Складання графіку документообігу

Документи з моменту їх складання або одержання від інших під­приємств і організацій до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Рух первинних документів на підприємстві здійснюєть­ся шляхом виконання у встановленому порядку ряду процедур обро­бки вихідних даних. В загальному випадку повний цикл руху первин­них документів включає наступні етапи:

— розробка документу;

— розподіл за користувачами;

— оперативне зберігання;

— архівне зберігання.

Документообігом називається рух документів в процесі їх опера­тивного використання і бухгалтерського опрацювання з моменту складання або одержання від інших підприємств і організацій до пе­редачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри.

Завдання правильної організації документообігу полягає у тому, щоб прискорити рух документів. На кожному робочому місці доку­мент повинен знаходитися мінімальний строк і проходити якомога менше інстанцій. Прискорення документообігу покращує якість облі­кової інформації і забезпечує достовірність показників господарсько-фінансової діяльності.

Графіком документообігу доцільно передбачити оптимальну кіль­кість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, мінімальний строк його перебування в підрозділі. Це спри­яло б поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функ­цій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та ав­томатизації, своєчасному складанню бухгалтерської, статистичної, податкової та внутрішньовиробничої звітності.

Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату, але схема органі­зації документообігу на підприємстві має спільні моменти:

1. Надходження зовнішніх документів від контрагентів, складання та оформлення внутрішніх документів.

2. Обробка первинних документів на підприємстві і підготовка для передачі і опрацювання їх працівниками бухгалтерії.

3. Прийом і опрацювання документів працівниками бухгалтерії.

4. Організація і забезпечення поточного зберігання документів.

5. Зберігання документів у архіві підприємства з подальшою передачею до
державного архіву, утилізація.

Графік документообігу оформляють, у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із за­значенням їх взаємозв'язку і строків виконання.