Сводные таблицы

Этот инструмент организации и обработки таблиц комбинирует возможности фильтрации и итоговых вычислений. Может подключаться и консолидация данных, рассмотренная далее. Как и во многих операциях, при создании сводных таблиц Excel предоставляет помощь в виде Мастера сводной таблицы.

Внимание! Если вы хотите исходную таблицу оставить неизменной, скопируйте ее на другой рабочий лист и преобразуйте копию.

Вызов Мастера осуществляется по команде ДАННЫЕ Þ СВОДНАЯ ТАБЛИЦА.

Если перед началом преобразования таблицы она была указана активизацией любой ячейки таблицы, первые два шага мастера можно миновать, нажимая кнопку «Далее». Если таблица не была указана, на втором шаге это можно выполнить, указав адрес ее диапазона.

Третий шаг мастера помогает конструировать макет сводной таблицы (рис. 60). В диалоговом окне справа от макета расположены кнопки, соответствующие заголовкам столбцов таблицы. Их нужно буксировать мышью в поля макета:

· страница – поле, придающее сводной таблице как бы вид многостраничного документа. Поле появляется в верхней части итоговой таблицы в виде списка значений выбранной кнопки. Выбор элемента списка оставляет в сводной таблице только данные, относящиеся к этому элементу. По сути, это фильтр, аналогичный автофильтру;

· столбец – значения помещенной в это поле кнопки (или кнопок) появятся в сводной таблице в качестве названий ее столбцов;

· строка – значения помещенной в это поле кнопки (или кнопок) появятся в сводной таблице в качестве названий ее строк;

· данные – значения помещенных в это поле кнопок появятся в качестве данных в столбцах сводной таблицы. В отличие от всех остальных полей, которые остаются неизменными, к данным применяются функции, подсчитывающие итоги. По умолчанию это суммирование. Если нужна другая функция, выполните двойной щелчок по кнопке в поле «Данные». Появится диалоговое окно «Вычисление поля сводной таблицы» (рис. 61), в котором из списка в области «Операция» выберите функцию.

Результатом составления макета, показанного на рис. 60 будет

следующая сводная таблица (рис. 62):

Чтобы изменить макет сводной таблицы, нужно ее указать и выполнить команду ДАННЫЕ Þ СВОДНАЯ ТАБЛИЦА. Мастер сводных таблиц перейдет сразу к третьему шагу – формированию макета.

Фильтрация данных сводной таблицы

Как было сказано ранее, для фильтрации данных сводной таблицы нужно кнопку, по значениям которой предполагается проводить фильтрацию, поместить в поле «Страница». Возможность фильтрации исходной таблицы по названиям филиалов показана на следующем примере макета (рис. 63) и итоговой таблицы (рис. 64):

 

Группировка данных сводной таблицы

Можно в макете расположить несколько кнопок в строках или столбцах для создания уровней группировки. Если нужно сгруппировать проданные товары для каждой организации, то первой следует расположить кнопку «Филиал» (рис. 65). В результате сумма продаж разных товаров группируется по филиалам (рис. 66). Если требуется группировать информацию по товарам, первой помещается кнопка «Товар».

В том случае, если второй кнопкой была «Дата», и сводная таблица приобретала следующий вид (рис. 67), есть возможность сгруппировать эти данные и узнать объемы продаж по месяцам. Для этого нужно выделить в сводной таблице какую-нибудь дату и выполнить команду ДАННЫЕ (или щелчок правой кнопкой мыши по имени поля «Дата» в таблице) Þ ГРУППА И СТРУКТУРА Þ ГРУППИРОВАТЬ. Появляется диалоговое окно «Группировка» (рис. 68), в котором выбрать шаг группировки «Месяцы» Þ ОК.

Результат этой операции показан на рисунке 69.