СЛУЖБОВІ ЛИСТИ
СЛУЖБОВІ ЛИСТИ належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації. €За змістом і призначенням службові листи можуть бути: • інформаційні; • рекламні; • листи-запрошення; • супровідні; • листи-повідомлення; • листи підтвердження; • листи-нагадування; • гарантійні; • ініціативні; • листи-відповіді; • листи-прохання;листи-запити;інструктивні та ін. Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації й створені нею за певний період, а отже, обґрунтовано братися за складання документів цієї групи./Службові листи рекомендується оформлювати лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні — очно чи телефоном. < Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно. ІВ службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов'язані. Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов'язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. Наприклад: У зв' язку з тин, що при одержанні вантажу на станції Монастирище 21.04.2010 згідно з накладною № 125698 у справному вагоні з непошкодженими пломбами вантажовідправника під час розкривання ящиків і перевірки вмісту з участю представника Вашої фірми Марченка Віктора Григоровича було виявлено нестачу 12 (дванадцяти) штук приладів НКС-176/11-4 на загальну суму 24 789 (двадцять чотири тисячі сімсот вісімдесят дев'ять) грн. 27 коп. (акт 21.04.2010 * 121),... В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Наприклад: На підставі викладеного вище просимо протягом 10 банківських днів (до 05.06.2010) переказати зазначену суму на наш розрахунковий рахунок № 000123876 у Лісовому відділенні банку «Тріумф» м. Житомира. Залежно від призначення службового листа й від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різним. Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації ЇЇ сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази й підстави викладати нижче. І Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину. Наприклад: просимо надати актову залу для проведення загальних зборів власників садово-городніх ділянок товариства «Троянда». \ Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз'яснити йому щось, переконати його в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладання й змістовності тексту. Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Наприклад, починати службові листи можна такими зверненнями: «Шановний Іване Васильовичу!» «Пане Сметанін!» «Шановний пане Андрійчук!» «Шановні панове!» (останнє, коли Імена та прізвища адресатів невідомі або звертаються до колективу).
|
