Контроль за выполнением принятых решений.

Руководитель (ведущий совещания) обязан своевременно подписать протокол, а технический секретарь (референт, инспектор из делопроизводства или другой работник) - выполнить комплекс операций относительно контроля за выполнением принятых решений, своевременного их доведения до заинтересованных лиц.

 

3. Особенности проведения совещаний различных видов

Законспектировать основные положения

Инструктивное совещание. Цель такого совещания - передаваемость ее участникам указаний и распоряжений, разъяснения и детализация их относительно конкретных условий работы, установления методов и сроков выполнения указаний, определения заданий подразделений и исполнителей.

Проводить инструктивное совещание целесообразно, если предложена вниманию собравшихся информация многоаспектная, предусматривает неоднозначные способы действий, отличается неординарностью. Такое совещание необходимо, если информацию нельзя довести до исполнителей в письменном виде.

Оперативное совещание (пятиминутка). Это совещание отличается от других стабильным составом участников, постоянным местом и порою проведение, отсутствием загодя подготовленной повестки дня, относительной непродолжительностью (20-30 мин.). Основное задание такого совещания - получение информации "снизу" о состоянии дел. За мерой поступления и обсуждения ее руководитель принимает оперативные решения непосредственно на совещании. По большей части они касаются перераспределения ресурсов, согласования действий, выбора приоритетов и решение других вопросов хозяйственной деятельности организаций.

Решения, которые принимают на оперативном совещании, коротко протоколируют. Обычно для этого используют специальный журнал. При этом фиксируют не выступления и полемику, а только принятые руководителем решения с целью их контроля и однозначного толкования. Целесообразно оперативное совещание начинать с короткого отчета (информации) о состоянии дел, итога прошлого периода (дня, недели), выполнения решений предыдущего совещания, трудностей, которые возникли.

На оперативном совещании руководитель может предложить выступить кому-либо из собравшихся, требовать подробной информации, обязать действовать немедленно и только предложенным путем, заменить исполнителя, прервать того, кто выступает, и др.

Проведение оперативных совещаний в каждой организации отличается свойственным руководителю стилем. Общими должны быть такие моменты:

сжатость выступлений, как правило, 1-2 мин.; четкие вопросы и исчерпывающие ответы; согласование вопросов, которые возникают непосредственно на совещании;

суровая персонификация ответственности, определения четких параметров, предсказуемых результатов, дат;

недопустимость подмены результатов отчетом о произведенную работу ("мы провели совещание", "написали", "сообщили", "отправили в командировку".

Практически выработано несколько специальных методов эффективного проведения совещаний. В основу каждое из них положено творческое начало и коллективное участие в решении проблемы. При этом руководитель не только использует знание, опыт, творческий потенциал подчиненных, но и заручается их поддержкой в проведении запланированных мероприятий, информирует о своих решениях.

Совещание методом "мозговой атаки". Это наиболее известный и распространенный метод. За его помощью достают количественные оценки и данные при условии четкой формулировки проблемы.

Особенности метода заключаются в том, что он дает возможность мобилизировать участников совещания, сосредоточить их внимание на решении одного задания, произвести решение, которое бы удовлетворяло всех участников и сознательно принималось ими.

Техника проведения подобных совещаний заключается в следующем. Совещание посвящают только одной проблеме, как правило, достаточно серьезной (например, из которой раньше прийти к общему мнению не удалось). Участники совещания уточняют формулировку проблемы, после чего ее фиксируют на доске или плакате. В дальнейшем каждый участник совещания высказывается только по этой проблеме. При уточнении предмета обсуждения председатель отвечает на вопрос, дает необходимые объяснения и справки. За относительно короткое время следует найти как можно большее количество вариантов решения проблемы, предложенных участниками без предыдущей подготовки.

В таком совещании участвуют не более как 10-12 чол.

Приглашают, во-первых, лица, заинтересованные в решении проблемы, а во-вторых, работников, которые отличаются высоким интеллектом, самостоятельностью и независимостью суждений, знанием предмета дискуссии. По проблеме высказывается каждый участник совещания. Причем основой каждого выступления является конструктивное предложение. Допускается вносить любые предложения, вплоть до парадоксальных. Предложения могут формулироваться интуитивно. Желательно, чтобы предложений было как можно больше. Участник совещания, которое не имеет предложений из решения проблемы, заявляет об этом и слова не берет.

При формулировке своих предложений автор избегает ссылок, объяснений, доведения. Аргументация подается только по требованию председателя. Критика внесенных предложений запрещена.

Все предложения систематизируют, исходя из определенных критеріїв-вартість, оригинальность и др. Потом их в сокращенном виде фиксируют на доске в виде пунктов проекта решения.

Пункты, из которых достигнуто общего согласия, фиксируют в протоколе заседания, который подписывают все участники. В свою очередь, пункты, из которых согласия не достигнуто, фиксируют для дальнейшей их доработки и обсуждения. Описанный метод нельзя признать универсальным. Однако воспользоваться им целесообразно в ситуациях, где решение не может быть принято на основе мнения большинства, где нужны компромисс и согласование интересов. Кроме того, в процессе двух или трех обсуждений появляется возможность относительно объективно оценить способности каждого участника и сделать вывод о целесообразности его дальнейшего участия в подобных совещаниях.

 

"Совещание без совещания" проводится в три этапа:

руководитель формулирует в письменном виде проблему, которая требует коллективного решения;

подбираются необходимые данные и исходные материалы для решения проблемы, а также складывается список лиц, которые могут участвовать в поиске оптимальных решений, им высылают бланки с письменной формулировкой проблемы и указанием местонахождения материалов для ее возможного решения;

каждый из участников должен произвести свою точку зрения и в письменном виде изложить ее на том же бланке. Один из участников обсуждения, назначенный руководителем, собирает заполненные бланки, знакомится с их содержанием, разговаривает с каждым участником, уточняя предложения и принимает окончательное решение относительно решения проблемы. В решении сложных вопросов участвует руководитель. Телеконференции. Сочетание возможностей телефона, телевидения и вычислительной техники дало возможность создать новый тип коммуникаций, который получил значительное распространение, - телеконференции.