Подготовка совещания;

Проведения совещания;

Подведения итогов совещания.

Этап: Подготовка совещания

Подготовка совещания включает:

планирование совещания;

подготовку доклада и проекта решения;

Подготовку документов и помещение.

Планирование совещания

 

Запланированные совещания проводят обычно согласно графику, который складывают на месяц (квартал).

График согласовывают с общим распорядком дня предприятия. Он состоит из таких пунктов:

Кто проводит совещание (директор, заместитель директора, главный бухгалтер и др.).

Время проведения (день недели и часа дня), например: второй и четвертый вторник о 16 час. ЗО мин.

Место проведения.

Состав собравшихся.

В случае необходимости график дополняют повесткой дня.

Однако регулярные совещания типа ежедневных, а также оперативок, как правило, заранее обусловленной повестки дня не имеют. На них решают текущие, оперативные вопросы деятельности предприятия, подразделения.

Решение о проведении совещания принимает руководитель.

Цель проведения совещания может быть разной: получение и разъяснение информации (заслушивают и обсуждают отчеты подчиненных и руководителей, выясняют подробности и др.); обмен информацией, инструктирование подчиненных, консультации, обсуждения, необходимые при подготовке важных решений, определения заданий и путей выполнения их; стимулирование новых идей и предложений; выработка и принятие коллективного решения, разборки конфликтных ситуаций; согласовывание общих действий, координация сроков, распределение ресурсов, определения методов работы разных структур управления; обсуждение запланированных мероприятий, программ и проектов решений и др.

Определяя цель совещания, следует четко представлять ожидаемый результат (разработка рекомендаций, убеждения оппонентов, сообщения новой информации, согласования действий в ситуации, которая сложилась, и тому подобное).

Повестка дня совещания должна содержать оптимальное количество вопросов (обычно он состоит из одного-двох пунктов), их формулировки должен быть четким и понятным для всех участников совещания.

Первыми в повестку дня включают вопросы, из которых не предусматривается острая полемика. Потом обсуждают наиболее спорные проблемы, дискуссия из которых может быть острой и длительной.

Отмеченный порядок дает возможность начать обсуждение дискуссионных проблем в спокойной обстановке, избежать предубежденности, ослабить внимание эмоциональных факторов. Может быть рекомендованный и другой подход. Если в повестке дня нескольких вопросов, первыми целесообразно обсуждать те, которые касаются всех присутствующих, а потом в более узком кругу те, которые остались.

Нередко повестка дня включает "Разное". Поскольку срок не несет конкретную информацию, рекомендуется дополнять этот пункт кратким перечислением вопросов, которые подлежат обсуждению, например: "О командировке Василенка B.C"., "О собраниях членов общества "Знания", "Об участии в семинаре в доме научно-технической пропаганды" и др. Пункт "Разное" можно не расшифровывать тогда, когда вопросы, которые предусматривается рассмотреть, не требуют решения (информация к сведению).

Состав участников совещания устанавливают согласно ее цели и повестке дня.

Не целесообразно приглашать на совещание работников, присутствие которых на ней не обязательно, поскольку такой порядок стимулирует пассивность, иждивенческое настроение участников, приводит к нерациональному использованию времени специалистов.

Следовательно, на совещание следует приглашать не по соображениям "престижности", а тех, кто может эффективно использовать добытую на ней информацию, то есть привлекать сотрудников, от которых можно ожидать реального взноса в решение обсуждаемых проблем.

Количество участников совещания должно быть минимальным, желательно не более чем 20 чол. Неоправданное увеличение численности усложняет управление ходом совещания, продлевает дебаты, вызывает в собравшихся чувство неудовлетворения, потерянного времени.

Дату и время проведения совещания устанавливают согласно плану или по указанию руководителя. В случае необходимости их согласовывают с заинтересованными подразделениями и работниками. Длительность совещания не должна превышать 1,5 час., а оперативной - 30-35 мин.

Совещание целесообразно проводить во второй половине дня, поскольку первая более производительная для самостоятельной работы. Не рекомендуется проводить более чем одно совещание на день, тем более с постоянным составом участников.

Наилучший день для совещания - среда и четверг, потому что недельная кривая работоспособности имеет спад в понедельник и пятницу.

По времени совещания лучше проводить во второй половине дня. Из теории биоритмов известно, что у человека существует в течение рабочего дня два пика повышенной работоспособности: первый - з11до12ти второй - между 16 и 18 ч.

В графике, объявлении или сообщении о проведении совещания отмечают часы ее начала и окончания.

Определяя возможную длительность совещания, можно ориентироваться на таких, достаточно условные расчеты: доклад - 15-20 мин., ответы докладчика на вопрос - 5-7, выступления - 2-5, изложение проекта решения - 3-5, обсуждение и принятие решения - 8-10 мин.

Как показывают исследования, длительность совещания свыше 30-40 мин. приводит не только к потере времени, но и резко снижает ее эффективность. На конец первого часа работы заметно ослабляется внимание участников, на 60-70-й мин. они начинают разговаривать, часто изменяют позу, на 70-80-й - развивается физическая усталость, на 80-90-й - у некоторых участников наблюдаются признаки депрессии, на 90-100-й - не исключены локальные конфликты между участниками, на 100-110-й мин. некоторые участники готовы принять любое решение. Чрезвычайная усталость приводит к безразличию, резкому снижению интеллектуальных возможностей, конформистского настроения.

Способ оповещения участников зависит от условий работы и расположения организации, круга участников, технических средств.