Наиболее значимые слагаемые эффективности совещания.

1. Создание благоприятных условий для коллективной ра­боты и коллективного принятия решения. О групповой работе по существу можно гово­рить в том случае, если результат работы группы:

- выше результата индивидуального труда лучшего члена группы;

- лучше суммы индивидуальных результатов всех членов группы.

Групповая работа требует специальной подготовки. При физическом труде выражение этих закономерностей является само собой разумеющимся (коллективный труд всегда произ­водительнее), но при умственном достигнуть соответствующе­го результата значительно сложнее.

2. Начало деловых совещаний в точно назначенное время и сжатые графики работы.

3. Формирование атмосферы непринужденности и делови­тости. Для создания атмосферы непринужденности и деловитости необходимо, чтобы его участники чувствовали себя равными и ощущали значимость рассматриваемых про­блем. Руководитель совещания должен следить, чтобы непри­нужденность не подавляла деловитость и наоборот. Гнет, атмосфера страха и недоброже­лательность не способствуют эффективной коллективной рабо­те. Задача совещания – решить проблему, а не найти виноватого.

Рассмот­рение проблемы неприятного содержания надо оставить на конец совещания (часть людей к тому времени можно отпустить) и сделать это по возможности коротко. Большинство таких проблем надо решать в индивидуальном порядке.

4. Эффективная техника ведения записей. Если вырабатывает­ся план конкретных действий, то целесообразнее страничку своего делового дневника разделить на три колонки. В первой отме­чается фамилия выступающего, во второй – кратко излагается суть предложения, в третьей – записываются фамилии тех, кто поддержал предложение. В итоге накапливается пере­чень предложений, из которых можно формировать план, а сама страничка остается резервом идей, которые в данный момент не реализуются, но могут оказаться актуальными в будущем.

5. Обеспечение активности всех участников совещания. Председательствующий должен учитывать так называемый «психологический феномен» и организовать порядок выступле­ний, при котором очередность будет обратной авторитету и положению выступающего. Это связано с тем, что более моло­дые сотрудники весьма неохотно высказывают свою точку зре­ния, особенно тогда, когда она не совпадает с уже высказанным мнением руководителя более высокого ранга. Поэтому иногда неожиданные и нестандартные решения проблем, исходящие от более молодых сотрудников, просто даже не обсуждаются.

Другой способ повысить активность – это требование выступления каждого участника совещания.

6. Обсуждение особых мнений. Часть мнений и предложений и даже выдвигаемые в ходе совещания пробле­мы могут оказаться ошибочными. В этом случае руководитель совещания должен кратко объяснить причины ошибочного мнения (никто не должен покидать совещание с чувством, будто его точка зрения правильная, а решение совещания ошибочное).

Вторую, часто большую часть особых мнений составля­ют такие, которые стремятся расширить или, наоборот, су­зить выдвинутое предложение или проблему. Это и есть те особые мнения, которые требуют обсуждения и которые, как правило, являются ценными.

Рекомендации участнику совещания:

1. Уверены ли Вы, что Ваше участие в данном совещании в целом или в частности крайне необходимо?

2. В чем состоит Ваш вклад в успешность проведения совещания?

3. Совещающиеся должны создать единую рабочую группу, основной частью которой является анализ таких проблем работы организации, осуществление которых не входит в ком­петенцию каждого участника в отдельности.

4. Умение слушать и анализировать на совещании – это важнейшие и необходимые качества, требующие постоянного совершенствования.

5. На совещании должен говорить один человек, высказы­вая свою точку зрения по возможности четко и кратко. Преры­вать выступающего нельзя. Слово для дополнения высказан­ной мысли дается в порядке очередности.

6. Участникам совещания целесообразно делать в ходе обсуждения заметки.

7. Участники совещания должны вовлечь в процесс разра­ботки решения и менее активных членов, чтобы дать всем присутствующим возможность для самовыражения.

8. От положительного решения какой-либо рабочей проблемы зависит удовлетворение запросов и потребностей каждого от­дельного работника. Постарайтесь найти и понять эти связи.

9. При выработке решения и в ходе анализа проблем ни один участник совещания не должен пытаться навязать дру­гим мнение, опирающееся на официальную позицию начальства.

10. В каждом выступлении должна быть по меньшей мере одна ведущая идея (или предложение).

11. Каждый доклад должен завершаться кратким заключе­нием, которое обращает внимание на главное.

12. Знайте, что эффективность каждого совещания зависит от действенности подготовки и уровня проведения совещания.