Щоб успішно вести переговори, незалежно від їх рівня і масштабу, необхідно опанувати культурою переговорів, тобто системою понять, цінностей і норм, яка б стала засобом успішного спілкування учасників переговорів - державних діячів, політиків, дипломатів, ділових людей. Насамперед, будь-якому вступає в переговори корисно засвоїти початкову істину: вкрай невигідно робити ставку на конфліктну взаємодію, прагнути до разового виграшу будь-яку ціну. Набагато більш продуктивний варіант партнерських відносин, коли спільно з партнером проводиться аналіз проблеми з тим, щоб знайти рішення, яке б в максимальному ступені відповідало обопільним інтересам. Модель переговорів зазвичай включає: - Вітання учасників і введення у зміст переговорів; - Взаємне уточнення позицій, інтересів, концепцій учасників; - Діалог учасників; - Узгодження позицій і підведення підсумків; - Прийняття рішення (домовленостей) і завершення переговорів. Важливо пам'ятати про те, що спізнюватися на переговори неприпустимо. Це може негативно позначитися на іміджі фірми і пошкодити самому ходу переговорів.За затримку з прийомом необхідно також вибачитися. Не рекомендується приймати відвідувачів, сидячи за столом. Набагато краще вийти з-за столу і зробити кілька кроків назустріч гостям або ж зустріти їх при вході до кабінету або кімнату для переговорів. Коли переговори проходять в офісі одного з учасників, то його співробітник (референт або помічник) повинен зустрічати гостей біля входу. Переговори починаються з привітання і представлення. Першим представляється глава приймаючої делегації, потім - глава приїхала. Після цього глави делегацій представляють своїх співробітників, право першості при цьому належить приймаючої делегації. Членів делегації представляють «по спадної», починаючи з тих, хто займає більш високе положення, при цьому можна обмінюватися візитними картками. Якщо делегація дуже велика, то кожному учасникові вручається список делегацій, по можливості із зазначенням повних імен і посад. Учасники переговорів розсідаються так, щоб члени кожної делегації, що займають приблизно рівне положення, сиділи один навпроти одного. Першим сідає за стіл переговорів глава приймаючої сторони, якому належить ініціатива ведення переговорів. Він починає бесіду, надає слово іншим членам своєї делегації, експертам, радникам, стежить, щоб не було пауз в ході переговорів, які можуть бути сприйняті як сигнал до їх закінчення. Переривати або перебивати виступаючих не прийнято, питання задають по закінченні виступу. У разі уточнення якої-небудь деталі слід вибачитися і своє висловлювання в момент виступу зробити максимально коротким і конкретним.
Під час переговорів можуть бути подані кава, чай або ж влаштований нетривала перерва для кави.
Після закінчення зустрічі необхідно попрощатися з партнером. Якщо делегації великі, то прощаються їх глави, обмежуючись ввічливим легким поклоном іншим членам делегації.
Першу зустріч з співрозмовником (співрозмовниками) зазвичай починають з взаємного представлення, представлення своїх делегацій, розповіді про своїх організаціях, після чого переходять до основної теми розмови. Якщо співрозмовник вже є партнером фірми і мова йде про продовження діалогу, то хорошим початком може бути короткий огляд подій з часу попередньої зустрічі. Доброю темою для початку ділової бесіди може стати обмін думками з спільним професійним проблемам, наприклад, про стан фінансового ринку або про нові тенденції і технологіях видавничої справи. Важливо побудувати розмову так, щоб ця спільна тема була близька до теми планованого основного розмови і дозволяла незабаром перейти до нього. Якщо в період підготовки до зустрічі ця тема обговорювалася з партнерами письмово, то обмін думками буде хорошим початком для розмови. Огляд такого листування допоможе чіткіше окреслити рамки і спрямованість переговорів, ліквідувати можливі неясності і непорозуміння. Під час бесіди основне правило - це прояв безумовної поваги до співрозмовника, неуважність може розцінюватися як зарозумілість і нетактовність. При будь-якому, а особливо діловому, розмові необхідно вміти слухати і витримувати паузу. З моменту, коли сторони сядуть за стіл переговорів, починається власне переговорний процес, структурними елементами якого є:
- Етапи викладу позиції; - Стратегія ведення переговорів; - Тактичні прийоми.
З цих компонентів будується технологія ведення переговорів. Невміння вести переговори загрожує не тільки помилками, але навіть зривом переговорного процесу.
Етапи подачі позиції на переговорах увазі послідовність вирішення наступних завдань:
- Взаємне уточнення інтересів, точок зору, концепцій і поглядів учасників;
- Їх обговорення (у тому числі висунення аргументів на підтримку своїх поглядів, пропозицій, їх обгрунтування); - Узгодження інтересів і вироблення домовленостей.
типові помилки при веденні переговорів такі:- Переговори погано підготовлені, оскільки учасники вважають, що легше буде вирішити всі питання в ході переговорів. Насправді підготовка до переговорів повинна займати до 80% і навіть більш загального часу; - За столом переговорів виникають суперечки всередині делегації, що неприпустимо. Коли якісь питання залишилися не узгодженими всередині делегації або виникли нові проблеми, то слід запропонувати партнеру зробити перерву; - В ході переговорів учасники недостатньо уваги приділяють тому, як конкретно можуть бути реалізовані їх пропозиції.
Опрацьовуючи пропозиції, обов'язково потрібно вирішити питання їх можливої реалізації;
- В делегацію потрапили люди, що не володіють достатнім рівнем професіоналізму, як правило, це буває при підвищеному кількісному складі делегації. Все це веде до зниження ефективності переговорів і може негативно позначитися на іміджі компанії та її керівника; - Не враховуються особливості ділового спілкування і етикету партнера з іншої країни, що веде до взаєморозуміння.
