Довідка. Довідка — це службовий документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів або дій.

 

Довідка — це службовий документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів або дій.

Довідки поділяються на дві групи:

які містять інформацію про факти і дії службового характеру; 􀂊

які свідчать про який-небудь юридичний факт. 􀂊

Реквізити:

назва виду документа (довідка); 􀂊

дата (дата підписання); 􀂊

індекс (ставиться в день підписання); 􀂊

місце складання; 􀂊

адресат; 􀂊

заголовок до тексту (якщо необхідно); 􀂊

текст; 􀂊

відмітка про зміст доповнень; 􀂊

підпис (якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписує директор підприємства і головний бухгалтер); 􀂊

відбиток печатки (ставиться, як правило, коли довідка виходить за межі підприємства); 􀂊

відмітка про складача (якщо необхідно). 􀂊

Службова довідка повинна об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки. Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. Їх складають у відповідь на запити і подають у певний термін.

Частіше використовується друга група довідок – юридичні. Їх видають зацікавленим громадянам (для підтвердження місця роботи, проживання, посади, заробітку) або підприємствам.

При складанні довідки використовують уніфіковані трафаретні бланки, у яких частина тексту надрукована і позначені місця для внесення змінюваних реквізитів. Текст починається з написання в називному відмінку прізвища, імені, по батькові особи, про яку йдеться. Не рекомендується вживати звороти типу “дійсно вчиться”, “дійсно проживає”, “цим повідомляємо” і т. ін. В останньому абзаці тексту записують, куди подається довідка. Наприклад: дитяча лікарня № 2, ЖЕК №604. У діловодстві підприємства найчастіше виникає потреба складати довідки, що засвідчують роботу і оплату праці працівників.

Керівництво підприємства зобов’язане видавати довідку на прохання працівника про роботу в даній організації. При цьому може вказуватися спеціальність, посада, кваліфікація, час роботи і розмір заробітної плати.

У довідках необхідно об’єктивно відбивати стан справ, тому що при її складанні необхідні ретельна перевірка та аналіз інформації.

У деяких випадках довідку може підписувати особа, яка її склала і тоді вона повністю відповідає за правдивість фактів, викладених у довідці.

На довідці обов’язково повинна бути дата її підписання. У тих випадках, коли здійснюється облік видачі довідок в окремому журналі, ставиться порядковий номер довідки поруч з датою. Такі довідки готуються в одному примірнику.

Одним з варіантів довідки є документ, що складається на вимогу керівництва і повідомляє інформацію господарської тематики. Наприклад, довідка про хід реалізації продукції за останній місяць. Такі довідки можуть бути внутрішніми і зовнішніми документами. Довідки, що призначені для керівника підприємства і не виходять за межі фірми, складає і підписує виконавець.

У процесі підготовки розгляду важливих питань на засіданнях колективних органів практикується підготовка розгорнутих довідок з аналізом діяльності підвідомчих організацій чи окремих підрозділів, діяльність яких розглядається на засіданні. Найчастіше аргументація і фактичний матеріал з подібних довідок стають основою для підготовки проекту рішення колективного органу.

Довідки, що готуються на запит зовнішніх організацій, підписує керівник підприємства. При цьому довідка повинна мати заголовок, у якому розкривається короткий зміст тексту і вказується дата чи період часу, до якого відносяться викладені у довідці відомості.

Якщо є необхідність включити в довідку відомості з кількох питань, текст поділяється на розділи, кількість яких визначається кількістю питань. Розділи повинні мати заголовок і нумерацію арабськими цифрами. Якщо текст довідки має цифрові показники, то його можна оформляти у вигляді таблиці.

Довідки з виробничої тематики складаються в двох примірниках. Один з них відправляється адресату, другий підшивається до справи. За наявності в довідці відомостей фінансового характеру її підписує керівник організації, головний бухгалтер і завіряють печаткою.