Доповідна і пояснювальна записки

 

Доповідна записка — це службовий документ, адресований керівнику даної або вищої організації (керівнику структурного підрозділу), у якій автор інформує про ситуацію, виконану роботу, а також дає свої висновки і пропозиції.

Групи доповідних записок:

1) звітні;

2) інформаційні;

3) ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп’ютері.

Текст доповідної записки поділяється на дві частини: у першій (описовій) —описують факти або ситуацію, а в другій – прохання і пропозиції. Доповідні записки, у яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно. Доповідна записка оформляється на бланках формату А4 або А5 (у залежності від тексту) з кутовим розташуванням постійних реквізитів.

Реквізити:

назва виду документа; 􀂊

дата (проставляється в день підписання); 􀂊

індекс (проставляється в день підписання); 􀂊

місце складання; 􀂊

адресат; 􀂊

заголовок до тексту; 􀂊

текст; 􀂊

відмітка про наявність доповнень (якщо необхідно); 􀂊

підпис. 􀂊

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає.

Зовнішню оформлюють на загальному бланку установи з підписом керівника.

Службова записка — документ, адресований фахiвцеві чи керівнику одного iєрархiчного рiвня з автором записки даної установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, якi становлять спiльний iнтерес (а також про виконану роботу), з висновками та пропозиціями автора.

Пояснювальна записка — це службовий документ, у якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту і т.д.) або причини яких-небудь подій, фактів, порушень.

За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи:

записки, що супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст окремих його положень. Вони оформляються на загальних або спеціальних бланках машинописним способом; 􀂊

записки з приводу яких-небудь випадків, ситуацій, порушень та поведінки окремих працівників і т.д. Оформляються від руки на чистому аркуші паперу. 􀂊

Звіт

 

Звіт — це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи або організації, підсумок виконання дорученої роботи, справи і т.п.

Звіти можуть бути простими і складними, залежно від характеру виконуваної роботи.

Розрізняють статистичний і текстовий звіти. Статистичний звіт оформляють від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові — на загальному бланку або на чистому аркуші паперу формату А4 машинописним способом чи за допомогою оргтехніки. Як правило, звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду (день, тиждень, місяць, квартал, півріччя, рік). Вони мають бути конкретними, тобто давати короткий звіт на запитання схеми.

Реквізити:

назва виду документа; 􀂊

дата (дата підписання); 􀂊

індекс; 􀂊

заголовок до тексту; 􀂊

текст (складається із вступу, основної частини, де викладаються головні завдання або види робіт, висновки і плани на перспективу); 􀂊

підпис; 􀂊

відбиток печатки (якщо необхідно). 􀂊

Як правило, проект текстового звіту готує секретар-референт.