Методы и средства рациональной обработки документов

Законспектировать основные положения

 

 

В настоящее время на обработку документов теряется 10-15 % рабочего времени специалистов, и выполнением их занят большой штат служащих (технических исполнителей): архивариусов, делопроизводителей, счетоводов, машинисток, стенографисток, работников канцелярии и др.

Основными направлениями сокращения расходов труда на выполнение этих операций является:

совершенствование методов обработки документов и, в частности, расширение бездокументной обработки информации на базе механизации и автоматизации этих операций;

расширение сферы устной информации (замена документируемой информации устной), в частности, применение диктофонов;

совершенствование форм применяемых документов: типизация и унификация документов, использования текстов писем, выдержек и тому подобное — упрощение документов, устранения лишних реквизитов;

механизация процессов копирования, процессов обработки корреспонденции в делопроизводстве, выписки первичных документов;

рационализация и автоматизация процессов машинописной работы.

Одним из главных средств работы с документами является чтение.

Руководитель ежедневно читает периодическую литературу, корреспонденцию, инструкции, распоряжения, отчеты, докладные записки, специальные статьи и книги. Обычно он читает с разной степенью внимания от 50 до 150 страниц машинописного текста, на что нужно около трех часов времени. Но потому как руководитель не может посвятить чтению столько времен, он вынужден искать более эффективные, рациональные способы чтения сути вопросов, которые выкладываются в материалах.

Опытный читатель умело ориентируется в тексте, читает быстро, воспринимает текст целыми словами и предложениями. Первые составы он дополняет по содержанию и получает законченное представление о содержании материала.

Индивидуальные расхождения в скорости чтения значительные. Они колеблются от 150 до 500 слов в минуту. Эксперименты показали, что темп чтения можно ускорить. Но заниматься тренировкой в этом отношении самостоятельно нам представляется нецелесообразным.

Читать можно: 1)пересматривая (перелистывая страницы книги), причем так можно пересмотреть от 40 до 200 страниц на протяжении часа; 2) быстро (ориентировано, для ознакомления) и 3) обстоятельно.

Каждый читаючий может разработать собственную систему отметок, например:

/ - интересно; // -важно;? –неясно; х –спорно; + -правильно; - неправильно; - - - -аналогично; О –общие положения.

Последующими формами обработки исследуемого текста являются, например, выписки, конспекты и библиографические (документационные) записи. С помощью выписок, конспектов и тому подобное мы приучаемся оценивать материал в соответствии с его важностью, выражать точно и ясно его содержание, отличать основное от второстепенного. Выдержки и выписки имеют значения в первую очередь для молодых людей. Впоследствии в учебе и работе главную роль добывают уже не новые мысли, а полнота материала и исчерпывающий обзор той или другой проблемы. Поэтому число систематических выписок впоследствии уменьшается.