Продовжують більшість листів такими словами й словосполученнями: «У зв'язку з...», «Відповідно до...», «Як відомо, ...», «Ймовірно...», «Прошу...», «Просимо...»та ін.

Уживають також дієприслівникові звороти: «Враховуючи...», «Незважаючи на...», «Розглянувши зауваження...», «Розглянувши пропозиції...», «Керуючися Постановою Кабінету Міністрів України...» та ІН.

Якщо лист-відповідь має реквізит 13 (посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа), то в тексті документа його повторювати не слід.

Службовий лист оформлюють на бланку для службового листа (перевагу віддають кутовому розташуванню основних реквізитів)іабо на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5 (див. дод. 16—22).

О РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВОГО ЛИСТА:

11.— дата документа (проставляють у день підписання документа);

12.— реєстраційний індекс документа (проставляють у день підписання);

13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа,на який дано відповідь (роблять у листах-відповідях);

15— гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);

16.— адресат;

18.— резолюція;

19— заголовок до тексту документа (якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші формату А4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять);

20—відмітка про контроль;

21.— текст документа;

22.— відмітка про наявність додатка (оформлюють у разі потреби);

23.— підпис;

24.— гриф погодження документа(оформляють у разі потреби);

25.— візи документа (оформляють у разі потреби на примірнику адресанта);

26.— відбиток печатки (проставляють у разі потреби);

28.— прізвище виконавця та номер його телефону;

29—відмітка про виконання документа й направлення його до справи (оформлюють від руки після виконання документа);

30.—відмітка про наявність документа в електронній формі;

31.— відмітка про надходження документа до організації (проставляє адресат у день надходження документа).

Якщо службовий лист надсилають за межі України (в країни колишнього СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк має бути двомовний, допускається російсько-український варіант (див. дод. 16, 18).

Інформаційні листи — це службові листи, в котрих адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата (реквізит 16) можна зазначити узагальнено. Наприклад:

Директорам навчально-

виробничих комбінатів

Видавництво «Ярославна» пропонує Вашій увазі нові
книги, що вийдуть у світ протягом 2010 р.:

Кравченко С.Н. Народна мудрість. 240 с. З0 грн. 80 коп.

 

Пронін Н.М. Культура мови. 224 с. 25 гри. 50коп.

Величко Т.Г.Ділові папери. 200 с. 23 гри. 90коп.

Сологуб В. О. Ділове спілкування. 208 с. 24гри. 80 коп.

Книги можна придбати або замовити, надіславши листівку, за адресою: Видавництву «Ярославна» (відділу реалізації), вул. Запорізьких козаків,7, Київ, 02968.

Замовлені книги надсилаємо післяплатою після виходу їх у світ.

Телефони для довідок: 223 45 87, 223 97 01. Чекаємо на Ваші замовлення.

' Рекламні листи — це різновид Інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформлюють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті. Наприклад;

Київський історико-архівний університет проводить семінарські заняття із секретарями директорів коледжів і університетів за програмою «Зміст, структура та організація діловодства в навчальному закладі».

Пропонуємо навчальний курс із таких дисциплін:

1.Секретарська справа — 60 год.

2.Організовування електронного документообігу — 74 год.

3. Робота зі зверненнями громадян — 10 год.

Оплата за курс навчання становить 3000 (три тисячі)гривень

і здійснюється до початку занять.

Розрахунок готівковий або безготівковий. Наш розрахунковий рахунок № 000123964 у Львівському відділенні Промбудбанку м. Києва, МФО 312567. Строк навчання — з 01 по ЗО червня 2010 року.

Навчально-лабораторну базу університету оснащено найновішими засобами комп'ютерної техніки. Заняття здійснюють провідні викладачі нашого університету.

Якість навчання гарантуємо.

Чекаємо на Ваші замовлення.

Адреса університету: вул. Будівельна, 17, м. Київ, 02867.

Телефони для довідок: 234 31 45, 234 81 96.

Телефон-факс: 234 21 56.

E-mail: istoriagarchiv.kyiv.ua

З повагою,Ректорат університету

Листи-запрошення (дод. 18) — це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам чи організаціям. Починати ці листи можна з таких зворотів: «Просимо взяти участь у...» «Запрошуємо...* «Запрошуємо Вас...» «щиро запрошуємо Вас...» «Ми раді запросити Вас.,.» Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення. Наприклад:

Просимо Вас взяти участь у нараді директорів підприємств агропромислового комплексу Вінницької області з питання впровадження сучасних технологій у рослинництві.

Нарада відбудеться 27 вересня 2010 року в конференц-залі Вінницької обласної Ради профспілок за адресою:

вул. М.Трублаїні, 123, м. Вінниця, 09570.

Реєстрація учасників — з 9-30.

Початок роботи о 10-00,

Супровідні листи (дод. 20) — це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило, невеликий, тому доцільно оформлювати їх на аркушах (бланках) формату А5. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз'яснити основні документи (наприклад, уточнити строк виконання, роз'яснити складні моменти, пояснити причину затримання тощо). Супровідні листи слід починати словами: «Надсилаємо...», «Направляємо...», «Відправляємо.» і т. п. У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки,реєстраційні індекси й дати документів, що направляються. Наприклад:

\ Листи-повідомлення (дод. 21) — це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. їх направляють конкретному адресатові. Наприклад:

або

 

 

 

Листи-підтвердження — це службові листи, в яких підтвер-
джується той чи інший факт, наприклад одержання переказів, ванта-
жів, листів, цінних паперів тошо. Листи-підтвердження можуть мі-
стити також інформацію про чинність раніше укладених договорів,
угод, затверджених положень, інструкцій і т. п. Текст таких листів
починається словами, утвореними від дієслова «підтверджувати».
Наприклад:

або

Своєчасність надсилання листів-підтверджень (у разі потреби)
усуває необхідність підготовки й направляння листів-нагадувань, дає
змогу адресатові зняти питання з контролю.

Листи-нагадуватш — це службові листи, в яких нагадується про
наближення чи закінчення строку виконання якихось завдань (зо-
бов'язань),І необхідність унаслідок цього вжити
відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з од-
ного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова
«нагадувати». Наппиклад:

або

 

 

Гарантійні листи (дод. 16, 19) — це такі службові листи, в яких
гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи
товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця
тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового або
матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські ре-
квізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати
їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бух-
галтер підприємства (установи, організації, фірми).Підписи посадових осіб на гарантійному листі засвідчують відбитком гербової (круглої,що прирівнюється до гербової)печатки.

Текст гарантійного листа може бути таким:

Або

Ініціативні листи — це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листів необмежена. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивною або негативною. В разі негативної відповіді (відмови) дасться обгрунтування. Ініціативні листи можуть направлятися відімені керівника, керівництва чи трудового (студентського) колек-
тиву. Наприклад:

Листи-відповіді (дод. 22) — це такі службові листи, в яких дають
відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено
кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них,
незалежно від того, яка відповідь — позитивна чи негативна. Текст
таких листів має бути чітким, конкретним, у разі відмови — обгрун-
тованим. Наприклад:

 

Повідомляємо,що,відповідно до Закону України «Про пільги для ветеранів війни – інвалідів війни», Ви маєте пільги на першочергове забезпечення телефонним зв’язком за адресою: __________ Телефон Вам буде встановлено й підключено не пізніше як ______________

 

 

 

ЛИСТИ ДО ІНОЗЕМНИХ ДІЛОВИХ ПАРТНЕРІВ

Листи до ділових партнерів із далекого зарубіжжя (дод. 23), як і листування між ними самими (дод. 24), оформлюють за іншими правилами. Є міжнародні стандарти (ISO) на основні документи, в тому числі й на комерційні листи.

Листи до іноземних ділових партнерів надсилають, аби заявити про існування своєї фірми (підприємства), поінформувати про продукцію, що випускається, та надання послуг, про участь у торговельній діяльності, у вирішенні питань, пов'язаних із постачанням, ціноутворенням, формами розрахунків, відрядженнями, підготовкою фахівців тощо.

Від якості підготовки й оформлення ділового листа значною мірою залежить рівень спілкування адресата з автором. Тому, надсилаючи листа до іноземного ділового партнера, необхідно враховувати все: від написання конверта Й добору бланка до складання й оформлення власне листа.

У таких листах відстань між реквізитами становить 2—4 інтервали; Поширене переважно блокове розташування реквізитів, коли всі рядки кожного реквізиту друкуються без відступів від межі лівого берега. Широко використовується принцип відкритої пунктуації, тобто не ставляться коми, двокрапки.

Тут ітиметься про підготування й оформлювання комерційних листів до ділових партнерів із США та Великої Британії (рис. 5, 6).

Надписання конверта. В лівій верхній частині лицьового боку конверта зазначають адресу відправника, а в правій нижній — адресу одержувача.

Адресу одержувача наводять у такому порядку: спочатку зазначають власне одержувача (це може бути назва фірми, підприємства), ім'я та прізвище адресата, його посаду; з нового рядка — номер будинку, назву вулиці; в наступному рядкові — назву міста, штату (для США) (див. с. 89), графства (для Великої Британії) (див. нижче)поштовий округ;далі— назву країни. Якщо лист надсилається до Лондона, то скорочено зазначають також поштовий район: Е.С. (East Central), N.W. (North West), W.C. (West Central) і т. д. Наприклад:

London, H. C.,

 

Назви деяких графств Англії англійською (повні й скорочені),
українською та російською мовами

	Argyllshire	Argyl.	Арплшир	Аргилшир
	Bedfordshire	Beds.	Бедфордшир	Бедфордшир
	Berkshire	Berks.	Беркшир	Беркшир
	Buckinghamshire	Bucks.	Баюнгемшир	Бакингемшир
	Cambridgeshire	Cambs.	Кембрщжшир	Кембриджшир
Carmarthenshire	Carm. (або Carmarths.)	Кармартеншир	Кармартеншир
Caernarvonshire	Caern.	Карнарвоншир	Карнарвоншир
Cheshire	Ches.	Чешир	Чешир
Cumberland	Cumb.	Камберленд	Камберленд
Derbyshire	Derbs. (або Derb.)	Дербшир	Дербишир
Devonshire	Devon.	Девоншир	Девоншир
Flintshire	Flints, (або Fint.)	Фмнтшир	Флинтшир
Glamorganshire	Glam.	Гламорганшир	Гламорганшир
Gloucestershire	Glos.	Глостершир	Глостершир
Hampshire	Hamps.	Гемпшир	Гемпшир
Hertfordshire	Herts.	Хартфордшир	Хартфордшир
Lancashire	Lanes.	Ланкашир	Ланкашир
Leicestershire	Leics.	Лестершир	Лестершир
Lincolnshire	Li. (або Lines.)	Лшкольншир	Линкольншир
Middlesex	Mdds. (або Middx,, Mx.)	Мгдлсекс	Мидлсекс
Oxfordshire	Oxon.	Оксфордшир	Оксфордшир
Staffordshire	Staffs.	Стаффордшир	Стаффордшир
Wiltshire	Wilts.	УХлтшир	Уилтшир
Worcestershire	Wo. (або Worcs.)	Вустершир	Вустершир
Yorkshire	Yks. (або Yorks.)	Йоркшир	Йоркшир

Назви деяких штатів США англійською (повні й скорочені),
українською та російською мовами

Alabama	Ala.	Алабама	Алабама
Alaska	Alaska	Аляска	Аляска
Arizona	Ariz.	Аризона	Аризона
Arkansas	Ark.	Арканзас	Арканзас
California	Cal.	Каліфорнія	Калифорния
Colorado	Colo.	Колорадо	Колорадо
Delaware	Del.	Делавер	Делавер
District
Of Columbia	D. C.	Округ Колумбія	Округ Колумбия
Florida	Fla.	Флорида	Флорида
Indiana	Ind.	Індіана	Индиана
Kansas	Kans.	Канзас	Канзас
Kentucky	Ky.	Кенту кк і	Кентукки
Louisiana	La.	Луїзіана	Луизиана
M aril and	Man land	Мериленд	Мериленд
Michigan	Mich.	Мічиган	Мичиган
Mississippi	Miss.	Міссісіпі	Миссисипи
Missouri	Mo.	Міссурі	Миссури
Montana	Mont.	Монтана	Монтана
Nebraska	Nebr.	Небраска	Небраска
New Hampshire	N. H.	Нью-Гемпшир	Нью-Гемпшир
New Jersi	N. J.	Нью-Джерсі	Нью-Джерси

 

New Mexico

New York

North Carolina

North Dakota

Oklahoma

Pennsylvania

Rhode Island

South Carolina

South Dakota

Vermont

Virginia

Washington

Wyoming

N. Мех. N. Y. N. С.

N. D. (або N. Dak.) Okla.

Penn, (або Pen na.) R. I. S. С.

s! D. (або S. Dak.) Vt.

Virginia (або Va)

Wash.

Wyo.

Нью-Мексико

Нью-Йорк

Північна Каролина

Північна Дакота

Оклахома

Пенсильванія

Род-Айленд

Південна Каролина

Південна Дакота

Вермонт

Віргінія

Вашингтон

Вайомінг

Нью-Мексико

Нью-Йорк

Северная Каролина

Северная Дакота

Оклахома

Пенсильвания

Род-Айленд

Южная Каролина

Южная Дакота

Вермонт

Виргиния

Вашингтон

Вайоминг

Рис. 5. Схема розташування реквізитів ділового листа до США (формат А4;реквізити 07, 11—13 у разі потреби друкують до межі правого берега)

 

Рис. 6. Схема розташування реквізитів ділового листа до Великої Британії (формат А4;реквізити 07, 11—13 у разі потреби друкують до межі правого берега)

На конверті, вище від адреси одержувача, може зазначатися
спосіб відправлення, наприклад: «registered» (рекомендований),
«express delivery» (з терМІНОВОЮ доставкою), «то be called
for» або «post restante» (до запитання) тощо.

Отже, адреса одержувача на конверті може мати такий вигляд:

Або

 

POST RESTANTE

Prentice-Hall, Inc.

170 Sunset Street,

New York*, N.Y., 10022

U.S.A.

Адресу відправника оформлюють за звичайними правилами..

У кінці назв багатьох британських фірм (підприємств) зазначається: «Limited» (або скорочено — «Ltd») — від «limited liability company», тобто «товариство з обмеженою відповідальністю» (це означає, що відповідальність членів товариства — акціонерів — обмежується сумою їхніх акцій).

До назв американських фірм (підприємств) може додаватися слово «Corporation» (Co.), що означає «акціонерна корпорація», або «Incorporated» (Inc.), тобто «зареєстровано як корпорація».,

Якщо адреса особи, котрій хочуть надіслати листа, точно не відома, то його адресують фірмі (підприємству), що підтримує стосунки з цією особою й може передати або переслати їй листа. В такому разі перед назвою фірми (підприємства) друкують: *іп саге оі» чи «Саге о£» або скорочено «с/о», що перекладається як «на піклування» і вживається в значенні «на адресу». Наприклад:

Фірмові бланки для розглядуваних листів мають бути двомовними, їх слід виготовляти на високоякісному папері формату А4 з берегами, які дорівнюють 1 дюйму (2,54 см). У лівому верхньому куті чи в центрі (переважно) верхньої частини аркуша розташовуються емблема та назва підприємства (реквізит 01). Якщо підприємство маловідоме й із назви не зрозуміло, чим воно займається, то може зазначатися профіль його діяльності, наприклад: «ТУРИСТИЧНЕ БЮРО», «БЮРО ПЕРЕКЛАДІВ», «ПЕРЕВЕЗЕННЯ ВАНТАЖІВ» ТОЩО. Якщо Це товариство з обмеженою відповідальністю, то після його назви зазначають: «Лтд» в україномовному блоку й «Ltd» — в англомовному.

Під назвою підприємства або внизу аркуша наводять юридичну адресу фірми (підприємства ) (реквізит 02), яка складається з поштової й телеграфної адрес, номерів телефонів, телефаксів, номера реєстраційної ліцензії, ідентифікаційного коду за ЄДРПОУ, номерів телефонів представництв фірми (підприємства) та її філій, електронної адреси,назви сайту в Інтернеті(за наявності).

Виготовляючи такі фірмові бланки, банківські реквізити можна не зазначати.

 

ОФОРМЛЮВАННЯ ЗМІННИХ РЕКВІЗИТІВ

Реєстраційний індекс документа (Реквізит 03) друкують нижче за назву підприємства від межі лівого берега, Індекс може бути цифровий, словесний чи словесно-цифровий, наприклад:

Ref.: DA