Приймання, перевірка та правила обробки первинних документів

Особливу увагу при прийнятті документів слід приділити вивчен­ню підробок у документах. Перевірка достовірності документів та ре­квізитів і записів, які в них містяться, здійснюється з метою виявлен­ня фальсифікованих документів. До фальсифікованих документів відносяться і такі, в яких є підчистки, підроблені записи і резолюції, заміна текстів і цифр тощо. Такі документи часто використовуються з метою приховування обману й інших порушень правил ведення бух­галтерського обліку. Особлива увага має приділятись відбиткам штампів і печаток. їх незвична форма, різний розмір тих самих знаків, неправильний текст та інші ознаки можуть вказувати на підробку до­кумента. Мають значення зовнішній вигляд документа, напір, на яко­му він виконаний, форма бланка, фарба, якою зроблені записи (чор­пило, паста, олівець), колір фарби тощо. Особлива увага має приділя­тись достовірності підписів посадових і матеріально відповідальних осіб та осіб, які приймали і відпускали товарно-матеріальні цінності або грошові кошти.

Огляд документів з метою виявлення підробки повинен поєднува­тись з перевіркою правил їх оформлення. Приймаючи документ слід звернути увагу на правильність його оформлення, наявність необхід­них реквізитів, спосіб виконання записів і т. д. Якщо в документі є виправлення, необхідно перевірити, чи допустимі вони виходячи з характеру документа (в касових і банківських документах виправлен­ня не допускаються), чи правильно здійснені виправлення (помилка в документах виправляється шляхом закреслення неправильного тексту або суми тонкою лінією так, щоб можна було прочитати закреслене, і написання над закресленим правильного тексту або суми), чи підтве­рджені виправлення підписами осіб, які склали і підписали документ.

Арифметична перевірка документів полягає у встановленні прави­льності арифметичних підрахунків (підсумкових сум, обчислення процентів, множення кількісних показників на ціннісні і т. д.), які ви­конуються при оформленні та обробці документів.

Нормативна перевірка дозволяє встановити правильність застосу­вання в документах нормативних даних (цін, розцінок, норм трудових витрат, норм природних збитків, норм витрат матеріальних ціннос­тей). Нормативною перевіркою виявляються факти завищення норм ви­трат матеріальних запасів, природних збитків, що може свідчити про шахрайство або допущені помилки. Тому після виявлення таких фак­тів необхідно всебічно перевірити причини порушень і встановити їх справжній характер.

Необхідно також перевіряти, наскільки відповідають відображені в документах господарсько-фінансові операції встановленим правилам і положенням, що дозволяє встановити факти їх навмисних порушень (наприклад, незаконний залік пересортування продукції, незаконне списання недостач і втрат продукції на витрати виробництва, пере­вищення ліміту залишку готівкових грошей в касі і т. д.).

Перевірені і прийняті бухгалтерією документи підлягають даль­шому опрацюванню — розцінці (таксуванню), групуванню і контируванню.

Розцінка (таксування) документів полягає в проставлянні у відпо­відних графах документа ціни і суми, тобто грошової оцінки оформ­лених натуральних показників господарської операції. Необхідність в розцінці зумовлена тим, що значна кількість документів, які надхо­дять до бухгалтерії, має тільки натуральні (або трудові) вимірники. Так, в документах, якими оформляють надходження і видаток матері­альних цінностей (вимоги, накладні, лімітно-забірні карти тощо), в момент складання записують тільки кількісні показники, а тому по­требують проставляння ціни і суми. Документи, в яких в один з обов'язкових реквізитів при складанні входить грошовий вимірник (ціна і сума), розцінці не підлягають.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за зміс­том первинних документів у групи і запису в групувальні відомості для визначення загального підсумку по кожній групі. На багатьох підприємствах групувальні і накопичувальні відомості об'єднуються в одному документі. Для цього дані первинних документів системати­зують (групують) в процесі їх накопичення.

Контирування документів полягає в зазначенні кореспондуючих рахунків, на яких повинна бути відображена господарська операція, оформлена документом або групою документів, тобто в складанні бу­хгалтерських проводок. Здебільшого бухгалтерську проводку скла­дають на бланку того документа, яким оформлена господарська опе­рація. Запис роблять від руки на вільному місці документа або у від­тиску спеціального штампу, що має графи для відображення шифрів (номерів) кореспондуючих рахунків і суми. На бланках окремих до­кументів (прибуткові і видаткові касові ордери, авансові звіти тощо) для зазначення кореспондуючих рахунків передбачені спеціальні і графи. В окремих випадках для складання бухгалтерської проводки користуються меморіальними ордерами.

Проте найчастіше використовують облікові регістри, в яких запис сум господарських операцій, що в них реєструються, поєднується з групуванням за кореспондуючими рахунками (журнали-ордери та допоміжні відомості до них). Тим самим наприкінці кожного місяця при підбитті підсумків автоматично одержують бухгалтерську прово­дку. Це значно спрощує і скорочує техніку облікової реєстрації.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, повинні мати пе­вну відмітку, що запобігає можливості їх повторного використання: при ручному опрацюванні — дату запису в обліковий регістр, а при опрацюванні на обчислювальній машині — відтиск штампу операто­ра, відповідального за їх опрацювання. Всі документи, що додаються до прибуткових і видаткових касових ордерів, а також документи, що послужили підставою для нарахування заробітної плати та інших по­дібних виплат, підлягають погашенню штампом або надписом від ру­ки "Одержано" або "Виплачено" із зазначенням дати.