Поняття первинного документа, класифікація документів та порядок їх складання

 

Технологічний процес бухгалтерського обліку розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отри­мання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування. Документація виступає як спосіб первинного спостереження за діяльністю підприємства і є важливою ланкою технології обліку. Без належно оформленого доку­мента не може бути бухгалтерського запису, також від цього залежать повнота і достовірність облікової інформації.

Документ буквально означає свідчення, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, на якому, за допомогою різних засобів і способів, зафіксовано інформацію в доцільній для сприйняття формі.

Бухгалтерський документ — письмове засвідчення певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення та підставою введення показників в облікову систему.

Спосіб оформлення господарських операцій документами назива­ється документуванням,а результат — документацією. Документа­ція є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, служить для первинного спостереження за господарськими операціями.

У ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" наведено визначення господарської операції та первинного документу.

Господарська операція — дія або подія, яка зумовлює зміни в структурі активів, зобов'язань і власного капіталу підприємства.

Відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження опрацьованих (включених до обліку) документів протягом встанов­леного терміну несе власник (керівник) підприємства. Головний бух­галтер має забезпечити відображення на рахунках і в регістрах бухга­лтерського обліку інформації про всі господарські операції.

Первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Власник (керівник) підприємства розпорядчим документом за­тверджує перелік посадових осіб, яких наділяє правом підписувати первинні документи.

Регістри бухгалтерського обліку — це носії певного формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, книг, журналів, машино­грам тощо, призначені для хронологічного, систематичного або ком­бінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.

Регістри бухгалтерського обліку як складову форми бухгалтерсь­кого обліку підприємства можуть вибирати (розробляти) на підставі ст. 8 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звіт­ність в Україні" самостійно. Наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000 р. № 356 затверджено для застосування на підприємствах регістри бухгалтерського обліку (7 журналів, 17 відомостей, Головна книга), а наказом Міністерства фінансів України від 25.06.2003 № 422 затверджено регістри бухгалтерського обліку для застосування на ма­лих підприємствах (1 книга або 5 відомостей і оборотно-сальдова ві­домість).

"Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтер­ському обліку", затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, встановлює порядок створення, прийняття і ві­дображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємст­вами, їх об'єднання та госпрозрахунковими організаціями (крім бан­ків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету.

Велике значення у виконанні цих вимог має уніфікація і стандар­тизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних форм документів для оформлення однотипних господарсь­ких операцій на підприємствах і в організаціях різних галузей і форм власності. Так, уніфіковано всі банківські і касові документи, бланки авансових звітів, товарно-транспортних накладних, лімітно-забірних карток, розрахунково-платіжних відомостей та інших документів.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми з завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів.

Первинні документи мають бути складені у момент здійснення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосеред­ньо після її завершення. Для контролю та впорядкування обробки ін­формації на основі первинних документів можуть бути складені зве­дені документи, які також слід відносити до первинних документів (авансові, товарно-грошові, матеріальні та інші звіти).

Первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити:

1) найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ;

2) назва документа (форми);

3) дата і місце складання;

4) зміст та обсяг господарської операції;

5) одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі);

6) посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

7) особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до пе­рвинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: іден­тифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтер­ському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88, документ може бути підписаний особисто, із за­стосуванням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення.

Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов'язаних з прийомом і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку

 

операцію.

 

Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених в установленому порядку. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фі­нансів України від 24.05.1995 р. № 88, для запобігання несанкціонова­ному втручанню в оформлення первинних документів та їх повторно­го використання вільні рядки в первинних документах і звітності обов'язково мають бути прокреслені, а документи, що додаються до прибуткових і видаткових касових ордерів, і документи з нарахування заробітної плати та інших подібних виплат підлягають погашенню штампом або надписом вручну "Одержано" чи "Сплачено" із зазна­ченням дати. Крім того, всі первинні документи, що пройшли оброб­ку (тобто внесені записом до відповідного регістру бухгалтерського обліку), позначають датою запису до облікового регістру або перене­сення до машинної системи.

Зміст документів відображається у їх класифікації, поділі на групи за певними ознаками подібності й відмінності. Класифікація докуме­нтів є також однією з передумов раціональної організації і ведення обліку.

Документи класифікують: за місцем складання, за призначен­ням, за способом охоплення фактів; за обсягом відображення опера­цій, за змістом господарських операцій; за технікою складання і опрацювання.

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внут­рішні і зовнішні. Внутрішні документи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують, зовнішні складають на стороні, їх отримують від інших підприємств і організацій. При надходженні їх обов'язково реєструють: вони оформлені, як правило, на бланках уніфікованих форм.

За призначенням документи поділяють на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядчими є документи, які містять розпорядження (наказ, за­вдання) па здійснення певної господарської операції. До них нале­жать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отриман­ня готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей тощо.

Виконавчими (виправдними) є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. До них належать: авансові звіти, виписки бан­ків, прибуткові та видаткові касові ордери, акти, квитанції та ін.

Документи бухгалтерського оформлення складаються на основі виконавчих та розпорядчих документів працівниками бухгалтерії. Самостійного значення вони не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ордери, бухгал­терські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, зві­тні калькуляції) та ін.

Документи комбіновані поєднують функції перелічених вище до­кументів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін. Прикладом комбінованого документа може бути видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження керівника і головного бухгалтера про видачу готівки та підтвердження її фактичної видачі касиром та нід­писом особи, що отримала грошові кошти.

За способом охоплення фактів документи поділяють на разові та накопичувальні.

Разові документи фіксують одномоментно одну або декілька гос­подарських операцій (ордери, вимоги, акти та ін.).

Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: та­бель обліку робочого часу, лімітно-забірна карта, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. На відміну від одноразо­вих, накопичувальні документи використовують з метою обліку запи­су останньої операції і підведення підсумку всіх записів.

За обсягом відображення операцій документи поділяють на пер­винні й зведені.

Первинні документи складають у момент здійснення господарсь­кої операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти приймання робіт та ін.).

Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та взаємної ув'язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відо­мості та ін.).

За змістом господарських операцій документи поділяють на мате­ріальні, грошові, розрахункові.

Матеріальними документами оформляються операції пов'язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-накладна, лімітно-забірна карта та ін.).

Грошовими документами оформляють операції, пов'язані з грошо­вими коштами. До них належать платіжні доручення, видаткові та прибуткові касові ордери, банківські чеки тощо.

Розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізич­ними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення, квитанції та ін.).