Результативность и смета совещаний и собраний.

Ключевые слова: собрание, совещание.

Цель изучения раздела: научиться правильно проводить собрания и совещания.

Методические рекомендации к изучению Раздела 2.4.

Изучая пункт 1, обратите внимание на понятие «совещание», «собрание». Для этого обратитесь к литературе [1.4.7]

Изучая пункт 2, обратите внимание на технологию проведения делового совещания. Для этого обратитесь к литературе [2.4.]

Изучая пункт 3, обратите внимание на особенности проведения совещаний различных видов. Для этого обратитесь к литературе [1.3.4.]

Изучая пункт 4, выучите как составляется смета совещаний и собраний. Для этого обратитесь к литературе [1.3.4.]

 

Учебный материал

 

1.Общая характеристика совещания как вида управленческого общения

 

Законспектировать основные положения

 

Совещание - это способ открытого обсуждения проблем группой специалистов.

В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями.

Собрание - совместное заседание членов какой-либо организации, коллектива для обсуждения чего-либо.

Совещания могут быть формальными и неформальными. Достоинство формальных совещаний - это наличие формальных правил и процедур, поощряющих и защищающих демократию. Формальные процедуры помогают избежать опасности выхода совещания из-под контроля, благодаря чему формальные совещания предсказуемы.

Неформальные совещания могут принимать форму случайной встречи. На них обычно не бывает отпечатанной повестки дня и формально назначенных председателя и секретаря.

Функции совещаний:

1. Объединение известный и опыта участников;

2. Озвучивание претензий и жалоб;

3. Сбор информации;

4. Оценка текущего состояния дел;

5. Предоставление информации;

6. Выяснение последствий осуществляемых или предполагаемых изменений;

7. Принятие решений;

8. Распределение ресурсов;

9. Помощь в принятии стратегических решений;

10. Помощь в решении стратегических проблем;

11. Усиление кооперации и преданности работников;

12. Распределение обязанностей;

13. Согласование действий.

Виды совещаний:

Инструктивные совещания. Цель: проинструктировать людей об их работе и ответственности или передать информацию на нижние уровни организации.

Деловые совещания. Цель: принятие решений. Участники делятся информацией, обсуждают вопросы повестки дня и принимают по им решения. Недостаток: большая продолжительность обсуждений.

Консультационные совещания. Консультационные совещания могут оказаться полезными для планирования. Могут проводится либо с подчиненными (могут способствовать укреплению чувства сопричастности и преданности организации), либо с представителями профсоюзов, клиентами, потребителями, представителями общественности.

Производственные совещания. Цель: заслушивание отчетов о проделанной работе, коллективное обсуждение текущих проблем, например, кризисной ситуации в какой-либо команде.

Итоговые совещания. Проводятся время вот времени для оценки прогресса, достигнутого организацией, подразделением, отдельными работниками в продвижении к поставленной цели. Иногда полезно присутствие фасилитатора (посредника).

В рамках конкретного предприятия в зависимости вот основной задачи выделяют следующие виды совещаний:

оперативное;

инструктивное;

проблемное.

В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

диктаторское - свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;

автократическое - основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;

сегрегативное- обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;

дискуссионное - свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;

свободное - на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями.

Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, к всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в спорое рождается истина.

Но совещание является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в вашей организации ежедневно проходит часовое совещание с восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оный является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения.

 

2. Технология проведения делового совещания

Законспектировать основные положения

 

В работе руководителя, связанной с организацией совещаний, можно выделить три этапа: