Передача документів за допомогою електронного зв’язку

Сьогодні дуже широко використовуються оперативні засоби зв’язку, у тому числі факсимільного. За його допомогою передають телефонограми (факси).

Факс — це службовий документ, отриманий за допомогою спеціального апарата телефонними каналами зв’язку. Факс є ксерокопією переданого документа. Телефаксом можуть передаватися будь-які документи і додатки до них: таблиці, схеми, рисунки, фотографії. Найчастіше цей тип зв’язку використовується між діловими партнерами, фірмами, організаціями.

За допомогою факсу можуть відправлятися документи, виконані типографським, машинописним або рукописним способом у чорному або темно-синьому кольорі з чітким і контрастним зображенням (перші екземпляри та їх ксерокопії) на білому папері з мінімальною висотою букв і цифр 2,0 мм. Товщина ліній зображення має бути не менше 0,15–0,20 мм. Ширина документа не повинна перевищувати 210,0 мм. Довжина документа не обмежується. Документи повинні бути розброшуровані і мати поля не менше 15 мм.

На документі, призначеному для передачі за допомогою факсимільного зв’язку, додатково до реєстраційних реквізитів виконавця проставляються такі написи:

У правому верхньому куті документа робиться напис (будь-яким способом) 􀂊 “Факс, з досиланням” або “Факс, без досилання”, що визначається необхідністю відправки оригіналу поштою.

У нижньому куті лицьової сторони останнього аркуша документа вказується виконавець — прізвище і його телефон. 􀂊

Факс оформляється так, як і службовий лист.

Додатковими даними, які автоматично проставляє апарат, є такі:

код відправника; 􀂊

дата і час передачі документа; 􀂊

номер телефаксу, з якого була переведена інформація; 􀂊

кількість сторінок. 􀂊

Відправник факсу (адресант) повинен отримати підтвердження про одержання інформації адресатом. У ньому мають бути:

код фірми-одержувача; 􀂊

номер телефаксу одержувача; 􀂊

дата, час і тривалість передавання; 􀂊

кількість отриманих сторінок; 􀂊

результат (RESULTS). 􀂊

Головною є графа, в якій у разі отримання повідомлення повністю і без помилок проставляється “OK”; у разі, збоїв — “NEGATIVE”.

Якщо використовують дуже тонкий папір, то факс слід зробити копію факса.

Забороняється передавати по мережі факсимільного зв’язку інформацію, що містить таємні або цілком таємні відомості, а також банківську таємницю і відомості “Не для преси”, “Для службового користування”.

Звичайно факси з комерційною інформацією зберігають протягом трьох років і не передають в архів, а факси з дуже важливою інформацією, наприклад про експортно-імпортні операції, зберігають не менше 10 років.

Раніше широко використовувалися для передачі термінової інформації телеграми і телефонограми.

Телеграма — це службовий документ, що є буквено-цифровим повідомленням, яке передається за допомогою телеграфного зв’язку.

Особливістю телеграфного зв’язку була швидкість передачі повідомлення і його документальність. На сьогодні телеграми використовуються в недостатньо комп’ютеризованих районах.

Тексти телеграм друкують без абзаців. Текст має бути коротким і однозначним.

Умовні позначки:

КРПК (ТЧК) — крапка;

КМ (ЗПТ) — кома;

ЛПК (КВЧ) — лапки;

НР — номер;

ДВК (ДВТ) — двокрапка.

Значки “–”, “+”, “%” і однозначні числа пишуть словами, а багатозначні — цифрами.

Телеграфний зв’язок підприємств, організацій, установ України з представництвами далекого зарубіжжя здійснюється українською мовою, тільки алфавіт замінюють латинськими буквами.

Службові телеграми оформляють на поштових, фірмових бланках або на чистих аркушах паперу в двох екземплярах(перший передається у відділення зв’язку, а другий підшивають до справи).

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах-відповідях на початку вказують номер документа, на який відповідають, а в кінці — вихідний номер, після чого пишуть назву підприємства, посаду, прізвище людини, яка підписала телеграму. Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують маленькими буквами. При оформленні службової телеграми використовуються такі реквізити:

назва виду документа (телеграма); 􀂊

категорія телеграми (термінова, міжнародна, посадова); 􀂊

вид телеграми (два адресати, відповідь “оплачено”); 􀂊

телеграфна адреса одержувача; 􀂊

номер документа, на який відповідають; 􀂊

текст; 􀂊

вихідний номер телеграми; 􀂊

скорочена назва підприємства, яке відсилає телеграму; 􀂊

посада особи, яка підписала телеграму; 􀂊

прізвище особи, яка підписала телеграму; 􀂊

поштова адреса і назва підприємства-відправника; 􀂊

підпис; 􀂊

дата підписання телеграми; 􀂊

відбиток печатки підприємства-відправника. 􀂊

Телефонограма — це службовий документ, що є оперативним повідомленням, переданим за допомогою телефону.

Даний вид зв’язку використовують, якщо необхідно повідомити кого-небудь про щось, наприклад, про засідання, ділову зустріч.

Телефонограми, як правило, складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, час і місце проведення заходу, на питання, що будуть обговорюватися. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то слід кожну букву передати словами.

Складену й оформлену телефонограму має перевірити і підписати керівник або відповідний працівник підприємства.

При оформленні вихідної телефонограми вказується:

назва виду документа (телефонограма); 􀂊

адресат; 􀂊

дата підписання; 􀂊

індекс (вихідний номер); 􀂊

підпис; 􀂊

прізвище і номер телефону особи, яка передала телефонограму; 􀂊

прізвище і номер телефону особи, яка отримала телефонограму; 􀂊

дата і час передачі телефонограми. 􀂊

Передаючи телефонограму, варто дотримуватися таких правил:

представитися і назвати номер свого службового телефону; 􀂊

назвати вид документа; 􀂊

продиктувати текст телефонограми; 􀂊

назвати посаду і прізвище особи, яка підписала телефонограму; 􀂊

записати посаду і прізвище, ім’я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передачі (одержання) телефонограми. 􀂊

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомитися з її змістом. Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному екземплярі.

На підприємствах з невеликим документообігом телефонограми записуються в спеціальні журнали.