ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови формуляра службового документа, яка встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити (ДСТУ 2732:2004) (рис. 1-2).

Реквізити — це інформація зафіксована в документі для його ідентифікування, організовування обігу і (або) надання йому юридичної сили.

У разі оформлення організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

· — зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;

· — зображення емблеми організації або товарного знака(знака обслуговування);

· — зображення нагород;

· — код організації;

· — код форми документа;

· — назва організації вищого рівня;

· — назва організації*;

· — назва структурного підрозділу організації;

· — довідкові дані про організацію;

· — назва виду документа;

· — дата документа;

· — реєстраційний індекс документа;

· — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

· — місце складання чи видання;

· — гриф обмеження доступу до документа;

· — адресат;

· — гриф затвердження документа;

· — резолюція;

· — заголовок до тексту документа;

 

 

Підготовка до складання й оформлення службових документів

Рис. 1. Формуляр-зразок ОРД формату А4 (ГОСТ 6.38—90) [реквізити (в кружечках) розташовані паралельно короткій стороні аркуша]

 

 

СУЧАСНЕ ДІЛОВОДСТВО

 

 

Підготовка до складання й оформлення службових документів

· — відмітка про контроль^

· — текст документа;

· — відмітка про наявність додатка;

· — підпис;

· — гриф погодження документа;

· — візи документа;

· — відбиток печатки;

· —відмітка про засвідчення копії;

· — прізвище виконавця та номер його телефону;

· —відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

· —відмітка про наявність документа в електронній формі;

· —відмітка про надходження документа до організації;

· Запис про державну реєстрацію;

Реквізити бувають: • постійні; • змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків* та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Для чіткішого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 3, 4 показано фактичне розташування реквізитів (позначено цифрами в кружечках), а на с.14, 15 наведено зразки документів (службовий лист виготовлено на бланку формату А5, а витяг Із протоколу — на чистому аркуші паперу формату А4 згідно з ДСТУ 4163 - 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»).

Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги документа (на рис. 3,4 береги заштриховано).

Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплювання документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень.

ДСТУ 4163 - 2003 (відповідно до ГОСТ 9327—60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210мм х 297 мм) та А5 (210мм х 148 мм). Дозволяється також використовувати папір форматів А3 (297мм х 420мм) – для оформлювання окремих документів у вигляді таблиць та А6 (105мм х 148мм) – для резолюцій(доручень).

У ДСТУ 4163—2003 установлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

лівого — 30 мм

правого — 10 мм;

верхнього та нижнього – по 20 мм (5 інтервалів*);

 

СУЧАСНЕ ДІЛОВОДСТВО

Рис. 4. Формул яр-зразок ОРД формату А4 з кутовим розташуванням постійних

реквізитів

 

 

Підготовка до складання й оформлення службових документів

 

 

СУЧАСНЕ ДІЛОВОДСТВО

 

 

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 3, 20, а також для закріплювання документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 15; нижній — для нанесення реквізитів 29, 30, 31.

Якщо документ оформлюють також і на звороті аркуша (строк зберігання такого документа має становити не більше ніж 5 років), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий — 10 мм, правий — 30 мм), а верхній і нижній — залишаються без змін.

У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша.

На рис. 3, 4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються в передбачених стандартом випадках (номери реквізитів позначено цифрами в кружечках).

Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні для виготовлення документів цього типу й вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.

Допускається розміщення реквізиту 03 на площі, що відводиться для реквізиту 06, який, відповідно, розташовують нижче від реквізиту 03.

Реквізит 02 розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізиту 07 або частково чи повністю – на площі, відведеній для реквізиту 06.

Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна оформл.ювати на будь якому вільному місці робочої площі першої сторінки документа. У разі, коли на документі немає вільного місця чи резолюції викладено деталізований порядок виконання документа або вона містить великий список виконавців, то допускається написання її на окремих аркушах або спеціальних банках.

У документах, що їх оформлюють на двох і більше аркушах(сторінках), реквізити 22-28 проставляють після тексту (реквізиту 21), а 29-31 – на нижньому березі першої сторінки документа.