Джерела забезпечення і договірні зв’язки з постачальниками.

Безперебійна та ритмічна робота підприємств громадського харчування значною мірою залежить від регулярного забезпечення їх сировиною, напівфабрикатами, предметами матеріально-технічного оснащення, тобто від раціональної організації постачання підприємств.

Для відпрацьованого механізму постачання велике значення мають заходи, що передбачають забезпечення широкого асортименту товарів у достатній кількості й високої якості протягом року незалежно від сезону, а також матеріалів, інвентарю й обладнання; своєчасність і ритмічність завозу товарів при дотриманні графіків доставляння; зведення до мінімуму трудових і матеріальних витрат при організації постачання та раціональне використання транспорту; своєчасність укладення договорів із постачальниками й автотранспортними підприємствами.

Згідно з "Правилами роботи підприємств громадського харчування", Підприємства самостійно вирішують питання щодо організації постачання його сировиною, напівфабрикатами, засобами матеріально-технічного забезпечення та вишукують найдешевші джерела постачання.

Джерелами продовольчого постачання підприємств громадського харчування в період формування в економіці ринкових відносин можуть бути підприємства харчової промисловості (м’ясокомбінати, молокозаводи, рибопереробні комбінати тощо), оптові бази, склади державної та кооперативної торгівлі. Підприємства громадського харчування можуть вести закупівлю м'яса, птиці, молока, яєць, картоплі, овочів на колективних сільськогосподарських підприємствах, у підсобних господарствах і пунктах для відгодовування худоби, на ринку й у приватному секторі.

Потреба в сировині визначається залежно від виробничої програми. На першому етапі планування виробництва складається план-меню, на основі якого для всього підприємства визначають план випуску продукції виробничими цехами та кількість сировини й продуктів, необхідних для приготування страв.

Для забезпечення безперебійної роботи виробництва, реалізації продукції та товарів у достатньому асортименті з урахуванням попиту споживачів на підприємствах громадського харчування слід створювати певні товарні запаси, їх норми визначаються для кожного підприємства окремо й мають бути правильно обґрунтовані, тобто враховувати тип підприємства, віддаленість підприємства від джерел постачання, умови постачання та зберігання продуктів.

Товарні запаси не повинні перебільшувати рекомендовані нормативи. Наднормативні товарні запаси збільшують втрати під час зберігання, затримують оборотність товарів, захаращують складське приміщення, ускладнюють облік. Товарні запаси мають бути мінімальними, але достатніми для ритмічної роботи підприємства. На підприємствах громадського харчування за нормальних умов організація постачання величина запасів продуктів із тривалим терміном зберігання (цукор, борошно, крупи) не повинна перебільшувати 8 - 10-денної реалізації, а продуктів, що швидко псуються (м'ясо, риба тощо), - 2 - 5-денноі реалізації. Тут ще можуть створюватися сезонні запаси окремих видів сировини й товарів на тривалий період (наприклад, картоплі й овочів на зимовий період тощо).

Для отримання сировини та напівфабрикатів госпрозрахункове підприємство громадського харчування укладає договори з постачальниками. Договір є основним документом, що визначає права й обов'язки сторін із постачання продовольчих товарів. У договорах вказується кількість і якість товарів, що постачаються, їх асортимент, термін і спосіб постачання, порядок приймання та повернення тари, розрахунки. У договорі передбачається відповідальність сторін за невиконання умов договору.

За терміном діїрозрізняють довготривалі (на п'ять років), короткотривалі (річні), сезонні договори й договори разового постачання.

Договір укладається з двома сторонами - постачальником і підприємством громадського харчування. Протягом терміну дії постачальник зобов’язується виготовити й доставити, а підприємство громадського харчування - прийняти й сплатити кошти за сировину чи товари в кількості й асортименті і за термінами відповідно до узгодженої сторонами специфікації. Загальна сума постачання визначається на основі щорічно узгоджених специфікацій і діючих цін.

Взаємовідносини сторін, що вказуються в договорах, регулюються Положенням про постачання товарів народного споживання, особливими умовами постачання, інструкціями про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю і якістю та іншими діючими нормативними актами.

У кінці договору вказуються юридичні адреси сторін. Договір складається у двох примірниках і скріплюється підписами та печатками.