Матрица классификации делРуководитель должен уметь выделить из всей массы своих дел те, которые являются наиболее важными и перспективными. При этом подходе все виды деятельности руководителя характеризуются двумя параметрами: важность и срочность. Важность - это характеристика деятельности с точки зрения внесения вклада в достижение целей. Срочность - это характеристика деятельности с точки зрения требования внимания и активной деятельности руководителя. Срочность видима и, как правило, человек получает удовлетворение от того, что он успешно справился со срочным делом вне зависимости от его важности. Классификация дел в зависимости от их срочности и важности может быть представлена в виде матрицы (см. рис.).
Руководители, пребывающие в квадранте I, сосредоточены на проблемах. Каждый день для них - это борьба с проблемами, но количество проблем с каждым днем не уменьшается, а увеличивается. Все меньше времени остается на радостные чувства от разрешенных проблем, растет число стрессовых ситуаций. Единственным средством избавления от проблем многие руководители такого типа видят в уходе в дела квадранта IV, что служит своеобразным отдыхом. Другие руководители большинство времени расходуют на делах квадранта III, считая, что занимаются делами квадранта I. Для них срочное становится важным. В большинстве случаев это происходит потому, что над ними довлеют интересы и ожидания других людей, под которые они приспосабливаются. В результате они ощущают себя жертвой обстоятельств, которые выше их. Руководители, работающие в квадранте II, ориентированы на упреждение проблем за счет строительства отношений с окружающими людьми, перспективного планирования, предупредительных действий и приобретения новых знаний. Поэтому количество кризисных ситуаций, с которыми они сталкиваются, сравнительно невелико. В результате они не чувствуют себя “загнанными лошадьми”, у них остается время на отдых и они занимаются творческой деятельностью. Переход от работы в квадранте I или III к работе в квадранте II достаточно сложен и требует определенного мужества. Первоначально единственным ресурсом времени для занятий делами квадранта II является время из квадрантов III и IV. И здесь важными являются два умения: ¨ проведение анализа затрат своего времени; ¨ отказаться от зачастую навязываемых из вне дел, относящихся к квадратам III и IV. Отказываясь от навязываемых дел, относящихся к квадрантам III и IV, важно иметь ввиду, что человек, из-за ограниченности суток, всегда вынужден говорить кому-то или чему-то “нет”. Для многих проще сказать “нет” самому себе, забирая время у собственного развития и здоровья, собственной семьи и творчества, и отдавая это время интересам других. Эту человеческую особенность любят использовать кризисные руководители, которые руководствуются правилом: “Если хочешь, чтобы что-то было сделано, поручи это занятому человеку”. Поэтому важно научиться говорить “нет” другим, не позволяя втягивать себя в решение кризисных проблем. Организация работы в квадранте II базируется на четырех составляющих: ¨ определение собственных ролей; ¨ определение ближайших дел; ¨ планирование собственной деятельности; ¨ ежедневная адаптация. Обычно медлительность в работе руководителя появляется тогда,когда он сталкивается с делом, которое для него 1) либо неприятно 2) либо сложно 3) либо порождает неопределенность или нерешительность. 4. Методы выполнения планов
4.1. Приемы выполнения плана при простом планировании
Кратко законспектируйте основные положения
Все дела, которые Вы записали на каком - либо носителе(например, на листке), выполняются последовательно в том порядке, в котором они записаны. При выполнении какого – либо дела делается соответствующая отметка в плане. Обычно зачёркивается выполненное дело или его номер. После завершения представьте себя победителем (если вы завершили трудную, важную, сложную, значимую, престижную, существенную работу, вы чувствуете энтузиазм, мощный прилив сил, готовность в этот момент свернуть горы, повышается ваша самооценка, вас одолевает чувство гордости, уверенности в себе и т.д.). Этот приём самомотивации применяйте и в других случаях. Приоритетность дел можно определить с помощью таких принципов: 1. “ Принцип Паретто”. В первую очередь необходимо осмыслить и максимально использовать в управленческой деятельности “принцип Паретто”, или закон “20:80”. “Принцип Паретто” подтверждает, что внутри данной группы или множества отдельных групп малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это отвечает их относительному удельному весу в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод относительно рабочей ситуации руководителя: за первые 20 % потраченного времена достигается 80 % результатов. Другие 80 % потраченного времени приносят лишь 20 % общего результата. 2. Установление приоритетов с помощью анализа АБС|. Заслуживает на внимание немецкий опыт установления приоритетов целей с помощью анализа АБС|. Техника этого анализа основана на практическом опыте, в соответствии с которым частицы в процентах более важных и менее важных дел ко всему их общему количеству остаются в целом не переменными. С помощью букв АБС| отдельные задачи подразделяются на три класса, а именно, в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных или личных целей. Анализ АБС| базируется на закономерностях, подтвержденных опытом. Важнейшие задачи (категория А) составляют приблизительно 15 % всех задач и дел, которыми занятый руководитель. Собственная значимость этих задач составляет, однако, приблизительно 65 %. На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего числа и 20 % значимости задач и дел руководителя. Менее важные и несущественные задачи (категория С) составляют, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную частицу – 15 % общей “стоимости” всех дел, что должен выполнять руководитель. Чтобы применить анализ АБС|, необходимо действовать в соответствии со следующими пунктами: - составить список всех будущих задач; - систематизировать их в соответствии с их важностью и установить очередность; - пронумеровать эти задачи; - оценить свои задачи в соответствии с категорией А, Б, С; - задачи категории А не подлежат перепоручению|; - задачи категории Б (20 % всех задач) подлежат перепоручению|; - задачи категории С (65 % всех задач) подлежат обязательному перепоручению|. С целью рационализации собственного труда целесообразно завести календарь, блокнот, дневник или журнал. Прием «Поедание слона» Если задача очень сложна, большая, то возникает мысль, что она неподъёмна, возникают вопросы: «Как к ней подступиться», «С чего начать?» и т.д. Часто мы её откладываем на какой-то срок. Рекомендации: Представьте себе, что задача – большой слон и неподъёмный. Вы его хотите съесть, за один присест это сделать не удастся, поэтому разрежьте его на части, каждую из которых можно съесть за один раз. Можно пригласить родственников, друзей и каждому предложить кусочек. Аналогично поступаем с задачей (Дело А-1) Нужно разделить его на такое число подзадач, которые можно решать по отдельности. Размерность задачи уменьшится и её решение упростится, Часть подзадач можно делегировать подчинённым. При этом время решения может значительно уменьшиться.
|
