Залежно від призначення листа використовують певні звороти.

Листи класифікують за змістом та призначенням: інструкційні, супроводжувальні, гарантійні, інформаційні, кредитні, комерційні.

Супроводжувальні листи:

Відсилаємо Вам...,

Направляємо Вам...

Лист-нагадування:

Нагадуємо Вам, що після закінчення терміну пропозиція нашої фірми втрачає силу

Лист-підтвердження:

Підтверджуємо, що партію товару отримано.

Листи-прохання:

Будь-ласка повідомте...,

Просимо оплатити протягом....

Ми будемо вдячні, коли Ви...

Листи-повідомлення:

Повідомляємо Вам, що...

Доповідаємо Вам, що.....

Ставимо Вас до відому, що...

Листи-гарантії:

Оплату гарантуємо.

Якість товару наша фірма гарантує.

Листи-пропозиції:

Ми раді запропонувати Вам...

Пропонуємо Вам...

Ми можемо рекомендувати...

Ми впевнені, що Ви зацікавитесь...

Листи-вiдмови:

На жаль, Ваша пропозиція не може бути прийнята з таких причин...

На жаль, задовольнити Ваше прохання в найближчий час ми не можемо у зв′язку з...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашу пропозицію у зв′язку з...

Листи-попередження:

Корпорація залишає за собою право звернутись..., якщо Ви...

Затримка поставок товару може привести до...

Дані Вами обіцянки, на жаль, не виконуються, тому ми змушені...

Листи-запрошення:

Просимо взяти участь...

Запрошуємо Вас...

Ми раді запросити Вас...

У нижньому лівому куті листа пишуть прізвище виконавця і номер його телефону, а також ставлять відмітку про виконання документа і направлення його до справи. Якщо лист готується не на бланку, тоді для кутового штампа залишають місце — 15 міжрядкових інтервалів.

 

 

Існують різні види службових листів:

інформаційні; 􀂊

рекламні; 􀂊

листи-запрошення; 􀂊

супровідні; 􀂊

листи-повідомлення; 􀂊

листи-підтвердження; 􀂊

листи-нагадування; 􀂊

гарантійні; 􀂊

ініціативні; 􀂊

листи-відповіді; 􀂊

листи-прохання; 􀂊

інші види листів. 􀂊

Працівники служби діловодства повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації і створені організацією за певний період, а також обґрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання шляхом усного спілкування — особисто або по телефону.

Викладення тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, аргументованим і коректним. Факти і події слід висвітлювати об’єктивно, всі аспекти питання викладати стисло. У службових листах допускається розгляд кількох питань. При цьому слід враховувати, що такі листи вимагають більше часу на опрацювання. Тому краще скласти кілька листів. Кілька питань в одному листі можна висвітлювати тоді, коли вони взаємопов’язані.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин — вступної та основної. У вступній частині відзначають факти, події, обставини, що були причиною написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних або інструктивних матеріалів. Наприклад:

У зв’язку з тим, що при одержанні вантажу на станції Монастирище 11.09.2001 відповідно до накладної №125698 у справному вагоні з непошкодженими пломбами відправника вантажу під час розкриття ящиків і перевірки їх вмісту за участю представника Вашої фірми Марченка Віктора Григоровича був виявлена недостача 12 (дванадцяти) штук приладів НКС-176/11+4 на загальну суму 24 789 (двадцять чотири тисячі сімсот вісімдесят дев’ять) грн. 27 коп. (акт 21.04.2000 №121),...

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків і т.д., наприклад:

На підставі викладеного вище просимо протягом 10 банківських днів (до 05.06.2000) переказати зазначену суму на наш розрахунковий рахунок №000123876 у Лісному відділенні банку “Тріумф” м. Житомира.

Залежно від призначення службового листа і від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розміщення логічних частин тексту може бути різним. Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа викладом основної частини, а докази і підстави подавати нижче. Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину. Наприклад:

Просимо надати актовий зал для проведення загальних зборів власників садово-городніх ділянок товариства “Троянда”.

Службові листи надсилають для того, щоб спонукати адресата до дій, роз’яснити йому щось, переконати в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладення і змістовності тексту.

Для більшості службових листів характерна повторюваність оборотів. Наприклад, починати службові листи можна так:

“Шановний Іване Васильовичу!”

“Пане Сметанін!”

“Шановний пане Андрійчук!”

“Шановні добродії!” (якщо імена і прізвища адресатів невідомі або звертаються до колективу).

Продовжують більшість листів такими словами і словосполученнями: “У зв’язку з...”, “Відповідно...”, “Як відомо,...”, “Ймовірно...”, “Прошу...”, “Просимо...” та ін.

Вживають також дієприкметникові звороти: “З огляду на...”, “Незважаючи на...”, “Розглянувши зауваження...”, “Розглянувши пропозиції...”, “Керуючись Постановою Кабінету Міністрів України...” та ін.

Якщо лист-відповідь має посилання на індекс і дату вхідного документа, то в тексті документа його повторювати не варто.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу віддають кутовому розміщенню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (у такому разі залишають місце для кутового або поздовжнього штампа адресанта). У залежності від обсягу тексту використовують бланки або аркуші формату А4 або А5.

Реквізити службового листа:

дата (проставляється у день підписання документа); 􀂊

індекс (проставляється у день підписання документа); 􀂊

посилання на індекс і дату вхідного документа (робиться у листах-відповідях); 􀂊

гриф обмеження доступу до документа (проставляється у разі потреби); 􀂊

адресат; 􀂊

резолюція; 􀂊

заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркушах формату А4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять); 􀂊

відмітка про контроль; 􀂊

текст; 􀂊

відмітка про наявність додатків (оформляється у разі потреби); 􀂊

підпис; 􀂊

гриф узгодження; 􀂊

візи (оформляють у разі потреби на екземплярі адресанта); 􀂊

відбиток печатки (проставляється у разі потреби); 􀂊

прізвище виконавця і номер його телефону (відмітка про виконавця): 􀂊

відмітка про виконання документа і направлення його до справи (оформляється від руки після виконання документа); 􀂊

відмітка про перенесення даних на машинний носій; 􀂊

відмітка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа). 􀂊

Якщо службовий лист надсилають за кордон (у країни колишнього СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк може бути двомовний, допускається російсько-український варіант.

Інформаційні листи — це службові листи, у яких адресант інформує адресата про якісь факти або заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація, наведена у листах такого типу, має бути по можливості якомога ширшою. Адресатів можна вказати узагальнено. Наприклад:

Директорам

виробничих комбінатів

Видавництво “Ярославівна” пропонує до Вашої уваги нові книги, що вийдуть у світ протягом 2004 р.:

Кравченко С.Я. Народна мудрість.— 240 с. 3 грн. 20 коп. Пронін Н.М. Культура мови.— 224 с. 2 грн. 12 коп. Величко Т.Г. Машинопис.— 200 с. 2 грн. 17 коп. Сологуб В.О. Ділове спілкування.— 208 с. 1 грн. 80 коп. Книги можна придбати або замовити, надіславши листівку, за адресою: Видавництву “Ярославівна” (відділ реалізації), вул. Запорізьких козаків, 7, Київ, 02968.

Замовлені книги надсилаємо післяплатою після виходу їх із друку.

Телефони для довідок: 223-45-87, 223-97-01. Чекаємо Ваших замовлень.

Рекламні листи — це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів або послуг і надсилаються конкретним адресатам для спонукання їх скористатися запропонованою послугою. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштова адреса, номери телефонів, розрахункових рахунків відзначають також у тексті.

Наприклад:

Київський історико-архівний інститут проводить семінарські заняття з секретарями директорів коледжів і професійно-технічних училищ за програмою “Зміст, структура й організація діловодства в навчальному закладі”.

Пропонуємо навчальний курс з таких дисциплін:

1. Секретарська справа — 60 год.

2. Машинопис — 24 год.

3. Робота на персональному комп’ютері — 60 год.

Оплата за курс навчання складає 300 (триста) гривень і здійснюється до початку занять.

Розрахунок готівкою або безготівковий. Наш розрахунковий рахунок №000123964 у Львівському відділенні Промінвестбанку м. Києва, МФО 312567. Термін навчання — з 01 по 30 червня 2004 року.

Навчально-лабораторна база інституту оснащена новітніми засобами комп’ютерної техніки. Заняття проводять провідні викладачі нашого інституту.

Якість навчання гарантуємо.

Адреса інституту: вул. Будівельна, 17, м. Київ, 02867.

Телефони для довідок: 234-31-45, 234-81-96.

E-mail: [email protected]

З повагою,

Ректорат інституту

Листи-запрошення — це такі службові листи, у яких адресатові пропонують взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам або організаціям. Починати ці листи можна так:

“ Просимо взяти участь в...”

“Запрошуємо...”

“Запрошуємо Вас...”

“Щиро запрошуємо Вас...”

“Ми раді запросити Вас...”

Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, визначають терміни їх проведення. Наприклад:

Просимо Вас взяти участь у нараді директорів підприємств агропромислового комплексу Вінницької області з питання переведення підприємств Іллінецького району на госпрозрахунок.

Нарада відбудеться 27 вересня 2004 року в конференц+залі обласної Ради профспілок за адресою:

вул. М. Трублаїні, 123, м. Вінниця, 09570.

Реєстрація учасників — з 9.30.

Початок роботи в 10.00.

Супровідні листи — це такі службові листи, у яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило, невеликий, тому доцільно оформляти їх на аркушах (бланках) формату А5. Супровідні листи складають, якщо потрібно доповнити або роз’яснити основні документи (наприклад, уточнити термін виконання, роз’яснити складні моменти, пояснити причину затримки і т.д.). Супровідні листи варто починати словами: “Надсилаємо...”, “Направляємо...”, “Відправляємо...” і т.д. У текстах супровідних листів повинні відзначатися заголовки, індекси і дати документів, що направляються. Наприклад:

Направляємо для обговорення проект “Положення про студентську раду”.

Відгуки і пропозиції просимо надсилати до 31.10.2003 за адресою: відділ студентської молоді, вул. Тульчинська, 27, м. Київ, 04520.

Додаток: 57 стор. в 1 прим.

або

Додаємо акт обстеження житлово-побутових умов громадянки Артеменко Світлани Василівни.

Додаток: на 3 стор. в 1 прим.

Листи-повідомлення — це такі службові листи, у яких повідомляється про щось або стверджується який-небудь факт. Їх направляють конкретному адресату. Наприклад:

Повідомляємо, що для будівництва нового корпусу історичного факультету Вам виділено 1 250 900 (один мільйон двісті п’ятдесят тисяч дев’ятсот грн. 00 коп.), у тому числі на придбання необхідного обладнання — 200 000 (двісті тисяч) грн.

або

Повідомляємо, що для продовження в 2001 р. теми №1/121 Вам виділено 40 000 (сорок тисяч) гривень, з них 10000 (десять тисяч) гривень — на преміювання працівників.

Положення про преміювання необхідно подати не пізніше 24 грудня 2004 року.

Листи-підтвердження — це службові листи, у яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, листів, цінних паперів і т.д. Листи-підтвердження можуть містити також інформацію про дію раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій і т.д. Текст таких листів починається словами, які утворюються від дієслова “підтверджувати”. Наприклад:

Підтверджуємо свою згоду на пайову участь убудівництві готельного комплексу “Свята Софія”, яке буде здійснюватися в період з 01.07.2004 по 01.12.2005 у м. Києві по вул. Андріївській.

або

Підтверджуючи ці оплату за комунальні послуги і використану електроенергію, надсилаємо Вам копії платіжних доручень №123, 126, 127 від 19.11.2004.

Своєчасність відсилання листів-підтверджень (у разі потреби) усуває необхідність підготовки і відправлення листів-нагадувань, дає можливість адресату зняти питання з контролю.

Листи-нагадування — це службові листи, у яких нагадується про наближення або закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов’язань), проведення заходів і необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з однієї-двох пропозицій і починаються словами, утвореними від дієслова “нагадувати”.

Наприклад:

Нагадуємо, що термін здачі першої черги будівництва закінчується 27.12.2004.

Просимо терміново повідомити про хід виконання робіт.

або

Нагадуємо, що термін подання звіту за формою П2 закінчився 31.10.2003.

Просимо терміново надіслати звіт і пояснити причини затримки.

Гарантійні листи — це такі службові листи, у яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги або товари, забезпечення проведення досліджень, надання робочого місця і т.д. Якщо гарантійний лист містить дані фінансового або матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта наявні на фірмовому бланку, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства (установи, організації, фірми).

Текст гарантійного листа може бути таким:

Просимо відпустити за безготівковий розрахунок 26 (двадцять шість) телевізорів “Funai TV2000T MK-8”, 31 (тридцять один) відеомагнітофон “Panasonic НУ-Н3950ЕЕ”.

Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок №000126798 у Печерському відділенні “Приватбанку” м. Києва, МФО 322900.

або

Просимо виділити 30 (тридцять) ліжко-місць у Вашому гуртожитку для проживання в період з 01.07.2004 по 12.07.2004 учасників Усеукраїнської конференції студентської молоді.

Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок №123678013 у Харківському відділенні банку “Рось” м. Києва, МФО 300120.

Ініціативні листи — це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресанту. Тематика ініціативних листів дуже широка. Залежно від змісту листа відповідь може бути позитивною або негативною. У разі негативної відповіді (відмова) дається обґрунтування. Ініціативні листи можуть направлятися від імені керівника, керівництва або трудового (студентського) колективу.

Наприклад:

Під час проведення виробничої практики по автослюсарній справі виявилося, що працювати в майстернях інституту неможливо, оскільки температура в приміщенні складає +4 °С. Опалення припинене за розпорядженням представника районної комунальної служби через несплату інститутом комунальних послуг.

Станом на 01.12.2004 на розрахунковому рахунку інституту коштів немає.

Просимо сприяти в подачі теплоенергії до майстерень для продовження виробничої практики.

Листи-відповіді — це службові листи, у яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них, незалежно від того, яка відповідь — позитивна чи негативна. Текст таких листів має бути чітким, конкретним, у разі відмови — обґрунтованим. Наприклад:

Повідомляємо, що, відповідно до законодавства України “Про пільги для ветеранів війни — інвалідів війни”, Ви маєте пільги на першочергове забезпечення телефонним зв’язком за адресою:___________

Телефон Вам буде встановлений і підключений не пізніше _______________

або

Повідомляємо, що документи Дашевської М.Т. Іллінецького району Вінницької області в 1948–1950 р.р. в архів на зберігання не надходили, у зв’язку з чим підтвердити Ваш виробничий стаж за зазначені роки не можемо.

Інструкційні (директивні) листи надходять з державних або муніципальних органів влади та управління і за змістом, як правило, це рекомендації, вказівки, пояснення з питань звітності, податків екології тощо.

Інформаційні листи умовно об’єднують листи, які містять повідомлення, прохання, нагадування, пропозиції.

Комерційні листи складаються під час укладання та виконанні комерційної угоди від імені юридичної особи і мають правову силу. За своїм функціональним призначенням виділяють три типи комерційного листування: Запит, Пропозиція (оферта), Рекламація (претензія). Саме ці види комерційних листів найповніше відтворюють процес двобічного обміну документацією між сторонами.

Запит — комерційний документ, який являє собою звернення покупця до продавця, імпортера до експортера з проханням надати докладну інформацію про товар (послугу) і (або) надати пропозицію про постачання продукту.

У запиті, як правило, зазначається назва товару (послуги) й умови, на яких імпортерові бажано отримати товар (кількість і якість товару, його модель (марка), ціна, терміни постачання та умови оплати. Запит ткого роду входить до групи контрактних документів і використовується в операціях з підготовки та укладання угоди.

При відповіді на запит у випадку, коли продавець не може одразу вислати покупцеві пропозицію, він надсилає йому листа, де повідомляє необхідну інформацію, зокрема: про прийняття питання до розгляду; з’ясування можливостей постачання товару, що зацікавив покупців; про відмову поставити товар; про зміну умов запиту (наприклад про зміну кількості товару, моделі, термінів постачання); обіцянку надіслати пропозицію щодо постачання товару.

У випадку, коли продавець може відразу задовольнити прохання покупця і поставити товар, він надсилає пропозицію (оферту).

Пропозиція (оферта) — комерційний документ, який являє собою заяву експортера (постачальника) про бажання укласти угоду з зазначенням її конкретних умов.

У пропозиції зазначається назва пропонованого товару, кількість та якість товару, ціна, терміни поставки, умови платежу та інші умови постачання залежно від характеру товару.

Пропозиція такого типу за своїм змістом аналогічна тексту довору купівлі-продажу, тому що в ній перелічуються всі умови, необхідні для укладання угоди.

У відповіді на пропозицію у випадку, коли покупець згоден з усіма умовами пропозиції, він підтверджує (акцептує) її прийняття продавцеві. Тоді зовнішньоторговельна угода вважається укладеною. Прийняттям пропозиції є видача замовлення або укладання контракту. Якщо покупець згоден з умовами пропозиції або якщо він не зацікавлений у закупівлі пропонованого товару, він відхиляє її і повідомляє продавцеві.

Тоді угода вважається не укладеною.

Якщо покупець не згоден з якими-небудь умовами пропозиції (наприклад з кількісю, якістю пропонованого товару, термінами постачання), він повідомляє про це продавцеві.

Рекламація (претензія) — це заява одержувача (адресата) товару про те, що постачальник (контрагент) не виконує договірних зобов′язань. У рекламації висловлюються вимоги щодо усунення дефектів, зниження ціни чи відшкодування збитків за постачання неякісних товарів або невиконання і порушення умов контракту. Рекламація повинна мати копії документів, що підтверджують такі порушення. Оформлюють подібні копії у вигляді додатку до основного документа (рекламації).

Кредитні листи використовуються при укладанні контрактів з іноземними партнерами (L/c — “leter of credit”), в яких продавець просить надати гарантійний лист з банку покупця з номером валютного розрахункового рахунка і гарантіями банку щодо оплати покупцем товарів або послуг.

У листах-запитах підприємство просить дати пояснення якої-небудь події або факту та нагадує про очікування від фірми-контрагента (державної або іншої організації) листа-відповіді. У деяких випадках складаються супроводжувальні листи, коли необхідно дати пояснення до основного документа, надісланого адресатові. У супроводжувальному листі вказується, з якою метою надсилається основний документ, що з ним треба зробити і в який термін.