Сх.2. Модель ведения протокола совещания

3. Подведение итогов и принятие решения. Завершающий этап организации проведения совещания – это принятие реше­ния и проведение его в жизнь. Следует иметь в виду, что ре­шение на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности.

По сути на этом этапе речь идет о том, чтобы пояснить, кем и в какие сроки должен быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписка из протокола)), при­нимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).

Решения могут вырабатываться двумя путями:

1) специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участ­ники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования;

2) председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение.

После принятия решения определяется лицо (группа лиц), осуществляющих его исполнение и контроль за исполнением.

2.1.4. Эффективность деловых совещаний. Искусство управ­ления и талант менеджера определяются умением максималь­но эффективно проводить деловые совещания. В этой связи каждый менеджер должен уметь рассчитать цену совещания.

Для расчета необходимо знать количество участников со­вещания, его продолжительность и часовую тарифную ставку каждого участника.

Формула расчета цены совещания имеет следующий вид:

где С – стоимость совещания, руб.;

N – число участников;

Т – длительность совещания, час.;

З_ср – среднемесячная зарпла­та участников, руб.;

Т_рср – среднее число рабочих часов в месяц;

1 – коэффициент скрытых потерь, связанных с участи­ем в совещании.

Чтобы получить минимальное значение С, менеджер дол­жен знать слагаемые эффективности проведения деловых со­вещаний. Их великое множество. Они носят как субъективный, так и объективный характер.