Фірмові бланки

РЕКВІЗИТ 1. Фірмові бланки для листів, які розглядаються, повинні бути двомовними. Їх слід виготовляти на високоякісному папері формату А4 з полями в один дюйм (2,54 см.). У лівому верхньому куті або в центрі верхньої частини листа розміщуються емблему і назву підприємства.

РЕКВІЗИТ 2. Якщо підприємство маловідоме і з назви не зрозуміло, чим воно займається, то має бути вказаний профіль його діяльності, наприклад: “Туристичне бюро”, “Бюро перекладів”, “Перевезення вантажів” і т.д. Якщо це ТОВ, то після його назви вказується “Лтд” в українському блоці і “Ltd” — в англійському.

За назвою підприємства або внизу листа розміщують юридичну адресу фірми, що складається з поштової і телеграфної адреси, номерів телефонів, факсів, номера реєстраційної ліцензії, ідентифікаційного номера (коду), номерів телефонів представництв фірми, електронної адреси.

РЕКВІЗИТ 3 (індекс документа) друкують нижче назви підприємства від межі лівого поля.

Індекс може бути цифровим, словесним і словесно-цифровим, наприклад:

Reference: 104

Ref.: DA

Ref.: DA/104

Ref.: DA/SP/104

Тут “Reference” (Ref.) — послання, але означає “індекс (номер)”; “DA” — ініціали автора; “SP” — ініціали секретаря або виконавця; 104 — порядковий номер документа.

Якщо лист є відповіддю, то в реквізиті 3 можна вказати вихідний номер ініціативного листа, що друкується в одному рядку з індексом:

Ref.: DA/SP/104 Your reference 197

РЕКВІЗИТ 4 (дата) оформляють нижче реквізиту 3 (в листах до США) або в правій верхній частині (у листах до Великобританії). Для листів, які відправляються до Великобританії, пропонується такий варіант:

12th September, 2001

У листах до США дату оформляють так:

September 12, 2001

Не рекомендується подавати дату цифрами, тому що, наприклад, “04.03.2002” британці можуть прочитати як “3 квітня 2000 року”, а американці як “4 березня 2000 року”.

Назви місяців можна скорочувати:

31th Oct., 2004

РЕКВІЗИТ 5 (адресат) розміщується нижче дати. Окремими рядками вказується:

ім’я і прізвище одержувача; 􀂊

посада одержувача (у разі потреби); 􀂊

назва фірми; 􀂊

номер будинку, назва вулиці; 􀂊

назва міста, штату, графства, поштового округу (цифрами); 􀂊

назва країни. 􀂊

Якщо лист адресований фірмі, до назви якої входять власні імена, то спочатку друкують “Messrs”— добродії, наприклад:

Messrs. Johr Smith & Co., Ltd.

21 Knighsbridge...

Якщо в назві фірми немає власних імен, то реквізит 5 оформляється так:

The Modern Engineering Corporation

220 West Seventh Street

New York, N.Y., 10078

USA

Коли лист адресують конкретній посадовій особі, то перед його зміною друкують: “Mr”– “Mister” (якщо це чоловік), “Miss” (якщо жінка незаміжня). Замість “Miss” можна вживати загальне скорочення — “MS”. Якщо лист адресується особі, яка займає високу посаду, то після її прізвища друкують: “Esq.” (“Esquire”), наприклад:

Mr. Simon Mollingworth

Marketing Manager

The Modern Engineering Corporation

220 West Seventh Street

New York, N.Y. 10078

USA

або

Jean+Mishel Six, Esq.

Managing Director

Jean+Mishel Six & Co., Ltd.

51 Sydney Street

London, W.C.

England

Якщо лист адресується особі, прізвище якої не відоме автору, то в перших двох рядках реквізиту 5 вказують посаду цієї особи і назву фірми, наприклад:

The Managing Director

Jean+Mishel Six & Co. Ltd.

51 Sydney Street

London, W.C.

England

РЕКВІЗИТ 6 (вступне звертання) друкують з нового рядка, відступивши від реквізиту 5 на 2–4 міжрядкових інтервали.

Після вступного звертання в листах до Великобританії ставлять кому, а в листах до США — двокрапку.

Якщо автор листа хоче, щоб його обов’язково прочитала конкретна людина, то перед вступним звертанням або після нього друкують:

Attention: Mr. Simon Mollingworth

Gentlman:

або

Dear Sir,

Attention of Mr. Simon Mollingworth

Відсутність вступної форми ввічливості може бути розцінено адресатом як грубе порушення етикету.

РЕКВІЗИТ 7. Заголовок тексту оформляють після вступного звертання, наприклад:

Subject: order #187

або

Re: The Style of Setting up a letter

або

In re: The New European Market: a special report

Де “Subject”– предмет, тема, питання;

“Re”–“regarding” — “що стосується”;

“In re”–“in regard to”– “відносно”.

Заголовок до тексту — не обов’язковий реквізит.

РЕКВІЗИТ 8 (текст). Викладення тексту має бути ввічливим, стислим і зрозумілим. Бажано уникати великої кількості сторінок. Текст поділяють на абзаци, які можна відокремлювати один від одного додатковим інтервалом. Початок кожного абзацу друкують без відступу від межі лівого поля або відступають 5 пробілів.

У першому абзаці роблять комплімент адресату, тобто висловлюють задоволення від підтримання партнерських відносин, щиру вдячність за відповідь на свій лист, за кроки до співробітництва. Вступний комплімент має бути навіть тоді, коли автор повідомляє про щось неприємне.

У наступному абзаці викладають суть питання. В останньому абзаці висловлюють надію на подальше співробітництво, наприклад: “Сподіваємося, що угода буде взаємовигідною і сприятиме подальшому співробітництву”.

Якщо в листі говориться про припинення ділових відносин, то його можна закінчити такою фразою: “Одночасно ми запевняємо у своїй відкритості для ділових відносин у майбутньому”.

РЕКВІЗИТ 9 (заключна форма ввічливості) розміщують нижче основного тексту документа і формулюють залежно від форми вступного звертання.

“Yours truly” — (США), “Yours faithfully” — (Великобританія) — “щиро Ваш”. Якщо було звертання “Dear Mr.” із зазначенням імені і прізвища, то пишуть: “Sincerely yours” — (США), “Yours sincerely” — (Великобританія).

РЕКВІЗИТ 10 (підпис) нижче заключної форми ввічливості залишають не менше п’яти міжрядкових інтервалів для особистого підпису автора (керівника). Нижче підпису дають його розшифровку: ім’я і прізвище в одному рядку та посада.

Yours truly,

(підпис В. Петренко)

Viktor Petrenko

Marketing Manager