Докладная и объяснительная записка
Докладная записка — документ, информирующий руководителя своей или вышестоящей организации или структурного подразделения о выполненной работе, сложившейся ситуации и т.д. Докладные записки бывают инициативными, информационными и отчетными. Инициативная докладная записка составляется по инициативе автора документа. Цель ее создания — привлечь внимание адресата к какой-либо проблеме и побудить его принять решение, проект которого автор излагает в тексте докладной записки. Текст такой докладной записки, как правило, делится на две части: 1) констатирующую, или описательную, в которой описывается ситуация или излагаются имеющиеся факты (обычно негативные); 2) изложение выводов и предложений. Информационные и отчетные докладные записки составляются по устному или письменному распоряжению руководителя организации или структурного подразделения. Цель составления информационной докладной записки - проинформировать руководителя о ходе какого-либо протяженного во времени процесса, н-р о поэтапном внедрении новой информационно-поисковой системы. Такие записки составляются, как правило, с определенной периодичностью. Отчетные докладные записки содержат доклад руководителю о завершении какой-либо работы или ходе выполнения планов, указаний и т.д. Докладные записки, адресованные за пределы организации называют внешними. Такую докладную записку оформляют на общем бланке организации, ее подписывает руководитель организации, она подлежит регистрации. В нутреннюю докладную записку, адресованную руководителю организации или руководите, структурного подразделения, обычно оформляют на стандартном листе бумаги формата А4. Подписывает ее составитель. Докладные записки имеют следующие реквизиты: • дата; • адресат, • название вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА); • заголовок к тексту; • текст; • подпись: • отметка об исполнителе. При составлении документа используются следующие клишированные синтаксические конструкции: Сообщаю Вам, что...; Довожу до Вашего сведения, что...; Прошу, предлагаю + инфинитив (принять меры; выделить; разрешить; допустить; перенести). В текст докладной записки о нарушении включаются сведения о работнике, допустившем нарушение, его должности, структурном подразделении, стаже работы в данной организации, дате и виде нарушения, наличии письменного объяснения. Составитель докладной записки излагает также свое мнение о нарушении и предлагает меры дисциплинарного воздействия, которые, по его мнению, следует применить к нарушителю. Объяснительная записка — это документ, который поясняет отдельные положения основного документа (плана, программы, отчета, проекта) или объясняет причины какого-либо события, факта, поступка (чаще всего случаи нарушения трудовой дисциплины). Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. Первая группа документов представляет собой приложения к основному документу (плану, отчету), они объясняют и дополняют его. Такие записки оформляются на общих ланках, подписываются руководителем. Во вторую группу включаются записки, в которых объясняются причины поведения, поступка, ситуации. Они составляются и подписываются отдельными работниками. Текст такой записки строится следующим образом: вначале описывается ситуация, поступок, затем объясняются причины произошедшего. В объяснительной записке предполагается использование предлогов с причинным значением : в связи с..., вследствие, по причине того, что... и т.п. Как и внутренние докладные записки, объяснительные записки могут оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Такие записки оформляются так же, как и внутренняя докладная записка. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
|
