Информационно-справочные документы. Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и направляемых им, являются информационно-справочнымиПодавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. К информационно-справочным документам относятся: — протоколы; — докладные записки; — предложения; — объяснительные записки; — заявления; — представления; — письма; — акты; — справки; — сводки; — заключения; — отзывы; — списки; — перечни; — телеграммы; — факсы; — электронные сообщения и другие справочные документы. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, собраниях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. В организации протоколы могут оформляться в полной или в краткой форме. В краткой форме протокола ход обсуждения вопроса опускается и фиксируется только принятое по нему решение. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются председатель и (или) секретарь. В следующей части (ПРИСУТСТВОВАЛИ) дается список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Вводная часть заканчивается повесткой дня, которая включает перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке и значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали - Выступили - Постановили (решили) Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, н-р: «заместители председателя акционерного общества». Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»). Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в организации. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке. Протоколы печатаются на общих бланках организации или специальном бланке протокола и имеют следующие реквизиты: • наименование документа (ПРОТОКОЛ) печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом; • Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. • Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола; • место проведения заседания, совещания указывается при необходимости. • вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру; • основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала; • подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия); • наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки; • расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. ПРОТОКОЛ С ПРОДОЛЬНЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ
|
