Організація зберігання та утилізація бухгалтерських документів
Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву під відповідальність конкретної особи. Розрізняють поточні й постійні архіви. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто звертатися до нього для одержання різних довідок. Для поточного архіву відводять спеціальні шафи, ключі від яких знаходяться в особи, відповідальної за зберігання архіву. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Документи з поточного архіву в постійний передаються після закінчення звітного року. Перед передачею до архіву первинні документи, які відносяться до певного облікового регістру, комплектують в хронологічному порядку з оформленням довідки для архіву, де зазначається: — найменування облікового регістру, до якого відносяться такі первинні документи; — період, до якого відносяться скомплектовані документи; — перелік скомплектованих первинних документів; — дата комплектації і передачі документів до архіву; — підпис відповідальної особи. Всі документи, які ведуться на підприємствах, формуються в справи відповідно до затвердженої номенклатури. Загальні принципи формування справ бухгалтерського архіву наступні: 1) первинні документи, як правило, зберігаються окремо від регістрів бухгалтерського обліку; 2) кожна партія первинних документів за поточний місяць, яка відноситься до певного регістру бухгалтерського обліку, комплектується окремо в хронологічному порядку і супроводжується довідкою для архіву, в якій зазначається місяць і рік, шифр синтетичного обліку, номери документів (з № по № включно) і кількість листків; 3) касові документи, авансові звіти, виписки банків з доданими документами інші документи (наприклад, рахунки-фактури) повинні бути підібрані в хронологічному порядку і по закінченні поточного місяця переплетені; 4) кожна справа повинна мати заголовок, який повинен бути коротким і точним, при його складанні необхідно враховувати строки зберігання документів. Порядок розподілу справ в номенклатурі може бути наступним: — організаційно-розпорядча документація вищестоящих органів; — внутрішня організаційно-розпорядча документація (положення, накази тощо); — первинні документи; — облікові регістри; — планова і звітна документація; — листування. Розміщення справ супроводжується присвоєнням індексів, тобто умовним позначенням кожної справи. Індекс справи містить номер структурного підрозділу і порядковий номер заголовку справи. Сформована номенклатура справ затверджується керівником підприємства. Терміни зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів, балансів, податкової звітності та іншої документації на підприємстві визначаються відповідно до "Переліку типових документів, які створюються в процесі діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств", затверджених наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998 р. № 41. Для більшості видів бухгалтерської документації термін зберігання визначений у три-п’ять років за умови з ТЕМА «ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТУВАННЯ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ ТА ДОКУМЕНТООБІГУ»
|