ІНСТРУКЦІЇ

ІНСТРУКЦІЯ — це правовий документ, яким визначаються пра-
вила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні,
фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій,
підприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

· такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу
кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), на-
приклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок
на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструк-
ція про роботу з документами, що мають гриф обмеження
доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами
громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання
секретних документів на архівне зберігання» (дод. 13) тощо;

· посадові.

Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому
примірнику оформлюють гриф погодження) на загальному чи
спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція
не виходить за межі підприємства) формату А4.

О РЕКВІЗИТИ ІНСТРУКЦІЇ:

10— назва виду документа ( інструкція, посадова інструк-
ція);

11— дата документа(зазначають дату підписання);

12— реєстраційний індекс документа;

14 — місце складення чи видання документа;

17 — гриф затвердження документа;

19 — заголовок до тексту документа (має чітко визначати коло питань,
об'єктів та осіб, на які поширюються вимоги інструкції, й може
входити в назву виду документа, наприклад, «посадова інструкція
інспектору з обліку й реєстрування листів громадян»,
«інструкція З діловодства»;

21 — текст документа;

о —відмітка про те, що дана інструкція є додатком до розпо-
рядчого документа (оформляють у разі потреби);

23— підпис (підписує керівник підрозділу-розробника);

24— гриф погодження документа (оформляють у разі потреби);

25— візи документа(оформляють у разі потреби);

Текст інструкції викладають у логічній послідовності й групу-
ють за розділами, кожний з яких має становити завершену частину
документа. Текст має бути коротким, точним, зрозумілим (оскільки,інструкція – це документ,що призначається для постійного користування),

 

 

директивного характеру, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «слід», «необхідно», «не допускається» тощо.

Інструктивний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні документи.

У комплексі організаційних документів підприємств (організацій, установ) особливе місце належить посадовим інструкціям.

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) із працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником.

Посадову інструкцію (дод. 14) розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов'язково погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).

У посадовій інструкції обов'язково мають бути такі розділи:

1. Загальні положення (Зазначають сферу діяльності працівника, порядок його призначення на посаду та звільнення з неї, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підлеглість працівника, коло посадових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі.)

2.Функції

3.Посадові обов'язки

4.Права

5.Відповідальність.

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, у котрому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв'язків, порядок подання звітної інформації тощо).

Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими.