Управителям комерційних банків м. Києва

У документі має бути не більше ніж чотири адресати. Слово «Копія» перед другим, третім І четвертим адресатами не проставляють.

Направляючи документ більш як у чотири адреси, складають список надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

Якщо документ направляється разовим кореспондентам або вперше, то до складу реквізиту «Адресат» може входити й поштова адреса(порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку), наприклад:

Розділові знаки (крапки і коми) між складовими частинами адресата не ставлять.

Поштову адресу нен фіксують на документах,що надсилають органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам.

Якщо документ адресують фізичній особі,то в називному відмінку зазначають прізвище,ім’я, по батькові (або ініціали) адресата (у називному відмінку), вулицю, номери будинку і квартири, населений пункт,район,область, поштовий індекс.

Реквізит 18 (резолюція). Вказівки щодо виконання документа,зроблений керівником.Резолюція складається з прізвища виконавця (виконавців)у давльному відмінку, змісту доручення,строку (терміну виконання),особистого підпису керівника,дати, наприклад:

Коли виконання доручається кільком працівникам, головним виконавцем є особа, зазначена в резолюції першою, якщо в документі не обумовлено інше.

Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче від реквізиту «Адресат», паралельно основному тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеному для підшивання. Оформлювання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається в разі, якщо на документі немає вільного місця чи в резолюції детально викладено порядок виконання документа або вона містить великий список виконавців.

 

 

Гриф затвердження документа (реквізит 17) вказує на певний нормативний або правовий характер змісту документа і складається зі слова «затверджую» (без лапок), назви посади особи, яка затверджує документ, її особистого підпису, його розшифрування й дати затвердження, наприклад;

 

Якщо документ затверджує керівник організації (інстанції) вищого рівня, то до назви посади входить і назва цієї організації (інстанції), наприклад:

Коли документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова «затверджено» (без лапок), назви документа, що затверджує створений документ в називному відмінку, його дати й номера, наприклад:

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті лицьового боку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

 

 

Перелік документів,
що підлягають затвердженню:

· акти (перевірок і ревізій, приймання об'єктів після завершення
будівництва, списання, експертизи, передавання справ, ліквідації,
установ);

· завдання (технічні, на проектування об'єктів, технічних споруд, на капітальне будівництво, на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт тощо);

· звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи й т.д.);

· кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд, на підготування й освоєння виробництва нових виробів, на капітальне будівництво тощо);

· нормативи (технологічного проектування, чисельності працівників, витрачання сировини, матеріалів, електроенергії та ін.);

· переліки (посад працівників із ненормованим робочим днем, типових документних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням термінів зберігання документів, і тощо);

· плани (виробничі, будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт, упровадження нової техніки, кооперованих поставок, розподілу продукції за встановленою номенклатурою, отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту, роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо);

· програми (проведення робіт і заходів, відряджень, тощо);

· розцінки на здійснення робіт;

· статути підприємств (об'єднань), організацій, установ;

· положення;

· правила;

· структура й штатна чисельність;

· інструкції,

· форми уніфікованих документів;

· штатні розписи.

Дата документа(реквізит 11)– обов’язковий реквізит кожного документа, що фіксує час його створення та/або підписання, затвердження, прийняття, погодження, зареєстрування видання. Дату документа оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок в такій послідовності: день місяця, місяць, рік, наприклад:29.01.99.Можна спочатку зазначати рік, а потім — місяць і день місяця, наприклад:99.04.24. Роки, починаючи з двохтисячного, рекомендується зазначати чотирма цифрами, наприклад: «третє листопада дві тисячі десятого року» можна оформити як«03.11.2010» або«2010.11.03».

У нормативно-правових документах, а також документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дат, наприклад: 09 серпня 2010 р. (або 09 серпня 2010 року). Це зумовлено усталеною практикою, а також прагненням запобігти підробленню дати.

Для інструкцій, положень, довідок тощо основною датою є дата підписання або затвердження. Її проставляє особа, яка підписує або затверджує документ. У документах, що їх видають дві або більше організації, має бути одна дата.

Для службових листів основною є дата за реєстрування.

У документах(протоколах, актах), в яких зафіксовано рішення, ухвалене колегіально на засіданні, нараді, під час проведення перевірки тощо, основною є дата, коли цей захід відбувся.

Дату документа ставлять нижче від назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

Заголовок до тексту документа (реквізит 19). Містить стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа й граматично узгоджується з назвою документа, наприклад: наказ (про що?) «Про заохочення»; протокол (чого?) «Засідання вченої ради»,посадова інструкція (кого?) «Діловода»

Заголовок до тексту документів, виготовлених на бланках чи аркушах формату А5, дозволяється не наводити.

Під час реєстрування документа заголовок вносять до відповідних реєстраційних форм: журналу, картки, бази даних.

Відмітку про наявність додатків (реквізит22) розташовують під текстом документа. Якщо документ має додатки й це зазначено в тексті, то реквізит 22 оформлюють так:

Додаток:

на 10 арк. у 2 прим.

Якщо в тексті документа немає відомостей про додатки, то в реквізиті 22 наводять їхні назви із зазначенням кількості аркушів у кожному, а також кількості примірників, наприклад: