставкою, формами розрахунків, відрядженнями, підготовкою фахівців і т.д.

Від якості підготовки й оформлення ділового листа залежить рівень спілкування адресата з автором. Тому, відправляючи лист іноземному діловому партнеру, необхідно враховувати все: від підписання конверта і підбору бланка до складання й оформлення безпосередньо листа. У таких листах відстань між реквізитами складає 2–4 інтервали. В основному поширене розміщення реквізитів блоками, коли всі рядки кожного реквізиту друкуються без відступу від лівого краю.

Широко використовується принцип відкритої пунктуації, тобто не ставляться коми, двокрапки в реквізиті “Адресат”, у звертанні, заключній формі ввічливості.

Під час підписання конверта в лівій верхній частині лицьової сторони вказується адреса відправника, а в правій нижній — адреса одержувача.

Адресу одержувача вказують у такому порядку: спочатку безпосередньо одержувача (це може бути назва фірми), ім’я і прізвище адресата, його посада; з нового рядка — номер будинку, назва вулиці; у наступному рядку — назва міста, штату (для США), графства (для Великобританії); поштовий округ; рядком нижче назву країни. Якщо лист відправляється в Лондон, то скорочено зазначається також поштовий район: E.C. (East Central), N.W. (North West), W.C. (West Central) і т.д.

Існують спеціальні довідкові списки назв деяких графств Англії і штатів США на англійській, українській і російській мовах.

На конверті, вище адреси одержувача, може бути зазначений спосіб відправлення, наприклад: “Registered” (рекомендований); ”express daliveri” (терміновою доставкою); “to be called for” або “post restante” (до запитання) і т.д.

Отже, адреса на конверті може виглядати так:

Registered

Messers. Kobin Greswell & Co., Limited

51 Sydney Street,

London, W.C.

England

або

Post restate

Prentise+Mell, Inc.

170 Sunset Street,

New York, N.Y., 10022

USA

Адресу відправника розміщують за звичайними правилами.

Наприкінці назв багатьох британських фірм вказується: ”Limited” (Ltd.) — OOO.

До назви американських фірм може додаватися слово “Corporation” (Co.) — акціонерна корпорація або “Incorporated” (Inc.) — зареєстрована як корпорація.

Якщо адреса особи, якій відправляють листа, точно не відомий, то його адресують фірмі, яка підтримує зв’язки з цією особою і може передати або переслати їй лист. У такому разі перед назвою фірми друкують: “In care of” або “Care of” (c/o), що переводиться як “на турботу” і застосовується в значенні “за адресою”, “на адресу”, наприклад:

Mr. A.Musika

C/o Prentise+ Hall, Inc.

170 Sunset Street,

New York, N.Y., 10022

USA