Схема 3.2. Документальне (первинне) оформлення обліку розрахунків з підзвітними особами

Направлення працівника підприємства відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом із зазначенням пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, терміну й мети відрядження. Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні. При відряджені працівника терміном на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Якщо відсутні відмітки в посвідченні про відрядження, то добові не виплачуються.

Добові по Україні згідно Податкового кодексу України не можуть перевищувати 0,2 мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного податкового року, за кожний календарний день відрядження.

Розмір добових при відрядженні за кордон складає не вище 0,75 мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного податкового року, за кожний календарний день відрядження (пп. 140.1.7 ст. 140 ПКУ).

Видача готівки під звіт здійснюється з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше видані під звіт суми. Особи, які отримали готівку під звіт зобов’язані надати у бухгалтерію підприємства або централізовану бухгалтерію звіт про витрачені суми.

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, надається до закінчення п’ятого банківського дн я, наступного за днем, у якому платник податку: повертається з відрядження; завершує виконання окремої цивільно-правової дії для підприємства, на виконання якої було видано аванс. У випадках неподання у встановленому порядку звітів про витрачання підзвітних сум і неповернення в касу підприємства залишків невикористаних авансів підприємство має право здійснювати утримання із зарплати працівника за підзвітними сумами у порядку, передбаченому чинним законодавством України.

Бухгалтерський обліку розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 372 „Розрахунки з підзвітними особами”, сальдо якого може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються у балансі розгорнуто: дебетове сальдо – в складі оборотних активів, кредитове сальдо – в складі зобов’язань підприємства.

Аналітичний облік ведеться в розрізі фізичних осіб, які одержали грошові кошти під звіт. Сальдо по рахунку 372 „Розрахунки з підзвітними особами” вказує на залишки одержаних під звіт авансів, по яких ще не надано звіти.

Синтетичний облік рахунка 372 „Розрахунки з підзвітними особами” ведеться в журналі №3, типова кореспонденція наведена в таблиці 3.7.

Таблиця 3.7