Подготовка документов и помещения

Подготовка документов для участников совещания имеет цель:

сократить время на изложение доклада;

убедиться в том, что все ознакомлены с положениями и фактами, которые будут обсуждаться на совещании;

сконцентрировать внимание участников на тех вопросах, которые докладчик считает основными.

Документы, которые перед началом совещания раздают участникам, содержат основные тезиси, выводы, предложения, а также описания, выдержки из директивных и нормативных документов, статистический материал, схемы и тому подобное.

Документы для участников совещания следует готовить и вручать загодя. Практика вручения таких документов непосредственно перед началом или тем более во время совещания неоправданная, поскольку участники лишенные возможности серьезно выучить документы, обсудить их со специалистами.

Подготовка участников к совещанию предусматривает:

определение своей роли в решении заданий, поставленных перед совещанием, выяснение своей позиции по вопросам, которые предусматривается обсудить;

подробное ознакомление с документами;

четкая формулировка вопросов к ведущему и участникам;

подготовку материалов (данных, аргументов, фактов) к полемике;

подготовку текста выступления.

Помещения подбирают с учетом численности участников, чтобы каждый мог хорошо видеть и слушать докладчика. Помещением, где проводят совещание, как правило, есть кабинет руководителя или зал (комната) для совещаний.

Если есть возможность, совещание не рекомендуется проводить в кабинете руководителя, где некоторые из участников могут чувствовать давление подчеркнуто официальной обстановки, находиться в неравноправному с владельцем кабинету положении.

Варианты размещения участников совещания могут быть разными. Однако не рекомендуется, чтобы они сидели спиной друг к другу. Целесообразно использовать продольный или овальный стол (65-70 см длины стола на одного человека), а кресла размещать по периметру кабинета.