Обсуждение доклада

Правильная и четкая организация обсуждения доклада (информации, тексту) имеет большое значение для достижения цели совещания.

В процессе обсуждения докладу оказываются мнения участников совещания, раскрываются сильные и слабые стороны идей, заложенных в докладе, формулируются разные взгляды, рождаются новые идеи, подходы и методы.

Полемика должна происходить в деловой, конструктивной и доброжелательной обстановке. Право выступить на совещании должен иметь каждый ее участник. Ограничивать возможность выступлений не следует. Аргументы типа "У нас нет времени", "Я знаю, о чем вы будете говорить" унижают достоинство сотрудников и не добавляют авторитету руководителю. Тем более недопустимо ограничивать выступления тех, чья позиция и аргументация не совпадают с мнением руководителя. Однако при этом никто не должен выступать по одному вопросу более чем один-два разы.

Нельзя навязывать участникам совещания свою позицию, выкладывать ее след мягко, используя глаголы изъявительного, а не приказного наклонения. Например: "Может стоит задуматься над."., "Все, о чем здесь шла речь, безусловно, полезно, однако вне поля зрения осталось."., "не стоит ли рассмотреть проблему с другой точки зрения.".

Рекомендации ведущему (председателю) совещания:

Не следует начинать совещание до тех пор, пока приглашенные не заняли места, разместили свои материалы, пока не утих общий шум. Надо избегать просьб об установлении тишины.

Совещания надо открывать точно в установленное время независимо от того, все ли приглашенные присутствующие в момент открытия. Председатель должен занять свое место за 3-5 мин. к началу заседания, давая понять, что приближается время открытия.

Целесообразно информировать присутствующих о составе участников, о том, кто и почему отсутствующий на совещании или скольких человек из приглашенных прибыли на совещание.

Необходимо напомнить присутствующим мету заседание, повестку дня, установить регламент. Регламент должен предусматривать 10-15-минутные перерывы после каждых 80-90 мин. работы. Время, которое отводят для выступления, представляет, как правило, 5-Ю мин. Опыт свидетельствует, что за это время человек, который подготовился к выступлению, успевает изложить свои рассуждения.

Важнейшее задание председателя - организовать и поддержать полемику, заинтересованный, откровенный и доброжелательный обмен мыслями между участниками совещания. Для этого он заостряет одни проблемы, просит выразить мнение из других, не допускает бестактных выступлений и реплик, с уважением относится к каждой мысли.

Обязанность председателя - поддерживать в зале атмосферу заинтересованности, доброжелательности. Не следует вступать в полемику с участниками совещания, навязывать им свое мнение.

Рекомендации тому, кто выступает на совещании:

Участвуя в полемике, не следует читать текст выступления, даже если он был подготовлен загодя. Наличие текста, тезисов или плана выступления безусловно полезно, поскольку предоставляет уверенности тому, кто выступает, организует его язык, дает возможность сдерживать регламент, облегчает ведение протокола. Однако надо учитывать, что текст выступления, составленный к началу совещания в соответствии с повесткой дня, в ходе совещания может требовать корректировки или даже оказаться неприемлемым.

Какой бы не была реакция аудитории, основная идея выступления должна быть доказана до слушателей.

Участвуя в дискуссии и выражая свое несогласие, необходимо подчеркнуть сначала, что из ряда вопросов взгляды ваши и оппонента совпадают; желательно привести один-два аргументы, что это доводят.

В ходе выступления следует обращаться ко всей аудитории, а не к отдельному оппоненту. Это способствует деловому и спокойному обсуждению.

Каждое выступление должно заканчиваться конкретными предложениями. Если их нет, выступать нецелесообразно.

Влияние на аудиторию существенно усиливается благодаря правильно избранной тональности, эмоциональной расцветке выступления, заинтересованному отношению к обсуждаемым проблемам. Еще больше усиливают эффект от выступления яркие примеры, аргументированные аналогии (образные сравнения, афоризмы и ш.). Выступление должно быть не только полезным и деловым, но и интересным для слушателей.

Необходимо, чтобы выступление было максимально коротким. При этом следует учитывать реакцию аудитории и, если это нужно, корректировать свое выступление, однако в связи с этим не должна, конечно, страдать его основная мысль.

Указывая на слабые стороны в других выступлениях, пытайтесь не спорить с участниками совещания, а устно задавая вопрос, убедить в ошибочности их взглядов.