Підготовка ділових паперів за правилами етикету.

2.1 Бланк
Одна з перших ділових паперів, з якими зіштовхується клієнт або замовник, - це бланк фірми. Бланк фірми багато в чому характеризує її, по ньому може скластися перше враження про ділових партнерів. Тому по можливості не варто економити на фірмових бланках - слід використати кращу папір, вдатися до послуг гарної друкарні.
На бланку повинні бути присутніми назва фірми, її реєстраційний номер та дата реєстрації, адреса, телефон і факс. Іноді вказують імена директорів фірми (зазвичай це робиться в нижньому колонтитулі). Останнім часом на бланку все частіше ставиться адресу електронної пошти та сайту.
Не рекомендується вказувати на бланку фірми банківські реквізити краще при необхідності вдрукувати їх в кінці листа відповідного змісту. На бланку може знаходитися логотип фірми, що буде вигідно при необхідності вдрукувати їх в кінці листа відповідного змісту. На бланку може знаходитися логотип фірми, що буде вигідно відрізняти його від інших. При цьому важливо дотримати відповідність і збалансованість малюнка і тексту. Логотип повинен бути простим, легко впізнаним і виконаним на професійному рівні. У ряді випадків бланк може бути номерним, тобто внизу або на звороті вказується його унікальний порядковий номер. Такі бланки підлягають звітності. Іноді використання номерного бланка замінює використання печатки. До особливого виду ділових паперів відносяться подячні листівки з тисненим шрифтом, які замовляються фірмою разом з бланками, візитними картками, конвертами і пр. Їх відправляють у відповідь на різного роду поздоровлення, одержувані посадовими особами від незнайомих людей на честь перемоги на виборах, з нагоди присвоєння почесних звань та призначення на державні посади.

2.2Візитна картка. Візитні картки також сприяють створенню позитивного іміджу, як особистого, так і фірми. Візитна картка-це те, що залишається у знайомого, співрозмовника, ділового партнера після очної або заочної зустрічі з людиною. Картка повинна не тільки містити ті відомості, які він хотів би про себе залишити, але і сприяти збереженню у партнера того іміджу, до створення якого людина прагне. Зазвичай візитна картка-це невеликий прямокутник картону гарної якості з текстом, надрукованим типографським способом. Чітких правил відносно розмірів візитних карток немає, але звичайно в чоловіків вони можуть бути дещо більше, ніж у жінок, наприклад, 90х50 мм і 80х40 мм. Що стосується шрифту картки, то він повинен бути легко читаним. Ім'я зазвичай виділяється напівжирним шрифтом трохи більшого розміру.

Візитна картка може друкуватися на мові країни, де живе або перебуває в даний час власник, або англійською мовою. Ділові візитні картки є невід'ємним атрибутом сучасного ділового спілкування. Вирушаючи на ділову зустріч, необхідно заздалегідь запастися відповідною кількістю візитних карток. Перша вистава, як правило, починається з обміну ними. Особливе значення вони мають при спілкуванні з іноземцями, що не говорять на мові даної фірми. На візитній картці повинні бути чітко позначені прізвище та ім'я (по батькові) власника, назва фірми або організації і посада, повна поштова адреса та інші відомості.
Також на ній доречно помістити логотип фірми або організації. У державних чиновників, депутатів на візитній картці можуть бути зображені державний прапор або герб. На діловій візитці іноді вказуються звання або титул, посаду, номери телефону (телефонів), факту, електронної пошти. Якщо змінився телефон, можна акуратно вписати новий номер, закресливши старий. Закреслювати і вписувати нове найменування посади вважається поганим тоном-слід подбати про те, щоб якомога швидше замовити нові візитні картки. Ділова візитна картка без вказівки адреси не відповідає нормам етикету. Особливу роль відіграють візитні картки при заочному поданні. У цьому випадку посилка візитної картки прирівнюється до візиту. Більш коректно залишати візитні картки для свого знайомого особисто-при цьому слід загнути один з верхніх кутів картки або всю картку з лівого або правового краю. Норми етикету вимагають, щоб особа, яка отримала картку, відіслало відповідну візитну картку протягом доби. При заочному поданні в лівому нижньому кутку картки можна олівцем зробити напис Р.Р. На особистій візитній картці крім прізвища та імені можна дати ті додаткові відомості, які людина хоче про себе повідомити. Додаткові відомості зазвичай друкуються більш дрібним шрифтом у правому нижньому куті. Особиста картка може містити і відомості про званні або наукового ступеня власника (професор, доктор, генерал-майор, кандидат технічних наук тощо) - ці відомості зазначаються під ім'ям. На особистій картці зарубіжного гостя може виявитися не його домашню адресу, а адресу його клубу. Що ж стосується жінок, то вони зазвичай не вказують яких або додаткових відомостей на своє особистій візитній картці - тільки ім'я, по батькові та прізвище. Крім того, можна вказати номер телефону, але не сам адресу. Інші дані при необхідності можуть бути внесені від руки. При заочному знайомстві цілком доречно після призначення на нове місце роботи направити свої візитні картки колегам з інших організацій або фірм. Направляючи візитні картки заочно, бажано супроводити їх коротким листом або запискою з виразом надії на продовження знайомства.

2.3 листи. Ділові листи пишуть на бланках фірми чи організації, на яких вказані назва фірми, її адресу і номер телефону, а також фірмовий логотип. Зовнішній вигляд бланка є своєрідною візитною карткою фірми, тому до його оформлення слід поставитися з усією серйозністю. Чим офіційніше бланк, тим офіційніше повинен бути стиль письма. Загальноприйнята наступна структура письма: з правого боку і трохи нижче реквізитів фірми-відправника вказується дата відправлення із зазначенням місяця буквами, наприклад: 6 листопад 2009р. Прийняте в Росії позначення дати 06.11.2009 в міжнародній листуванні не вживається. Сам лист необхідно починати з точного повторення в лівому верхньому кутку адреси, написаного на конверті. Ще нижче, без абзацу, відразу біля поля з лівого боку пишуть традиційне ввічливе звернення: -Дорогий пан (або пані) + прізвище; -Дорогий доктор + прізвище; -Господа; -Шановні панове; - Шановний пан + прізвище. (Слова «пан» і «пані» завжди скорочуються, якщо стоять поруч з ім'ям). Після вступного звернення ставиться кома, а не знак оклику, як прийнято в нашій практиці. В офіційних листах не прийнято звертатися на «ти». Надсилаючи листа до Німеччини, необхідно використовувати традиційне звернення: «Дорогий пан доктор (прізвище)», а в Австрію і Швейцарію-досить написати: «Дорогий пан доктор». Наступним рядком після звернення прийнято позначати тему листа скороченням Re, в російській варіанті - «щодо» або «Касс». Наприклад, «Re: У відповідь на ваш телекс від 19 травня 2009р.» Завершувати офіційне діловий лист слід словами: «Вельми щиро Ваш». В інших випадках пишуть: «Щиро Ваш» або «Відданий Вам», «З повагою», «З найкращими побажаннями» і т.п. Підписуючи діловий лист, слід вжити ту ж форму імені, яку використовували в обігу до одержувача. При зверненні і в кінцівці листи враховується принцип взаємності, особливо це стосується відповідей на листи. У відповідному листі використовуються ті ж вирази, що й у надісланому. У самому кінці листа ставиться підпис із зазначенням під нею прізвища та посади відправника. У більшості країн підпис на листі ставиться з правого боку аркуша, якраз під заключній формулою ввічливості. Якщо заключні слова ввічливості розташовані з лівого боку, то підпис ставиться з лівого боку під ними. Прізвище підписує лист друкується під його рукописним підписом. Відстань між завершальними словами ввічливості і надрукованою на машинці прізвищем, - 2-2,5 см, при цьому ім'я краще написати повністю. Якщо після того, як лист вже було написано, терміново треба повідомити про події, які сталися пізніше, то в кінці листа ставиться Р.S. (Постскриптум) і дописується необхідна інформація.
У разі, коли до листа додаються будь-які матеріали або документи, то вони зазвичай перераховуються в лівій нижній частині листа окремим рядком після слова «Додаток». Рекомендаційні листи були обов'язкові в дореволюційній Росії, наприклад, при влаштуванні на роботу, потім ця традиція була втрачена.

Зараз вона знову відроджується в Росії. Ідеальне рекомендаційний лист складається з чотирьох розділів: - Вступного, в якому дана людина представляється адресату і в стислій формі описує обставини знайомства з рекомендованим особою; - Характеристики, в якій наводяться відомості про освіту, рівень підготовки та досвід рекомендованого, його риси характеру і здібності, які можуть стати в нагоді тій фірмі, куди здобувач прагне потрапити;- Прохання ознайомитися з доданим послужним списком (резюме) і короткими анкетними даними, а також призначити рекомендуємій особі зустріч для співбесіди; - Заключного, де висловлюється вдячність. Іноді замість рекомендаційного листа достатньо візитної картки з позначкою: «Рекомендую вам Івана Іванова». Крім перерахованих листів в багатьох країнах необхідним елементом спілкування є листи подяки. У Росії поки такого роду листи поширені дуже мало, проте слід враховувати, що для підтримки хороших ділових відносин з іноземними партнерами володіти культурою вдячних листів абсолютно необхідно.