Автофильтр

Самый простой способ фильтрации. После указания таблицы выполняется по команде ДАННЫЕ Þ ФИЛЬТР Þ АВТОФИЛЬТР.

В результате рядом с каждым заголовком столбца появляется кнопка списка (рис. 56). Щелчок по ней выводит список всех вариантов данных, встречающихся в этом столбце. После выбора нужного варианта (щелчок по нему) на экране остаются только строки таблицы, относящиеся к этому варианту данных.

Перед сменой условий фильтрации нужно вывести полный вариант таблицы (пункт списка «Все»). Иначе будут фильтроваться только данные, имеющиеся после первой фильтрации (иногда эта возможность полезна).

Отмена режима фильтрации по команде ДАННЫЕ Þ ФИЛЬТР Þ АВТОФИЛЬТР (убирается галочка команды «Автофильтр»).

Пользовательский автофильтр

Если в режиме автофильтра в списке фильтрации одного из столбцов выбрать вариант «Условие», появится диалоговое окно «Пользовательский автофильтр», (рис. 57) позволяющее вводить более сложные критерии фильтрации по данным этого столбца.

В левом поле можно выбрать оператор сравнения, а в правом – одно из значений столбца. На экране остаются только данные, соответствующие поставленным условиям. В том случае, если данные текстовые, отбор происходит по алфавиту, если данные числовые – по значению.

Условия фильтрации можно ужесточить или расширить. Для этого в диалоговом окне есть следующая строка полей условий, в которой ставится второе условие фильтрации. При этом можно выбрать оператор «И», который при фильтрации предписывает выполнение двух условий одновременно (ужесточает условия фильтрации). Если выбрать оператор «ИЛИ», будут выведены все данные, соответствующие как первому, так и второму условию (расширяет условия фильтрации).

Расширенный фильтр

Еще большие возможности фильтрации предоставляет команда ДАННЫЕ Þ ФИЛЬТР Þ РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР...

Прежде чем воспользоваться этой командой, необходимо подготовить рабочий лист к ее выполнению. Для этого нужно организовать:

· исходный диапазон – Обычно это таблица, данные которой фильтруются;

· диапазон условий – таблица, содержащая заголовки столбцов исходного диапазона и несколько пустых строк для ввода критериев фильтрации;

· целевой диапазон – таблица, содержащая такие же заголовки столбцов, как в предыдущих диапазонах и несколько пустых строк для вывода результатов фильтрации.

Таким образом, подготовка заключается в копировании заголовков исходной таблицы в два места ниже по рабочему листу с пустыми строками между ними. В строки диапазона условий вводятся критерии фильтрации. В приведенном примере (рис. 58) показаны подготовленные диапазоны и отфильтрованые данные, соответствующие критерию – сумма продажи товара больше 5 000 руб. На рисунке часть строк скрыты (это не отражается на результатах фильтрации).

После подготовки диапазонов нужно выполнить следующие действия:

1) указать фильтруемую таблицу (активизировать одну из ее ячеек);

2) команда ДАННЫЕ Þ ФИЛЬТР Þ РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР... Появляется диалоговое окно «Расширенный фильтр» (рис. 59);

3) исходный диапазон Excel определяет сам (если таблица указана) и в поле «Исходный диапазон» появляется адрес диапазона. Если таблица не была указана, нужно выделением ввести адрес диапазона таблицы;

4)
поместить курсор в поле «Диапазон условий» и выделить мышью на рабочем листе диапазон с заголовками столбцов и условиями фильтрации. Адрес диапазона появится в окне поля;

5) щелкнуть переключатель «скопировать результат в другое место», если нежелательно видоизменение исходной таблицы;

6) поместить курсор в поле «Поместить результат в диапазон:» и выделить мышью целевой диапазон на рабочем листе. При выделении захватить запас строк ниже заголовков, достаточный для размещения результатов фильтрации. Адрес диапазона появится в окне поля;

7) щелкнуть ОК.

Примечание: Если вместо «скопировать результат в другое место» оставить включенным «фильтровать список на месте», исходная таблица будет необратимо отфильтрована.

Флажок «Только уникальные записи» позволяет вывести в целевой диапазон только уникальные записи. Если диапазон условия не задан, установка этого флажка убирает из списка все повторяющиеся записи.