Подготовка доклада и проекта решения

Подготовка доклада - один из элементов ответственности организации совещания. Плохой доклад может дискредитировать проблему, покачнуть авторитет руководителя, снизить эффективность совещания.

Подготовка доклада предусматривает: выбор докладчика, собственно подготовку доклада, его обсуждения и корректировки.

При выборе докладчика учитывают такие факторы:

значение проблемы; иногда целесообразно, чтобы с докладом выступал руководитель, подчеркивая тем же важность вопроса;

наличие среди подчиненных работника, который знает эту проблему, умеет изложить материал и пользуется авторитетом у коллег;

необходимость в процессе совещания вести полемику по узкопрофессиональным вопросам, к которой руководитель может быть не готов (например, в период перехода предприятий и объединений на новые условия ведения хозяйства на многочисленных собраниях трудовых коллективов и совещаниях выступали с докладами, как правило, не первые руководители, а главные экономисты, начальники плановых, экономических, финансовых отделов и другие работники);

желание руководителя активизировать подчиненных, повысить степень их участия в проведении тех или других мероприятий. Руководитель обсуждает с докладчиком мету, какую он ставит перед совещанием, основные идеи доклада, ее структуру, предсказуемые решения.

План доклада может состоять из таких пунктов: вступление, основная часть доклада, предложения (рекомендации), вывод.

Фактические данные доклады должны быть абсолютно достоверными.

Рекомендации следует выделить особенно. В ряде случаев целесообразно подавать альтернативные варианты, чтобы собравшиеся могли самостоятельно сделать выбор.

Вывод может быть представлен в виде итогов или выводов. В первом случае идет речь о сжатом перечне основных положений доклада, во втором - на основе изложенных аргументов делают выводы и обобщения. В обоих случаях в выводе не рекомендуется использовать новые данные и аргументы.

Целесообразно ознакомить участников совещания с докладом загодя. Это даст возможность глубже выучить ее содержание, избежать многих вопросов непосредственно на совещании, сократить ее длительность. В некоторых случаях такой порядок дает возможность отказаться от зачитывания доклада и начать совещание непосредственно с ее обсуждения.

В ряде случаев одновременно с докладом готовят проект решения. Если доклад является результатом индивидуального творчества руководителя (докладчика), то к выработке проекта решения совещания следует привлекать специалистов, руководителей, тех работников, которые его будут выполнять.

Проект решения должен быть конкретным, содержать четкие и однозначные формулировки с указанием исполнителей, сроков выполнения, предсказуемых результатов, форм контроля.

Формулировать каждый пункт следует с учетом реальной возможности проверки его выполнения (критерии, количественные показатели, названия объектов и др.). Нецелесообразно использовать формулировку типа "усилить", "обеспечить", "поднять", "обратить особенное внимание на."., поскольку они, как правило, беспредметные и не дают возможность эффективно контролировать ход выполнения решений.

На практике при проведении совещаний во многих случаях отказываются от докладов. Подготовленную вместо доклада информацию загодя передают участникам совещания. Эффективность таких совещаний более высока, чем традиционных. Участники имеют возможность серьезнее ознакомиться с материалом, тщательнее продумать свою позицию.