Рекомендации по применению методов

Если какой-то метод вам понравился, то применяйте его в течение 1 – 2 месяцев, но не менее двух недель. Потом критически оцените, действительно ли он вас полностью удовлетворяет. Если нет, то попробуйте другой метод.

Правила планирования и организации рабочего времени на день

Кратко законспектируйте основные положения

Совершенствование планирования рабочего времени можно выразить в виде правил планирования времени:

1. Главное правило планирования времени - соотношение (60:40):

60% запланированная активность,

20% непредвиденная активность (резервы времени и не планируемые действия: срочные совещания, обсуждения, незапланированный приход визитёров, звонки, - помехи, «похитители времени» – сидеть в приемной у начальника).

20% спонтанная активность (управление, творчество).

Необходимо составить план лишь на определённую часть своего рабочего времени. Непредвиденные события, помехи, «похитители времени», личные потребности требуют того, чтобы не планировать заранее все время без остатка.

Несмотря на основное правило планирования времени, мы все же склонны планировать более 60 % своего рабочего времени. В связи с этим необходимо сократить список запланированных задач до реального объема посредством:

ü Определения приоритетов;

ü Сокращения объема выполняемых задач;

ü Делегирования (поручения их выполнения другому лицу).

2. Анализ видов деятельности и расхода времени, листок "Дневных помех": необходимо задокументировать и перепроверить то, как и на что используется (тран­жирится) время. Вы сможете работать более концентрированно и более последовательно препятствовать возникновению помех, если для выполнения конкретного задания определите конкретное время.

3. Необходимо перечислить все предстоящие в соответствующем плановом периоде ра­бочие задачи.

4. Необходимо планировать лишь такой объём задач, с которым можно справиться. Опыт показывает, что часто происходит неадекватная оценка общего времени, имеющегося в распоряжении, т.е. планируется больше, чем действительно можно выполнить в это время.

5. Необходимо гибко изменять планы в соответствии с меняющимися условиями.

6. Восполнение потерь времени:необходимо восполнять потери времени в тот же день.

7. Невыполненные, но важные задачи необходимо переносить в план следующего пе­риода, вычеркнуты или выполнены сверхурочно.

8. Необходимо фиксировать в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто действия.