Документування грошових коштів

 

Грошові кошти – це готівка, кошти на рахунках у банках та депозити до запитання (згідно з п.4 П(С)БО «Звіт про рух грошових коштів»). До грошових коштів належать: касова готівка; кошти на рахунках в банку; інші кошти, які відповідають визначенню грошових коштів.

Касові операції – операції підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами, що пов’язані з прийманням і видачею готівки під час проведення розрахунків через касу з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку. Ведення касових операцій регламентується «Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України», затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. №637.

Законність надходження готівки до каси підприємства та її витрачання за цільовим призначенням засвідчують документи, що називаються касові ордери.

Касові операції оформляються прибутковими та видатковими касовими ордерами. Приймання касами підприємств готівки проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером, або уповноваженими на це особами письмовим розпорядженням керівника підприємства, і касиром. У прибутковому касовому ордері зазначається сума (цифрами та прописом), від кого прийнято гроші та на якій підставі. При цьому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером і касиром.

Підставою для заповнення ПКО при отриманні коштів з банку є грошовий чек, який виписується на ім’я касира або іншої уповноваженої особи, через яку одержуються кошти.

Для одержання в банку чекової книжки необхідно заповнити заяву, в якій зазначається прізвище, ім’я, по батькові, касира та зразок його підпису. Заява повинна бути завірена печаткою підприємства, підписами керівника та головного бухгалтера. На зворотному боці заяви чекодавець самостійно вказує суму, в межах якої можуть бути сплачені виписані чеки. За цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Зберігається чекова книжка в касі підприємства. На корінці чеку вказується прізвище, ім’я та по батькові особи, якій доручено одержання готівки. Підписуються чеки керівником підприємства та головним бухгалтером. На звороті чека вказують цільове призначення готівки. Жодних виправлень у чеках не допускається. Грошові чеки – документи суворої звітності. Якщо чек зіпсовано, його не викидають, а перекреслюють і залишають у чековій книжці (якщо вже відірвано, акуратно вклеюють).

Для одержання коштів у касу на виплату заробітної плати підприємства повинні складати касові заявки, в яких вони повідомляють установу банку про строки виплати заробітної плати. Банк задовольняє вимоги клєнтів на одержання готівки та не допускає видачі коштів на виплату заробітної плати раніше встановлених строків, за винятком окремих випадків.

Видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами, або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями (рис. 2.1, 2.2). Видаткові касові ордери підписуються керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. Якщо на доданих до видаткових касових ордерах документах – заявках, рахунках, інших розрахункових документах – є дозволяючий надпис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов’язковий. У випадку нестачі грошей окремій особі за ВКО касир повинен вимагати пред’явлення документу, який засвідчує особу отримувача та містить фотокартку й особистий підпис власника.

Надходження

Видача

прибутковий касовий ордер: – підписує касир, головний бухгалтер та особа, яка вносить готівку в касу; – особі, яка здає кошти, видають квитанцію (яка є відривною частиною ордера), засвідчену відбитком печатки підприємства.

видатковий касовий ордер, видатковавідомість: – підписує керівник і головний бухгалтер (або працівник, який на це уповноважений керівником); – до видаткових ордерів можна додавати заяву на видачу готівки, розрахунки тощо; коли на цих документах буде стояти дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видатковому касовому ордері не обов’язків; – при видачі готівки окремим фізичним особам (у т. ч. й працівникам) касир просить пред’явити паспорт чи документ, що його замінює, і записує його найменування і номер, ким і коли виданий; – видаткові касові ордери або видаткові відомості, в яких видача готівки з каси не підтверджена підписом одержувача, не приймають для виведення залишку готівки в касі.

Рис. 2.1. Вимоги до документального оформлення касових операцій

 

Надходження	Видача
прибутковий касовий ордер	видатковий касовий ордер, видаткова відомість

 

+ –

Рис. 2.2. Документальне оформлення касових операцій

 

Видача коштів з каси, не підтверджена розпискою одержувача у ВКО або іншому документі, що його заміняє, у виправдання залишку готівки в касі не приймається. Ця сума вважається нестачею і стягується з касира.

Видаткові касові ордери оформляються на підставі наступних документів:

1) об’ява на внесення готівки – здавання готівкової виручки до банку самостійно або шляхом інкасації;

2) наказ керівника підприємства – видача готівки під звіт на господарські потреби;

3) наказ керівника підприємства, посвідчення про відрядження – видача готівки під звіт на відрядження;

4) платіжна (розрахунково-платіжна) відомість – виплата заробітної плати, допомоги, матеріальної допомоги.

На операцію зі здачі грошей до банку касир, крім видаткового касового ордеру, також оформляє об’яву на внесення готівки, в якій вказує дату операції, хто здає кошти та через кого, банк і назву одержувача, суму цифрами та прописом, призначення внеску, номер власного рахунку. Об’ява складається з трьох частин: перша частина залишається в банку, друга (квитанція) – передається касиру, третя (ордер) – повертається підприємству з випискою банку після зарахування грошей на поточний рахунок.

Прибуткові касові ордери та видаткові документи до передачі в касу реєструються в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Журнал реєстрації побудований таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством.

Суми за прибутковими та видатковими касовими ордерами повинні відображатись у касовій книзі в день одержання (видачі) готівки та в повній сумі. Касова книга – документ установленої форми, що застосовується для здійснення первинного обліку готівки в касі.

Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки підприємства. Кількість аркушів своїми підписами засвідчують керівник і головний бухгалтер. Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги – "Вкладні аркуші касової книги" – залишаються в касовій книзі; другі, що є відривною частиною – “Звіт касира" – є документом, за яким касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день можуть не провадитися.

У касовій книзі виправлення, як правило, не допускають, однак якщо вони зроблені, то зроблені виправлення повинні бути засвідчені підписами касира та головного бухгалтера (або особи, що його заміщує).

В кінці кожного робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі (до сальдо на початок дня додають дебетовий оборот і віднімають кредитовий оборот = сальдо на кінець дня) та передає до бухгалтерії звіт касира. Звіт касира – це документ, який передається під розписку касиром підприємства в бухгалтерію з доданими прибутковими і видатковими касовими ордерами та видатковими документами.

Ліміт залишку готівки в касі – граничний розмір суми готівки, що може залишитися в касі в позаробочий час. Ліміт каси підприємства визначають самостійно на підставі розрахунку, засвідченого підписом головного (старшого) бухгалтера та керівника. До розрахунку приймається строк здавання підприємством готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках, визначений відповідним договором банківського рахунку. Для кожного підприємства та його відокремленого підрозділу складається окремий розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі.

Схема документування касових операцій наведена на рисунку.

 

Приклад документообігу касових операцій наведено в таблиці.

Обіг грошових коштів на рахунках у банках та у депозитах до запитання утворює безготівковий оборот. Безготівкові розрахунки – перерахування певної суми коштів з рахунків платників на рахунки отримувачів коштів, а також перерахування банками за дорученням підприємств і фізичних осіб коштів, унесених ними готівкою в касу банку, на рахунки отримувачів коштів. Ці розрахунки проводяться банком на підставі розрахункових документів на паперових носіях чи в електронному вигляді.

На відкриття і обслуговування банківського рахунку укладається договір.

Картка із зразками підписів та відбитком печатки має бути засвідчена підписом керівника чи заступника керівника вищестоячого органу та печаткою вищестоячого органу або нотаріально. Право першого підпису належить керівнику підприємства, якому відкривається рахунок, а також відповідним службовим особам,уповноваженим керівником. Право другого підпису належить головному бухгалтеру, а в разі відсутності такої посади – особі, що виконує обов’язки головного бухгалтера, або службовій особі, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку та звітності, та відповідним службовим особам, уповноваженим керівником.

Для здійснення операцій на поточному рахунку до банку подаються документи, форми яких затверджені НБУ.

При готівкових розрахунках банківськими документами є грошові чеки та об’яви на внесок готівкою; у випадку безготівкових перерахувань – платіжні доручення, платіжні вимоги, розрахункові чеки, акредитиви, векселі.

Згідно Закону України «Про платіжні системи та переказ грошей в Україні» та Інструкції “Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті” рух певної суми грошей з метою її зарахування на рахунок отримувача може здійснюватись за допомогою платіжної вимоги-доручення – розрахункового документа, який складається з двох частин: верхньої – вимоги отримувача безпосередньо до платника про сплату визначеної суми коштів; нижньої – доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунка визначеної ним суми коштів та перерахування її на рахунок отримувача. Верхня частина вимоги-доручення оформляється отримувачем коштів і передається безпосередньо платнику не менше ніж у двох примірниках. У разі згоди оплатити вимогу-доручення платник заповнює її нижню і подає до банку, що його обслуговує.

Платіжне доручення – розрахунковий документ, що містить письмове доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунка зазначеної суми та її перерахування на рахунок отримувача.

Платіжна вимога – розрахунковий документ, що містить вимогу стягувача або в разі договірного списання отримувача до банку, що обслуговує платника, здійснити без погодження з платником переказ визначеної суми коштів з рахунка платника на рахунок отримувача.

При відсутності коштів на рахунку покупці можуть розраховуватися з підприємством векселями, тобто письмовими зобов’язаннями встановленої форми, що дають незаперечне право їх власникові (підприємству-векселетримачу або індосанту) вимагати від боржника (векселедавця або трасата чи трасанта) сплати зазначеної у векселі суми у певний строк. Векселі є звичайні і переказні. Звичайні векселі виписує і підписує боржник (покупець чи замовник, тобто трасат). Переказні векселі виписує третій учасник розрахунків (кредитор або трасант, наприклад, банк покупця). Переказний вексель (тратта) є наказом боржникові (трасату) сплатити зазнаний у ньому борг у визначний термін продавцеві (підприємству).є

Підтвердженням здійснення операцій на поточному рахунку підприємства є банківська виписка, у якій в хронологічному порядку відображається кожна операція. Вона заміняє собою регістр аналітичного обліку за операціями на поточному рахунку та одночасно є підставою для бухгалтерських записів, тобто виписка – це фактичного другий примірник особового рахунку підприємства, відкритого банком.

Банківську виписку слід читати у оберненому («дзеркальному») відображенні, оскільки записи за дебетом у ній означають видачу чи перерахування коштів з рахунку, а за кредитом, навпаки, надходження коштів на рахунок, хоч цей рахунок, як і інші рахунки з обліку коштів є активним. До виписки додаються документи, на підставі яких проводилися розрахунки.

Схема документування безготівкових розрахунків наведена на рисунку.

 

Приклад документообігу, пов’язаного з рухом безготівкових коштів, наведено в таблиці.