Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

ВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ




ВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ БЛАНКІВ

БЛАНК СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТА — це уніфікована форма службового документа з надрукованою інформацією постійних реквізитів і наявним місцем для фіксування їхньої змінної інформації.

Бланки документів слід виготовляти на білому папері чи папері світлих тонів високої якості фарбами насичених кольорів. Дозволяється виготовляти бланки з допомогою комп’ютерної техніки.

Встановлено такі види бланків ОРД:

· бланк службового листа;

· загальний бланк (для виготовлення будь якого виду документа, крім листа)

· спеціальний бланк (для виготовлення конкретного виду документа, крім листа).

Для виготовлення тих чи інших бланків документів установлено два варіанти розташування реквізитів:

кутове — постійні реквізити розташовуються в лівому верх-
ньому куті (дод.1,4);

поздовжнє — постійні реквізити розташовуються вздовж верх-
ньої частини аркуша (дод. 2,3,5—10).

Своєю чергою, і кутове, І поздовжнє розташування реквізитів
може бути:

· прапоровим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі
робочої площі (дод. 1,4);

· зцентрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі (дод. 2,3, 5—10).

У разі виготовлення бланків службових листів обов'язково наносять реквізити 01—04, 06—09 і трафаретні частини реквізитів 11 — 13. Останні розміщують ліворуч, на площі, відведеній формуляром - зразком, незалежно від варіанта розташування постійних реквізитів — кутового чи поздовжнього. Трафаретні частини реквізиту 13 за кутового розташування постійних реквізитів наносять нижче від реквізитів 11, 12, а за поздовжнього – можуть розміщуватися нижче від реквізитів 11, 12, або в одному рядку з ними на спеціано відведеному місці на бланку(дод. 3) Крім зазначених реквізитів і трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20 (дод.1, 2, 4, 6, 8).

Організації, що листуються із закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: державною та іноземною( бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендується). мовою. На бланках із кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 06—09 державною мовою, а нижче — іноземною (дод.4) На бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а праворуч — іноземною (дод.5,6).

У разі виготовлення загальних бланків(залежно від установчих документів організацій) обов'язково наносяться реквізити 01—03, 06—07(ДСТУ 4163-2003 допускає нанесення реквізитів 04,08,09), а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 19, 20.

Спеціальні бланки (наприклад бланки наказів(дд.7), розпоряджень,указівок, довідок)виготовляють на основі загального бланка. В цьому разі загальний бланк доповнюють реквізитом 10 .

Організації, підприємства, установи, фірми в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 на рік, оформляючи документи, можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спеціальній основі штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ДСТУ 4163—2003.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланків. Розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ДСТУ 4163—2003 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять додатковий реквізит «Назва посади», який розташовують нижче від реквізиту 7 (дод. 8).

 

ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЮВАННЯ ПОСТІЙНИХ РЕКВІЗИТІВ

 

Зображення Державного герба України(реквізит 01) відтворюють на бланках документів державних установ з обов’язковим додержанням пропорцій зображення герба відповідно до постанови Верхвної Ради України «Про Державний герб України» 19 лютого 1992р. №2137-ХII

Зображення Державного герба на бланках із кутовим і повздовжнім розташуванням реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів(дод.2-9). Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм.

Зображення герба Автономної Республіки Кримрозміщують на бланках установ Автономної Республіки Крим лише разом із зображенням Державного герба України( Закон України « Про Автономну Республіку Крим» 07 березня 1995 р. №95/95-ВР).

Зображення емблеми організації або товарного знака ( знака обслуговування ) (реквізит 02). Відповідно до статуту ( положення про організацію) розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації ( реквізиту 07). Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком.

Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України.

На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Держаного герба України. Розміри зображення емблеми не обмежуються. Рекомендована висота зображення – не більше ніж 17 мм.

Зображення нагород (реквізит 03). Установи, об’єднання, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть уміщувати збраження їх на бланках службових документів чи включати назви нагород до своїх назв. Розміщують цей реквізит на лівому березі бланка документа на рівні реквізитів 07, 08 або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів 06, 07, 08.

Якщо назву нагороди включено правовим актом до назви організації, надрукованої на бланку, то розміщувати на ньому зображення цієї нагороди не потрібно.

Код організації (реквізит 04). Кожному суб’єктові господарської діяльності в установленому порядку надається ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України ( ЄДРПОУ)*. Порядок та умови користування даними реєстру регулюються окремими нормативними документами.

На бланках уніфікованих форм документів ідентифікаційний код за ЄДРПОУ (реквізит 04) наносять у спеціально зазначених місцях. На бланках службових листів цей код проставляють після реквізиту 09.

Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України — це автоматизована система збирання, накопичення та обробляння даних про підприємства та організації всіх форм власності, а також їхні відокремлені підрозділи (філії, відділення, представництва тощо).

Державний реєстр розроблено для: запровадження єдиних принципів ідентифікації суб'єктів господарської діяльності та їх державного обліку в межах інформаційного простору України; здійснення спостережень за структурними змінами в економіці, які відбуваються внаслідок утворення суб'єктів господарської діяльності, їх реорганізації та ліквідації; забезпечення державних органів інформацією про суб'єкти господарської діяльності; організовування на основі Державного реєстру суцільних і вибіркових статистичних спостережень, одноразових обстежень та переписів; взаємодії на єдиних методологічних засадах із базами даних Національного банку України, Державної податкової адміністрації України, Фонду державного майна України , Антимонопольного комітету України, інших центральних органів виконавчої влади та міністерств; забезпечення в межах законодавства доступності, гласності й відкритості інформації про суб'єкти господарської діяльності для заінтересованих користувачів; уможливлення оперативного переходу до міжнародних систем класифікації та кодування.

До Державного реєстру вносяться дані про такі суб'єкти господарської діяльності: юридичні особи, а також їхні філії, відділення, представництва, інші відокремлені підрозділи, шо розташовані на території України й здійснюють свою діяльність на підставі законодавства України; юридичні особи, а також їхні філії, відділення, представництва, Інші відокремлені підрозділи, розташовані за межами України, які створені з участю юридичних осіб України й діють відповідно до законодавств іноземних держав.

Код форми документа (реквізит 05) проставляють згідно з Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД), вище за реквізит 10. Класифікатор створено для: ідентифікації уніфікованих форм документів (УФД), їх обліку й систематизації; контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації; встановлення єдиної системи позначень документів, що входять до уніфікованої системи документації" (УСД); забезпечення автоматизованого пошуку й обробляння інформації із застосуванням комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

Державний класифікатор становить номенклатурний перелік назв УФД із кодовими позначеннями (див. нижче). Кожна із затверджених уніфікованих форм має бути закодована згідно з ДКУД — код її зазначається як у класифікаторі, так і на самому документі в спеціальній зоні, встановленій стандартом на УСД.

* Уніфіковані форми документів — це сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, що мають вирішуватися в певній сфері діяльності, й розташованих у визначеному порядку на носії інформації.

** Уніфікована система документації створена за єдиними правилами та вимогами н містить інформацію, необхідну для здійснення управління в певній сфері діяльності.

Ідентифікація уніфікованої форми документа здійснюється за допомогою ієрархічної класифікації за трьома ступенями. Кодове позначення кожної уніфікованої форми, внесеної до класифікатора, складається із семи цифрових десяткових знаків:

 

Клас форми ____ __

Підклас форми_______

Реєстраційний номер форми

Уніфіковані форми організаційно-розпорядчої документації входять до ДКУД як самостійний клас і охоплюють в основному всі управлінські завдання.

Державний класифікатор управлінської документації ДК 010—98
Класифікація державної управлінської документації
Уніфіковані системи управлінської документації

Код Назва уніфікованої форми документа
ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧА ДОКУМЕНТАЦІЯ
Документація з організації систем управління
Акт про створення міністерства
Акт про створення корпорації, концерну, асоціації, компанії
Наказ про створення промислового об'єднання
Наказ про створення виробничого об'єднання
Наказ про створення підприємства
Наказ про реорганізацію міністерства
Наказ про реорганізацію корпорації, концерну, асоціації, компанії
Наказ про реорганізацію промислового об'єднання
Наказ про реорганізацію виробничого об'єднання
Наказ про реорганізацію підприємства
Акт про ліквідацію міністерства
Акт про ліквідацію корпорації, концерну, асоціації, компанії
Акт про ліквідацію промислового об'єднання
Акт про ліквідацію виробничого об'єднання

 

02010)5 Акт про ліквідацію підприємства
Акт про ліквідацію міністерства та створення ліквідаційної комісії
Документація з організації процесів управління
Акт про ліквідацію корпорації, концерну, асоціації, компанії та створення ліквідаційної комісії
Наказ про ліквідацію виробничого об'єднання та створення ліквідаційної комісії
Наказ про ліквідацію виробничого об'єднання та створення ліквідаційної комісії
Наказ про ліквідацію підприємства та створення ліквідаційної комісії
Посадова інструкція категорій службовців міністерства
Посадова інструкція категорій службовців промислового об'єднання
Посадова інструкція категорій службовців апарату управління підприємства
Положення про міністерство
Наказ про розподіл обов'язків між керівництвом міністерства
02020)0 Наказ про розподіл обов'язків між керівництвом корпорації, концерну, асоціації, компанії
Наказ про розподіл обов'язків між керівництвом промислового об'єднання
Наказ про розподіл обов'язків між керівництвом підприємства
Статут корпорації, концерну, асоціації, компанії
Статут виробничого об'єднання
Статут підприємства
Структура й штатна чисельність міністерства
Структура й штатна чисельність корпорації, концерну, асоціації, компанії
Структура й штатна чисельність апарату управління промислового об'єднання
Структура й штатна чисельність апарату управління підприємства
Штатний розклад міністерства
020202) Штатний розклад апарату управління промислового об'єднання
Штатний розклад апарату управління підприємства
Наказ про затвердження акта ліквідаційної комісії
Наказ про внесення змін у Положення про міністерство
Наказ про перерозподіл обов'язків між керівництвом міністерства
Наказ про внесення змін у структуру й штатну чисельність міністерства
Наказ про внесення змін у штатний розклад міністерства
Наказ про внесення змін у посадову (-і) інструкцію (-Ї) категорій службовців міністерства
Наказ про внесення змін у Положення про промислове об'єднання
Наказ про внесення змін у перерозподіл обов'язків між керівництвом промислового об'єднання
Наказ про внесення змін у структуру й штатну чисельність апарату управління промислового об'єднання
Наказ про внесення змін у штатний розклад апарату управління промислового об'єднання
Наказ про внесення змін у посадову (-і) інструкцію (-Ї) категорій службовців промислового об'єднання
Наказ про внесення змін у Статут корпорації, концерну, асоціації, компанії
Наказ про внесення змін у Статут виробничого об'єднання
Наказ про внесення змін у Статут підприємства
Наказ про внесення змін у перерозподіл обов'язків між керівництвом корпорації, концерну, асоціації, компанії
Наказ про внесення змін у перерозподіл обов'язків між керівництвом підприємства
Наказ про внесення змін у структуру й штатну чисельність апарату управління корпорації, концерну, асоціації, компанії
Наказ про внесення змін у структуру й штатну чисельність апарату управління підприємства
Наказ про внесення змін у штатний розклад апарату управління корпорації, концерну, асоціації, компанії
Наказ про внесення змін у штатний розклад апарату управління підприємства
Наказ про внесення змін у посадову (-І) Інструкцію (-Ї) категорій службовців та апарату управління підприємства
Галузеві правила внутрішнього трудового розпорядку міністерства
Правила внутрішнього трудового розпорядку міністерства
Правила внутрішнього трудового розпорядку апарату управління корпорації, концерну, асоціації, компанії
Правила внутрішнього трудового розпорядку апарату упрашііння промислового об'єднання

 

 

 

СУЧАСНЕ ДІЛОВОДСТВО

Правила внутрішнього трудового розпорядку апарату управління підприємства
Наказ про перехід на новий режим роботи міністерства
Наказ про перехід на новий режим роботи апарату управління корпорації, концерну, асоціації, компанії
Наказ про перехід на новий режим роботи апарату управління промислового об'єднання
Наказ про перехід на новий режим роботи апарату управління підприємства
Реєстраційно-контрольна картка
Реєстраційно-контрольна картка скарг громадян
Документація з управління кадрами
Анкета
Доповнення до анкети
Наказ про приймання на роботу
Заява про переведення на іншу роботу
Подання про переведення на Іншу роботу
Наказ про переведення на іншу роботу
Заява про звільнення
Наказ про звільнення
Графік відпусток
Заява про надання відпустки
Наказ про надання відпустки (зведений)
Документація з оцінки трудової діяльності
Подання про заохочення
Подання про заохочення (зведене)
Доповідна записка
Пояснювальна записка
Наказ про накладення дисциплінарного стягнення
Наказ про накладення дисциплінарного стягнення (зведений)
ПЕРВИННО-ОБЛІКОВА ДОКУМЕНТАЦІЯ
Облік особового складу
Наказ (розпорядження) про приймання на роботу (П-1)
Особова картка (П-2)
Алфавітна картка (П->)
Особова картка (П-2ДС)
Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (П-5)

 

Наказ (розпорядження) про надання відпустки (П-6)
Список про надання відпустки (П-7)
Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (П-8)
Книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них (П-9)
Книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них (П-10)
Акт про списання бланків трудових книжок (і/або вкладок до них) (П-11)
Особова картка фахівця з вищою освітою, який виконує науково- дослідні, проектно-конструкторські й технологічні роботи .

 

Назва організації вищого рівня( реквізит 06) розміщують над назвою організації — автора документа ( реквізит 07). Замість повної назви можна зазначати скорочену, визначену відповідними правовими актами (наприклад, « Деркомархів України» замість « Державний комітет архівів України») На бланках організації, яка має подвійне або потрійне підпорядкування,вказують усі організації вищого рівня, наприклад:

Міністерство транспорту та зв’язку України

Державна адміністрація залізничного транспорту України

Придніпровська залізниця

Назва організації –автора документа (реквізит 07)має відповідати назві, зазначеній у її установчих документах ( статуті, положенні про організацію, установчому договорі).

Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в установчому документі. Скорочену назву подають у дужках або без них окремим рядком нижче від повної назви (дод. 3)

Якщо в установчих документах поряд із назвою організації українською мовою подають назву іноземною мовою, то останню відтворюють на бланку під назвою організації, що зафіксована українською мовою.

Назву структурного підрозділу (реквізит 08) або територіального відділення, філії, посади зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а керівник підрозділу ( або посадова особа) має прав підпису документа. Цей реквізит розміщують під реквізитом 07.

Назву структурного підрозділу зазначають переважно у внутрішніх документах ( протоколах, доповідних і службових записках тощо).

Довідкові дані про організацію ( реквізит 09) містять відомості, необхідні в разі здійснення контактів з юридичними та фізичними особами. До складу ьцього реквізиту входять: поштова адреса; номери телефону, телефаксу, рахунків у банку, адреса електронної пошти та веб-сайта тощо. Банківські дані наводять таким чином, щоб їх можна було використати для здійснення розрахунково - грошових операцій. Якщо організація зареєстрована за однією адресою, а знаходиться за іншою, у бланку зазначають поштову адресу за місцем розташування організації (дод. 1-6, 8-10)

На бланках для недержавних підприємств (дод. 10) реквізити 01,03,06 не зазначають. Реквізит 02 допускається розміщати на місці реквізиту 01, а реквізит 09 — на нижньому березі. Реквізити 29, 30, 31 у такому разі розташовуватимуться вище за реквізит 09.

 

ВИМОГИ ДО ТЕКСТІВ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

 

ТЕКСТ належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об'єктивним, юридично бездоганним.

Текст документа (реквізит 21) оформляють у вигляді: ♦ складного тексту; ♦ анкети; ♦ таблиці; ♦ поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци — пов'язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох—чотирьох.

Бажано, щоб тексти службових документів складалися з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основній — рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання. Такий самий порядок викладання має зберігатися й у тому разі, коли текст документа складається з одніє фрази.

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад, так:«Відповідно до Указу Президента України 12.09.99 № 123 „Про...».

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту

Абзаци всередині пунктів не нумерують.

У службових листах, факсах використовують такі форми викладу:

· від першої особи однини, наприклад: «Вважаю за потрібне...», «Прошу надати...»;

· від першої особи множини, наприклад:«просимо надати...»;

· від третьої особи однини, наприклад: «міністерство не заперечує...», «Управління вважає...».

У розпорядчих документах організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також у документах, адресованих керівництву, текст належить викладати від першої особи однини, наприклад: «наказую:», «пропоную:», «прошу...». В спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини, наприклад: «наказуємо:», «ухвалили:», «вирішили:».

Тексти доповідей, інформацій, виступів у протоколах викладають від першої особи однини (цитують), а ключові слова«слухали:», «виступили:», «ухвалили:», «вирішили:» подають умножиніминулого часу.

В документах, які визначають права й обов'язки (положення, інструкції), а також, що містять аналіз чи оцінку фактів (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини, наприклад:«відділ здійснює функції», «до складу об'єднання входять», «комісією виявлено».

Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об'єкта за низкою ознак, оформляють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у певній послідовності, а до змінної — конкретна характеристика цих ознак.

Текст, який становить зразок, що його надто часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. В трафаретних документах постійну частину тексту виготовляють друкарським способом або за допомогою ПК (друкарської машини), а змінну — вписують від руки або вдруковують.

Для наочності й зручності зіставлення показників цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць:

Таблиця ___ — ______________________________

номер назва таблиці

Оформлення табличних форм має відповідати вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною через увесь документ (наприклад,«Таблиця 1»; «Таблиця 2» ) або Індексаційною (крім таблиць, що наводяться в додатках), і тоді номер складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад,«Таблиця 4.2» — друга таблиця четвертого розділу. Нумерація не потрібна, якщо таблиця одна єдина в документі.

Назва таблиці визначає її тему й зміст і має бути точною, виразною, короткою й відповідати змісту таблиці. Її слід друкувати малими літерами (перша літера назви — велика) над таблицею після номера без крапки в кінці. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назву не повторюють, а пишуть:«Продовження

 

 

табл. 1» або«Закінчення табл. 1». Назву можна не давати, якщо таблиця потрібна лише по ходу читання основного тексту документа, тобто не має самостійного значення.

Ліворуч, праворуч і знизу таблиці, як правило, обмежують лінійками. Горизонтальні й вертикальні лінійки, що розмежовують рядки й графи таблиці, допускається не робити, якщо їх відсутність не ускладнює користування нею. Головку й боковик таблиці завжди відокремлюють лінійкою.

Поділ комірки над боковиком діагональною лінійкою не допускається.

Заголовки граф наводять переважно в називному відмінку однини без довільного скорочення слів (допускаються поширені спеціальні скорочення). Множину застосовують лише тоді, коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині, або коли значення заголовка передається тільки в множині, або коли слово в однині не вживається.

В одноярусній головці всі заголовки друкують із великої літери. В двох- і багатоярусній головці заголовки верхнього ярусу пишуть із великої літери, а заголовки наступних ярусів — із великої, якщо вони граматично не підпорядковуються верхньому заголовкові, і з малої — якщо підпорядковуються. У кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки не ставлять. Заголовки граф і текст рядків таблиці зцентровують чи зміщують праворуч на нульову позицію, зважаючи на специфіку таблиці.

Якщо графи вузькі, то заголовки дозволяється друкувати боком.

Залежно від розміру таблиці її розміщують або безпосередньо після тексту, до якого вона належить, або на наступній сторінці, або (в разі потреби) в додатку. На всі таблиці мають бути посилання в тексті документа, наприклад:«(табл. 5)».

Допускаються поперечні таблиці, тобто розміщені боком на аркуші.

Витягнуті по вертикалі дво- й триграфні таблиці можна зробити компактнішими, здвоївши або строївши їх. При цьому відповідно двічі або тричі повторюють головку таблиці й повторювані частини відокремлюють подвійною лінійкою (див. с. 30).

У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами (див. с. 31). Нумерація граф і рядків таблиці застосовується Й тоді, коли на них треба робити посилання в тексті документа.

Незакінчену таблицю нижньою горизонтальною лінійкою не обмежують (див. с. 31).

Якщо в тексті документа є посилання на рядки таблиці, або в самій таблиці міститься багато параметрів, то вводять графу «пор. номер» (порядковий номер) (див. с. 31).

Перед числовими значеннями величин і позначенням типів, марок продукції тощо порядкові номери не проставляють.

 

 

Таблиця 6.2 - Офіційний обмінний курс гривні до іноземних валют для здійснення обліку та митних платежів без зобов'язань Національного банку України за станом на 22 липня 2010р.

 

Код Валити Saasa валюто Офіційний курс Код валети Ваза» »»люти Офіційний курс
036 АШ 100 австралійських доларів 354-4689 528 NLG 100 нідерландських гульденів 245-4747  
040 ATS 100 австрійських шилінгів 39-3127 280 DEM 100 німецьких марок 276-5859  
826 6ВР 100 англійських фунтів Стерлінгів 861-8961 578 МОК 100 норвезьких крок 67-1243  
031 AZM 10000 азербайджанських манатів 12-6250 985 PLN 100 польських злотих 132-0286  
056 BEF 1000 бельгійських франків 134-0993 620 PTE 100 португальських ескудо 2-6983  
974 BYR 10 білоруських рублів 0-0595 810 RUR 10 російських рублів 1-9258  
300 GRD 1000 грецьких драхм 16-2644 702 SGD 100 сінгапурських доларів 324-3690  
208 DKK 100 датських кров 72-6778 703 SKK 100 словацьких крон 12-8228  
840 USD 100 доларів США 553-8600 792 TRL 10000 турецьких лір 0-0991  
233 ЕЕК 100 естонських хром 34-5733 795 TMM 10000 туркменських манатів 10-6512  
352 ISK 100 ісландських крон 7-5087 348 HUF 1000 угорських форинтів 21-2582  
372 ІЕР 100 ірландських фунтів 686-8712 860 OZS 100 узбецьких сумів 3-8786  
724 ESP 1000 іспанських пезет 32-5121 246 FIM 100 фінських марок 90-9821  
380 ІTL 10000 італійських лір 27-9380 250 FRF 100 французьких франків 82-4681  
124 CAD 100 канадських доларів 385-1585 203 CZK 100 чеських крен 15-1851  
398 KZT 100 казахстанських тенте 3-9717 752 SEK 100 шведських крон 63-9200  
428 LVL 100 латвійських латів 945-1536 756 CHF 100 швейцарських франків 336-7290  
440 LTL 100 литовських літів 138-4650 392 JPY 1000 японських єн 51-0239  
498 MDL 100 молдовських леїв 44-0379 978 EUR 100 ЄЕРО 540-9551  

 

Таблиця 3.5 — Позначення розташування й найменування графічних знаків абетково-цифрового поля клавіатури

Позиція 4в умовній сітці) Номер зони Графічний знак Найменування знака
£00 + ~ ‘ Знак «плюс» Тильда Український апостроф
Закінчення табл. 3.5    
Е00 ` Слабкий наголос
Е01 ! Цифра «один» Знак оклику
Е02 - Цифра «два» Комерційне ЕТ Знак «мінус»
Е03 # / Цифра «три» Номер Риска дробу
Е04 $ ; Цифра «чотири» Грошовий знак долара Крапка з комою

 

Показник   Результат вимірювання  
1-го 2-го 3-го 4-го
1 Струм, А
2 Напруга, в

Якщо всі показники, наведені в графах таблиці, мають одну й ту саму одиницю, то її зазначають над таблицею праворуч, а в разі перенесення таблиці — над кожною частиною, наприклад:

Таблиця 3.7 — Типорозміри шрифтів

У міліметрах

Тил шрифту Висота малої літери Висота великої літери Крок
«Мікро» 2,1 1,5 1,5
«Еліта» 2,3 1,6 2,0 .2,2

Продовження табл. 3.7

У міліметрах

«Піка» 2,6 1,9 2,5.-2,«
«Медіум» 3,2 2,1 2,6
«Плакат» 4,5 3,1 3,0

Якщо показники в більшості граф таблиці мають одну й ту саму одиницю величини, але є одна-дві графи з показниками, вираженими в інших одиницях, то загальну для більшості граф одиницю величини зазначають над таблицею праворуч, а решту одиниць залишають у заголовках граф. Так само, якщо в одного-двох чисел графи або рядка інша одиниця величини, ніж у решти, то цю одиницю як виняток залишають біля числа, а загальну для більшості показників одиницю зазначають над таблицею праворуч.

Одиниці кутів (градуси, мінути й секунди) слід зазначати в кожному рядку таблиці, незалежно від того, чи є горизонтальні лінійки, чи немає, наприклад:

а &
30*34'25" 5б*і2'45" 12*12'12" 11*11'11" 13*13'13" 14*14' 14"
а
15°24'12" 56*23'13" 34*12'23" 76*43'32" 65*12'43" 12*54'33"

Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється, тоді роблять так: 1) коли текст уміщується в один рядок, його замінюють лапками (число лапок за числом слів); 2) коли текст не вміщується в один рядок, його замінюють словами«Те саме», які в разі подальшого повторення тексту замінюють однією парою лапок; 3) коли початкова частина тексту повторюється в сусідніх рядках, а кінець тексту — змінна частина, то частину тексту, що повторюється, замінюють словами«Те саме» (якщо є горизонтальні лінійки, то текст слід повторювати).

Не дозволяється заміна лапками: 1) цифр і знаків; 2) позначень одиниць величин; 3) буквених абревіатур; 4) марок машин, механізмів, матеріалів; 5) скорочених позначень нормативних документів із номерами.

За відсутності відомостей ставлять три крапки (...) або пишуть: «Немає відом.» (відомостей). Якщо явище не спостерігається, тобто немає й не буде можливості проставити в комірці таблиці відомості, то ставлять тире.

І Залишати комірку порожньою не дозволяється.

29

 

 

СУЧАСНЕ ДІЛОВОДСТВО

Іноді потрібна цілковита ясність щодо того, в яку групу входить об'єкт (людина такого-то віку, завод із такою-то кількістю робітників тощо). В цьому разі рекомендується групування такого типу:

Діапазон значень величин подають через тире або три крапки. Числа рівняють за тире (трьома крапками), наприклад:

100-200 50-80 3-50

1,5-8 2-5,8 34-50

100.200 50 60 3...50

Числові значення однієї величини розташовують у графах так, щоб одиниці були під одиницями, десятки — під десятками, сотні — під сотнями й т. д.

Числові значення неоднакових величин зцентровують, наприклад:

 

Довжина, м
Маса, кг | 6600,9 В

Якщо треба пояснити чи доповнити якісь табличні дані, то роблять підтабличны примітки, які можуть бути пов'язані з таблицею або за допомогою знака виноски, або за допомогою заголовка «Примітка». Якщо примітка стосується окремих місць таблиці, то як знаки виноски використовують арабські цифри — порядкові номери на верхню лінію шрифта (якщо примітка стосується тексту), зірочки (якщо примітка належить до окремих цифр чи символів) тощо. Однакові знаки ставлять біля місця таблиці, що коментується, й перед приміткою.

Якщо примітка або примітки належать до таблиці в цілому, то вони можуть починатися заголовком«Примітка» («Примітки»),

зо

Кількість робітників   Товаром сталі,мм   Вік, рокі»  
до 100 101-250 251-500 501-1000 Понад 1000   До 16 (вкл.) Понад 16 до 30 » 30 » 40 » 40   ДО 7 8-11 12-14 15-19 20-25  
Прибуток, мли і*рн. Рентабельність, %  
18,5  
  7,8  
22,8  
                 

 

Якщо потрібні загальні примітки (в цілому до таблиці) й примітки до конкретних даних, то першими вміщують загальні примітки, а під ними — примітки до конкретних даних (у вигляді виносок).

Усі рядки таблиці з однорядкових елементів рівняють за останнім рядком заголовка боковика, наприклад:

Тягова потужність,      
кВт

Рядки з дво- або багаторядковими текстовими елементами рівняють за верхнім рядком заголовка боковика.

Сполучення рядків з однорядковими елементами й рядків із дво- та багаторядковими елементами рівняють за верхнім рядком.

Рядки з порядковим номером в окремій лівій крайній графі рівняють за верхнім рядком, наприклад:

Крани автомобільні, 0,121 0,205 0,15
  10 т    

Аби спростити читання таблиці документа, багатозначні числа округлюють. Проте це не дозволяється, коли важливо знати не округлені числа. Однотипні числові дані рекомендується округляти з однаковим ступенем точності. В різних графах або рядках це можна робити по-різному, вибираючи найраціональніший спосіб. Додавати нулі в дробову частину десяткового дробу для вирівнювання числа знаків після коми можна, знаючи, що число не було округлене: інакше воно виявиться неточним.

Окремі матеріали документа можна подавати також у формі виводів.

Виводом називають організований у колонки й рядки матеріал, який не поділений лінійками й безпосередньо продовжує текст, наприклад:

Для профілів швелерів усіх номерів установлено граничні відхилення, мм:
за висотою .................................. ..... + 2,5
за шириною полиці ................... ..... + 1,5
за товщиною стінки ................... ..... + 0,3
за товщиною полиці .................. ..... + 0,3

Вивід містить небагато колонок, найчастіше дві (їх можна здвоювати, строювати й т. д.), котрі здебільшого не озаглавлюють. Як правило, вивід не має тематичного заголовка. Виводи не нумерують, оскільки вони безпосередньо продовжують текст, що стосується їх.

У документі можуть міститися ілюстрації, на які мають бути посилання в тексті. Посилання складається з умовної назви ілюстрації й порядкового номера, наприклад:«{рис. 1)». Якщо ілюстрація не має номера, то слово«рисунок» у посиланні не скорочується. Ілюстрацію розташовують або безпосередньо після тексту, в якому про неї згадується вперше, або на наступній сторінці (за потреби — в додатку). Як правило, до ілюстрацій роблять підписи, які розміщують під ілюстраціями.

Таблицю, котра доповнює або пояснює ілюстрацію, розташовують після ілюстрації.

Ілюстрації нумерують арабськими цифрами наскрізно через увесь документ, наприклад«Рис. 1 — ...; Рис. 2 — ...», або в межах розділу (крім тих, що наводяться в додатках), і тоді їхній номер складається з номера розділу й порядкового номера рисунка, відокремлених крапкою, наприклад,«Рис. 7.4 — ...» — четвертий рисунок сьомого розділу.

Якщо ілюстрація розташовується на кількох сторінках,то її назву наводять на першій сторінці, а на наступних сторінках зазначають, наприклад, так:«Рис. 1, арк. 2», «Рис. 1, арк. З» йт. д.

У текстах службових документів слід застосовувати стандартизовані одиниці величин та одиниці обліку, їхні назви й позначення.

Числа при одиницях виміру та одиницях обліку слід давати цифрами. Коли однозначні числа не при одиницях виміру стоять у непрямих відмінках або коли з кількісного числівника починається речення, рекомендується буквена форма чисел, наприклад:«Здійснити випробування семи труб завдовжки 12 м кожна.»; «Дібрати 15 труб для випробувань на тиск.».

При переліку числових значень, виражених однією й тією самою одиницею виміру, наводять лише після останньої цифри, наприклад:маса 20; 40; 60; 80 кг ; довжина 5,0; 5,5; 6,3 мм.

Позначення одиниць виміру слід указувати після числових значень величин і розміщувати в рядок із ними (не переносити на наступний рядок). Між останньою цифрою числа й позначенням одиниці виміру слід залишати пробіл. Спеціальні знаки (підняті над рядком ...',...") друкують разом з останньою цифрою, наприклад:28 кг; 25 %; 15' ; 35е (але360 °С).

Числа. У всяку групу з трьох цифр числового значення величин, починаючи з молодшого ряду для цілого числа або праворуч та ліворуч від десяткової коми дробового числа, відокремлюють проміжком від попередніх чи подальших цифр, за винятком цифр, що означають рік, наприклад: 8 206 784; 35 784; 5 825; 5 238,12348; але 1998 рік, 2010 рік.

Не розбивають на групи цифри в числах, що позначають номер (після знака номера), в марках машин, механізмів, у позначеннях нормативних документів.

Дробові числа слід подавати як десяткові дроби, за винятком розмірів у дюймах, які треба друкувати тільки використовуючи знак «правобіжна похила риска», наприклад 1/2”, 1/4". Якщо неможливо подати числове значення як десятковий дріб, його записують , як звичайний дріб в один рядок, використовуючи правобіжну похилу риску, наприклад 5/23, (23а – 14с)/(42b+12) . Діапазон чисел у тексті позначають, використовуючи прийменники «від» і «до». Якщо в тексті документа наводять діапазон числових значень фізичної величини, позначення одиниці виміру слід наводити після обох меж діапазону, наприклад:

від 1 мм до 9 мм(а не від 1 до 9 мм)

від 0 °С до 21 °С (а невід 0 до 21 °С)

від 10 кг до 97 кг (а невід 10 до 97 кг)

Основне значення показника з допуском слід записувати таким чином: (45 ± 2)%;(22±1)мм. Якщо в тексті зазначають діапазон порядкових номерів, допускається використання знака тире, наприклад: …рисунки 1-21. Наводячи значення плоского кута, перевагу віддають десятковій формі запису числа, наприклад: 24ˏ25°(а не 24° 15ˊ). Не допускається відокремлення одиниці виміру від числового значення (подавати їх на різних рядках або сторінках). Якщо треба зазначити два або три виміри, то їх слід подавати так:

80 мм × 25 мм × 15 мм (а не 80 × 25 × 15 мм)

Ступінь точності числових значень величин, що наводяться в документі, має забезпечувати найбільшу їх інформативність; при цьому треба, щоб у ряду однотипних даних ступінь точності (кількість цифр після коми) був однаковим, наприклад:«...товщина сталевої гарячекатаної стрічки 1,50; 1,75; 2,00 мм».

Множення чисел або числових величин слід зазначати знаком « ∙ ». Знак « × » чи будь-який інший знак використовувати не рекомендується , наприклад: 1,8 ∙ 14 (а не 1,8 × 14 чи 1,8 * 14)

У службових документах допускаються скорочення слів. При цьому треба керуватися правилами скорочення й написання скорочених слів і словосполучень та ДСТУ 3582—97 «Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові в бібліографічному описі»".

Скороченню підлягають різні частини мови. Одне й те саме скорочення застосовується для всіх граматичних форм одного й того самого слова, незалежно від роду, числа, відмінка й часу (див. список скорочень на с. 38—40).

Допускається використовувати як загальноприйняті скорочення (наприклад,до н. е. — до нашої ери,см — сантиметр, нді — науково-дослідний інститут), так І спеціальні — поширені в певній галузі (наприклад,вид. — видавничий,техред — технічний редактор і т.д.). Одне й те саме скорочення для двох різних слів допускається в особливих випадках (наприклад, с. — село, сторінка, р. — річка, рік — при назві й при цифрі).

Застосовують різні прийоми скорочень: усічення, видалення голосних (стягування), утворення абревіатур.

У разі усічення на місці скорочення ставиться крапка (наприклад,адмін. — адміністративний), а в разі видалення голосних — не ставиться (наприклад,млн — мільйон).

У скороченнях іменників ураховуються закінчення однини або множини, наприклад:ін-т — інститут,ін-ти — інститути. Прикметники, утворені від власних імен, скорочують відсіканням частини «-ський», наприклад: франківський —франків., шевченківський — Шевченків. Скорочуючи прикметники, утворені від географічних назв, зберігають якомога повнішу форму скорочення, наприклад: український народ —україн. народ, Бориспільський район — Бориспіл. р-н, Луганська область —Луган. обл. Якщо відсіченій частині слова передує літера «й» або голосна, то в скороченні зберігається приголосна, що йде за нею, наприклад: олійний —
олійн., червоний —черв он.

У складних іменниках, які пишуться через дефіс, усікають кожну
складову частину або одну з них, наприклад: школа-інтернат —
шк. -інтернат, словник-довідник —слов. -довід. У географічних
назвах, що пишуться через дефіс, усікають другу складову частину,
якщо вона має закінчення «-ський», наприклад: місто Кам'янець-
Подільський —м. Кан' янедь-Поділ., місто Корсунь-Шевченків-
ський —м. Корсунь-Шевченків. Географічні назви, що є склад-
ними іменниками й пишуться через дефіс, не скорочуються, наприк-
лад:Івано-Франківськ, Михайло-Олександрівка та ін.

У складних словах, які пишуться разом, скорочують або першу,
або останню частину слова чи залишають перші літери слів, які
утворюють складне слово, наприклад; мікрофіша —мфіша, діафільм
— дф, відеофонограма —відеофоногр. та ін. Ініціальна абревіація
записується початковими літерами без крапок, наприклад: мале
підприємство — мп, творче об'єднання — то, Велика Вітчизняна
війна — ввв тощо.

Приклади найпоширеніших загальноприйнятих скорочень

автор - авт. автоматизована система керування — А.СК адміністративний — адм. адміністрація — адмін. академік — акад. (при

прізвищі) академія — акад. акціонерне товариство — АТ

американський — амер. англійський — англ. аркуш — арк. (при цифрах і в області приміток, додатків) архів — арх. асистент — асист. (при

прізвищі) аспірант — асп. (при

прізвищі) без року — б. р. без титульного аркуша — б. тит. арк. (в області приміток)

бібліографія — бібліогр. болгарський — болг. брошура — брош. бульвар — б-р видання — вид. викладач — викл. (при прізвищі або назві установи) виконавець — викон.

(при прізвищі) виконавчий комітет —

виконком виконання — викон. виконуючий обов'язки —

в. о. вищий — виш. відбиток — відб. відділ — від. відеофонограма —

відеофоногр. відсоток (процент) — % (умовне позначення при цифрах)

вкладений аркуш — вкл. арк.

генеральний — ген. глава — гл. (при цифрах) година — год (при

цифрах) головний — гол ов. господарство — госп-во грам — г грецький — гр. громадянин — гр. державна адміністрація —

держадмін. дивись — див. директор — дир. добровільне товариство —

добр. т-во довідник — довід, додаток — дод. документ — док. документальний — докум. доповідь — доп. доповнення — допов. доручення — доруч.

доцент — доц. (при прізвищі або назві установи) економічний — економ, завідувач (завідуючий) —

зав. завод — з-д заступник — засг. (при

назві посади) зауваження — заув. і так далі — і т. д. і таке інше — і т. ін. із (зі) змінами — із (зі) змін.

ілюстрація — ілюстр, імені — ім. індекс — інд. іноземний — інозем. інспектор — інсп. інспекція — інспек. інститут — ін-т інструкція — інстр. інфляція — інфл. інформаційно-обчислювальний центр — ЮЦ інформаційно-рекламне

агентство — 1РА кабінет — каб. кандидат — канд. каталог — кат. керівник — кер. кількість — к-сть класифікація — класиф. книга (книжка,

книжечка) — кн. коефіцієнт — коеф. комісія — коміс. комітет — ком. комп'ютер — комп'ют. конструкторське бюро — КБ

конференція — конф. креслення — кресл. ксерокопія — ксерокоп. лабораторія — лаб. латинський — лат. магнітна фонограма на касеті —' мф/кас.

магнітна фонограма на котушці — мф/кот. мале підприємство — МП

малюнок (рисунок) —

мал. (рис.) масштаб — м-б менеджмент — менедж. методичний — метод, міжвідомчий — міжвід. мікрофільм — мф мільйон — млн міністерство -- м-во місто -- м.

міська рада — міськрада молодший — мол. наприклад - напр. науково-дослідний — н.-д.

німецький — нім. національний — нац. номер — № (умовне позначення при цифрах) номер порядковий — № пор. (умовне позначення при цифрах) нормативний — нормат. об'єднання — об-ня область - обл. обчислювальний центр — ОЦ

оголошення — оголош. одиниця — од. (при

цифрах) озеро — оз. організація — орг. оригінал — ориг. острів — о-в офіційний — офіц. пан (пані) — п. (при

прізвищі) параграф — § (умовне позначення при цифрах) помічник — пом. приклад - прикл. провулок — пров.

проектно-конструкторське

бюро — ПКБ професор — проф. (при

прізвищі) район — р-н районний відділ внутрішніх справ — РВВС резюме — рез. реклама — реюі. реферат — реф. рецензія — рец. рік (роки) - р. (рр.)

(при цифрах) річка — р. (при назві) розділ - розд. російський — рос. рукописний — рукогг. секретар — секр. (при

прізвищі) секунда — с (при

цифрах) селище — с-ще (при назві)

селище міського типу —

смт (при назві) село — с. (при назві) серія — сер. сільське господарство — с. г.

сільськогосподарський — с.-г.

співробітник — співроб. спільне підприємство — СП

станція - ст. (при назві) старший — старш. стаття — ст. століття (сторіччя) — ст. (при цифрах) сторінка — с. (при

цифрах) суспільство — сусп-во та інші — та ін. таблиця - табл. творче об'єднання — ТО тиждень — тижд. титульний аркуш —

тит. арк. товариство — т-во

товариство з обмеженою відповідальністю — TOB

том (томи) — т. (при

цифрах) у тому числі (в тому числі) — у т. ч. (в т. ч.) укладач — уклад, (при

прізвищі) український — укр. університет — ун-т управління — упр. учасник — учасн. училище — уч-ще фабрика — ф-ка факультет — ф-т

федерація — федер. філіал (філія) — філ. фільмокопія — фкоп. фонограма — фоногр. фотографія — фотогр. фотокопія — фотокоп. французький — фр. хвилина — хв (при

цифрах) хімічний — хім. центральний комітет — ЦК

цифрова обчислювальна

машина — ЦОМ частина — ч. (при

цифрах) число — чис. (при цифрах)

член-кореспондент — чл.-кор. (при прізвищі та назві установи) школа — шк. щодекадний (щодекадно)

щодекад. щоденний (щоденно) —

щоден. щомісячний (щомісячно)

щомісяч. щотижневий (щотижнево)

щотиж. ювілейний — ювіл. юнацький — юнац. японський — яп.

Скорочення одиниць величин та одиниць обліку в документі мають бути оформлені відповідно до Державного класифікатора України", гармонізованого з міжнародними стандартами, який є складовою частиною державної системи класифікації техніко-еконо- мічної й соціальної Інформації.

„ ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ,

4 ЩО ЇХ ВИГОТОВЛЯЮТЬ З ДОПОМОГОЮ ДРУКУВАЛЬНИХ ЗАСОБІВ

Основні вимоги до документів, що їх виготовляють з допомогою друкувальних засобів(комп’ютерної техніки,конторських друкарських машинок), визначає ДСТУ 4163-2003.

Окремі внутрішні документи(заяви,пояснювальні і доповідні записки тощо),авторами яких є посадові та інші фізичні особи,дозволено оформлювати рукописним способом.

Оформлюючи документи, слід дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

· 12,5 мм – для початку абзаців у тексті;

· 92 мм – для реквізиту 16;

· 104 мм – для реквізитів 15 та 17;

· 125 мм – для розшифрування підпису в реквізитах 17,23,27.

Не роблять відступу від межі лівого буруга для розміщення реквізитів 11,19,21(без абзаців),22(лише для слів «Додаток», «Підстава»),23(лише для назви посади),24,25,27(крім слів « Копія » , «Фотокопія »,й розшифрування підпису),28,29 (останній прийнято записувати від руки), а також слів «СЛУХАЛИ :», «ВИСТУПИЛИ:» , «ВИРІШИЛИ:», «ПОСТАНОВИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:» у протоколах, витягах із протоколів «НАКАЗУЮ:»в наказах , «ПРОПОНУЮ:» , «ДОЗВОЛЯЮ:»в розпорядженнях.

Основна вимога до шрифтів у разі створення документів з допомогою друкувальних засобів – це забезпечення можливості легкого розпізнавання й прочитання друкованих знаків. У разі підготовлення документа на комп’ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 14-12 друкарськихпунктів і гарнітуру Times New Roman.Деякі реквізити(04,05,09,19,28,30) можна друкувати шрифтами менших розмірів(8-11 друкарських пунктів).

У разі підготування документа з допомогою комп’ютера не рекомендовано фіксувати текст та іншу інформацію реквізитів безпосередньо в електронному шаблоні бланка, оскільки це може призвести до зміщення зон розташування реквізитів.

Текст документів на аркушах (бланках) формату А4 друкують через 1,5 (півтора) міжрядкових інтервала, а на аркушах (бланках) формату А5 — через 1 (один) міжрядковий інтервал [якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші (бланку) формату А5, невеликий, то його можна друкувати через 1,5 інтервала]. Тексти документів, що підготовлені до видання друкарським способом, а також тексти доповідей, виступів друкуються через 2 міжрядкових інтервали. Якщо текст у реквізиті 22 складається з кількох рядків, то його друкують через 1 міжрядковий інтервал. Реквізити (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів 16, 17, 22, 23, 24, 25 відокремлюють одну від одної півтора-двома міжрядковими інтервалами, наприклад:

Міжрядкові Складові

інтервали частини

реквізитів

Підготовка до складання й оформлення службових документів

 

 

Реквізити документа відокремлюють один від одного двома-трьо- ма міжрядковими інтервалами: двома — переважно в разі виготовлення документа на бланку формату А5, трьома — на бланку формату А4.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) —73 мм ( 28 знаків). Якщо довжина реквізиту 19 (заголовок до тексту) перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), то його можна продовжити до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка до тексту не ставлять.

Розшифрування підпису в реквізиті 23 друкують на рівні останнього рядка назви посади без пробілу між ініціалами та прізвищем, наприклад:

Завідувач складу № 12  
Київського заводу «Агат» В.С.Мозговий

Якщо в документі кілька грифів затвердження, грифів погодження, то їх розташовують на одному рівні вертикальними рядами: перший гриф – від межі лівого берега; другий – через104 мм від межі лівого берега.

Якщо документ оформлюють на двох чи більше аркушах, то другий і наступні мають бути пронумеровані арабськими цифрами. Номери сторінок проставляють посередині довжини робочої площі на верхньому березі без слова «сторінка» (с.) та розділових знаків. Якщо документ оформлено лише на одному аркуші з двох боків, то другу сторінку не нумерують.

Реквізит 10 (назва виду документа) друкують великими літерами (якщо друкованих знаків не більше ніж 14, то можна друкувати врозрядку).

Реквізит 14 (місце складання чи видання) зазначають відповідно до чинних документів щодо позначень об'єктів адміністративно-територіального поділу України, наприклад:м. Одеса; м. Умань Черкаської обл. ; смт Чарівне Волинської обл.; с. Заможне Піщанського р-ну Закарпатської обл. Скорочення «м.» при слові «Київ» можна випускати.

 

 

ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ЗМІННИХ РЕКВІЗИТІВ

Реквізит 16 (адресат) містить сукупність точних і повних даних,за якими документ може бути доставленим за призначенням.

Документи адресують підприємствам,
організаціям, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам чи
конкретній посадовій особі,громадянам.

Якщо документ адресують установі (або її структурному під-
розділові) без зазначення посадової особи, то її назву наводять у
називному відмінку, наприклад:

або

Якщо документ адресують установі (або її структурному підрозділові) із зазначенням посадової особи, то її назву наводять у називному відмінку, а посаду й прізвище — в давальному, наприклад:

Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва
цього підприємства може входити до складу назви посади адресата,
наприклад:

У реквізиті «Адресат» можна зазначати вчене звання адресата,
наприклад:

 

 







Дата добавления: 2015-09-04; просмотров: 2291. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!


Рекомендуемые страницы:


Studopedia.info - Студопедия - 2014-2022 год . (0.073 сек.) русская версия | украинская версия